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Concorde WorkforceDocumentation
Tous les profils8 min de lecture

Questions fréquentes

Les questions les plus posées au support, avec la réponse et le lien vers le détail.

Sommaire de l’article

Pourquoi ma liste d’employés est-elle vide ?

Parce qu’aucun site n’a été coché pour votre compte. C’est l’oubli n°1 des mises en route, et il est particulièrement déroutant : la plateforme n’affiche aucun message d’erreur. Vous vous connectez normalement, les menus sont là, mais toutes les listes reviennent vides. Le réflexe naturel est de conclure que les collaborateurs n’ont pas été importés.

Le problème passe systématiquement inaperçu pendant les tests, parce que les administrateurs en sont dispensés : ils portent la mention Accès global et voient tout, quel que soit le paramétrage.

AdministrationDroits d’accès par site

Rendre son périmètre à un manager ou à un responsable RH

  1. Ouvrez Administration › Droits d’accès par site

    C’est un écran distinct de Droit d’accées, qui ne porte que la matrice des rôles. Les deux sont nécessaires : le rôle dit ce qu’on peut faire, le périmètre dit sur quelles données.

  2. Repérez la ligne de l’utilisateur concerné

    Un administrateur porte la mention Accès global et sa ligne est désactivée : il n’y a rien à cocher pour lui.

  3. Cochez chacun des sites que cet utilisateur doit voir

    L’écran est une matrice : une ligne par utilisateur, une colonne par site. Cochez, puis cliquez sur le bouton `Enregistrer` de cette ligne — l’enregistrement se fait ligne par ligne, il n’y a pas de validation globale en fin d’écran. Un bouton Annuler par ligne rétablit le dernier état enregistré si vous vous êtes trompé de case.

  4. Demandez à l’utilisateur de recharger sa page

    Ses listes se remplissent immédiatement, sans nouvelle connexion.

Si la liste reste vide pour tout le monde sauf l’administrateur, le problème est sur la fiche

Un collaborateur dont le site n’est pas renseigné est invisible pour tous les managers et tous les RH — seul l’administrateur le voit. C’est le cas typique des fiches créées avant les sites, ou importées depuis Excel sans rattachement. Rouvrez la fiche et renseignez son site. Voir Créer un collaborateur.

Pourquoi ne trouvé-je pas le formulaire de demande de congé en tant qu’administrateur ?

Parce que Demande De Conge (côté salarié) et Validation Congé (côté gestion) sont la même page. Ce n’est pas l’adresse qui change, c’est votre rôle qui décide de l’écran affiché : un salarié y voit ses propres demandes, un manager y voit celles de son équipe.

Les profils à double casquette — un DRH qui pose aussi ses congés, un chef d’atelier qui pointe comme les autres — sont donc les plus déroutés : ils voient tantôt leurs demandes, tantôt celles de leurs équipes, sans comprendre ce qui déclenche quoi. Le sélecteur Gestion / Salarié, en haut de l’écran, est là pour ça : il bascule explicitement d’une vue à l’autre. Passez en vue Salarié pour retrouver votre propre formulaire.

Pas de sélecteur ? C’est que votre compte n’a pas de fiche collaborateur

Le sélecteur n’apparaît que si votre compte porte à la fois un rôle de gestion et une fiche collaborateur. Un administrateur créé comme simple compte d’administration, sans fiche, n’a donc rien à basculer : il n’a pas d’espace salarié, et c’est normal qu’il ne trouve pas de formulaire pour poser ses propres congés. Si ce compte doit aussi poser des congés, il lui faut une fiche collaborateur. Voir Créer un collaborateur.

Les libellés réels du menu comportent des fautes — cherchez-les tels quels

L’interface affiche Demande De Conge, Solde De Conge, Droit d’accées, Profile et Paramétre Société. Si vous cherchez « Demande de congé » ou « Droit d’accès » correctement orthographiés dans votre menu, vous passez à côté de l’entrée. Ces libellés sont cités ici tels qu’ils apparaissent à l’écran, volontairement.

Pourquoi mes heures supplémentaires n’apparaissent-elles pas en paie ?

Deux causes, très différentes, et il faut les écarter dans cet ordre.

  1. Les heures n’ont pas été validées. Si votre mode de calcul est « sur demande + validation », seules les heures approuvées comptent en paie. Les heures calculées mais laissées en attente n’apparaîtront jamais dans l’export. L’infobulle Calcul brut / Approuvées / En attente / Refusées de l’écran Pointage du mois vous donne la ventilation exacte pour chaque salarié.
  2. Le calendrier société n’est pas initialisé. Le seuil hebdomadaire n’est pas une constante de 35 h : c’est la somme des heures par jour du calendrier société sur les sept jours de la semaine. Sans calendrier initialisé, le calcul n’a pas de seuil et retombe sur des valeurs nulles. Rien ne le signale : les salariés pointent, et les compteurs restent à zéro.

Un manager ne peut jamais valider plus d’heures que la présence n’en justifie

C’est une garde volontaire. Si une demande d’heures supplémentaires vous paraît impossible à approuver en totalité, vérifiez d’abord les pointages de la journée concernée : la correction se fait sur le pointage, pas sur la validation. Voir Contrôler et corriger les pointages.
Menuiserie Béranger, Nantes — 7 h supplémentaires une semaine où personne n’a dépassé son horaireExemple

Semaine du 8 mai. Sophie Marchand, opératrice à 35 h, travaille ses journées habituelles ; le 8 mai est chômé et payé. Elle n’a pas eu le sentiment de faire d’heures en plus, et pourtant son décompte affiche 7 h supplémentaires. Elle vous demande une explication.

Calendrier société — heures par jour
7 h
Jour férié au calendrier
Positionné à 0 h
Seuil hebdomadaire résultant
7 h × 4 jours = 28 h
Heures réellement pointées
35 h (le férié est compté à part)
Option « Éliminer fériés du calcul H.Sup »
0 — Compter Férié Travaillé et Hres Férié ds H.Sup

Résultat

Heures supplémentaires = 35 − 28 = 7 h, alors que la salariée n’a physiquement pas dépassé son horaire habituel. Ce sont les heures « gagnées » grâce au férié qui basculent en heures supplémentaires au taux paramétré. C’est le meilleur révélateur du rôle réel du calendrier société : il ne décrit pas un agenda, il fixe le seuil. Voir Calendrier société et jours fériés.

Pourquoi mon export de paie sort-il à zéro ligne ?

Dans l’immense majorité des cas, parce que vos rubriques n’ont pas de « Variable de pointage ». Une rubrique est un pont : elle relie une grandeur calculée par le pointage à un code que votre logiciel de paie attend. Tant que la variable de pointage n’est pas renseignée, la rubrique existe mais ne transporte rien.

Préparation PaiePointage du moisIntégrer

Diagnostiquer un export vide

  1. Ouvrez Intégrer et lisez les trois compteurs

    Employés, Rubriques configurées, Lignes à exporter. C’est celui qui est à zéro qui vous désigne la cause.

  2. Rubriques configurées à zéro : renseignez vos variables de pointage

    Sur l’écran Rubrique, le bouton « Charger rubriques par défaut » installe les 28 rubriques du catalogue déjà reliées à la bonne grandeur. L’import est relançable sans risque : les doublons de code ou de libellé sont ignorés, jamais écrasés.

  3. Employés à zéro : vérifiez votre périmètre et la période

    Les jours futurs et les périodes hors contrat ne sont jamais comptés. Un mois de paie décalé peut aussi vous faire regarder la mauvaise fenêtre.

  4. Contrôlez l’aperçu des 5 premières lignes avant de générer

    C’est le dernier point où une erreur de mapping se voit sans avoir à ouvrir le fichier dans votre logiciel de paie.

Le mois de paie n’est pas forcément le mois civil

Les bornes sont paramétrables — beaucoup de PME calent la période sur le rythme de leur cabinet comptable, par exemple du 26 au 25. Les écrans Pointage du mois, Etat Périodique et toute la préparation de paie lisent cette fenêtre, pas le calendrier. Un export « incomplet » est très souvent un export parfaitement correct sur une période que vous n’aviez pas en tête. Voir Régler le mois de paie et le calcul des heures.

Adaptez les codes attendus AVANT le premier import

Sage, Silae et Cegid n’attendent pas les mêmes codes. Corriger le catalogue après plusieurs mois d’exploitation oblige à reprendre les exports déjà produits. Voir Rubriques de paie.

Pourquoi mon salarié ne peut-il plus se connecter le jour de son dernier contrat ?

Parce que c’est le comportement attendu : la date de fin du contrat devient la date de sortie, et l’accès est coupé dès qu’elle est atteinte. Rien n’est supprimé, mais le collaborateur ne peut plus se connecter.

La situation la plus fréquente est un CDD renouvelé trop tard, ou renouvelé par modification du contrat existant plutôt qu’avec le bouton « Renouveler ». Anticipez avec l’état Echéance de Contrat et l’indicateur du tableau de bord. Un CDI, lui, n’a pas de date de fin : aucune date de sortie n’est enregistrée, et l’accès n’est jamais coupé de cette manière.

Désactiver n’est pas la même chose que faire sortir

La désactivation coupe l’accès, conserve la fiche et l’historique et sort le collaborateur des effectifs facturés — mais elle ne touche pas à la date de sortie. À l’inverse, une date de fin de contrat atteinte coupe l’accès sans que personne ait désactivé quoi que ce soit. Voir Contrats, échéances et renouvellements et Faire sortir un collaborateur.

Un renouvellement ne remet jamais l’ancienneté à zéro

C’est une inquiétude récurrente des gestionnaires. L’ancienneté reste calée sur la date d’embauche, qui reste la référence de tous les droits à congés, quel que soit le nombre de renouvellements.

Pourquoi ma classe horaire n’apparaît-elle pas dans la fiche salarié ?

Parce qu’aucune de ses périodes ne couvre la date du jour. La règle appliquée par la fiche salarié tient en une ligne : une classe n’est proposée que si elle est marquée comme fixe, ou si la date du jour tombe entre le Du et le Au d’une de ses périodes. C’est le piège le plus coûteux du produit, et il frappe précisément les administrateurs les mieux organisés : vous préparez en décembre les classes de l’année suivante (Du 01/01/2027 Au 31/12/2027), elles s’affichent correctement dans Périodes de Saisonnalité… et le sélecteur Classe horaire de la fiche salarié reste vide jusqu’au 1er janvier.

Préparez l’année suivante en ajoutant une période, jamais en remplaçant la période en cours

Gardez toujours une période active englobant la date du jour, et ajoutez la suivante en plus. Si vous remplacez, vous ne perdez rien de visible immédiatement : vous rendez simplement la classe inaffectable, et les salariés déjà rattachés se retrouvent sans horaire de référence. Les journées se pointent toujours, mais aucun retard ni aucune heure supplémentaire n’est calculé. Voir Classe horaire.

Vérifiez aussi que le poste existe : une classe horaire créée avant tout poste est une coquille vide, son sélecteur de poste étant alimenté par la liste des postes. La dépendance est toujours poste, puis classe — jamais l’inverse. Voir L’ordre de paramétrage à respecter.

Pourquoi l’application mobile refuse-t-elle ma connexion ?

La première vérification est contractuelle, pas technique : le pack Starter n’inclut pas l’application mobile. L’accès mobile est ouvert à partir du pack Standard. Un salarié dont l’entreprise est en Starter peut installer l’application, mais sa connexion n’aboutira pas : il reçoit un message explicite — Pack Starter — mobile non inclus — qui rappelle que l’application web reste, elle, entièrement accessible depuis un ordinateur.

La même logique s’applique au pointage géolocalisé, également absent du pack Starter, et aux badgeuses physiques, réservées au pack Premium. Voir Packs, modules optionnels et ce qui apparaît dans votre menu.

Le pointage hors ligne n’est pas une panne

Si le réseau tombe, le mobile enregistre les pointages localement et les rejoue dès la reconnexion, sans doublon. Un pointage qui n’apparaît pas immédiatement côté web n’est pas un pointage perdu. Voir Utiliser le mobile au quotidien.

Puis-je changer un matricule, un code site ou un type de classe après création ?

Non, pour l’essentiel. Plusieurs choix du produit sont définitifs à la création, et aucun ne prévient au moment où vous les faites. Voici ceux qu’il faut poser correctement du premier coup.

Les valeurs qu’on ne reprend pas

Aucun de ces choix ne se rattrape par une simple modification : il faut recréer l’objet et y réaffecter ce qui en dépend.

MatriculeobligatoireTexte — 6 caractères, généré

Pré-rempli et régénérable tant que la fiche n’est pas enregistrée (bouton Régénérer le matricule selon le paramétrage société). Le champ passe en lecture seule dès l’enregistrement. Un matricule attribué n’est jamais remis en circulation, même après suppression du collaborateur : il reste réservé pour qu’aucun nouvel arrivant ne récupère l’identifiant d’un ancien.

Exemple : 000042

Code SiteobligatoireTexte — 2 caractères

Non modifiable après création. La saisie n’est pas bridée : en tapant trois caractères, l’enregistrement échoue avec une erreur technique sans indiquer la cause, alors même que l’écran affiche S01 en exemple dans le champ.

Exemple : 01, LY, VI

Type de classe horaireobligatoireListe — Périodique ou Selon pointage

Proposé uniquement à la création. Pour en changer, il faut créer une nouvelle classe et y réaffecter les salariés.

Exemple : Selon pointage

Validation manager requiseCase à cocher — à la publication du créneau

Cochée, le créneau s’affiche en Validation manager : les salariés se portent candidats et vous choisissez. Décochée, il s’affiche en Premier arrivé : le premier qui se positionne prend la place. Le mode se fige à la publication ; pour en changer, annulez le créneau et republiez-le.

Exemple : Cochée

* Champ obligatoire.

Le champ « Congés / An » du site, lui, se modifie — mais ne le laissez jamais vide

Laisser le champ vide ne veut pas dire « valeur par défaut de l’entreprise » : cela veut dire 30 jours. Si votre convention prévoit 25 jours et que le champ est vide sur un seul établissement, ce site accorde 5 jours de trop, sans que rien ne le signale. Renseignez-le explicitement sur chaque site, même quand la valeur est identique partout. Voir Société et sites.

Concorde Workforce calcule-t-il la paie ?

Non. Concorde Workforce ne calcule pas la paie.

La plateforme prépare les éléments variables et les exporte vers un logiciel de paie tiers — Sage, Silae, Cegid. Elle ne produit ni cotisations, ni impôt sur le revenu, ni bulletin de salaire. C’est le point de périmètre le plus important du produit, et celui qui provoque le plus de malentendus à l’achat.

Concrètement, la frontière passe ici : la plateforme sait combien d’heures ont été travaillées, combien sont supplémentaires et à quel taux, combien de jours de congé ont été pris et sur quel compteur. Elle vous livre ces grandeurs sous forme de PDF justificatifs, d’état mensuel Excel, d’un fichier de variables Excel et d’un CSV Silae. Ce que votre logiciel de paie en fait ensuite ne la regarde pas. Voir Exporter vers votre logiciel de paie.

Toute valeur affichée par votre navigateur est recalculée côté serveur

Le décompte des jours d’un congé ou le nombre de jours ouvrés que vous voyez à l’écran est un confort d’affichage : c’est le serveur qui refait le calcul, et la valeur envoyée par le formulaire est ignorée. Un écart entre ce que vous aviez lu et ce qui est enregistré n’est donc pas une perte de saisie, mais un recalcul — le plus souvent lié aux jours fériés de votre référentiel.

Où sont mes données et qui est responsable de leur conservation ?

Les données sont hébergées en France, chez OVH, avec chiffrement en transit (TLS 1.3) et au repos (AES-256). Le support est francophone.

Que se passe-t-il si je résilie ? Est-ce que je perds tout immédiatement ?
Non. Vos données sont conservées 90 jours après la résiliation : pendant cette fenêtre, la réactivation est possible et vous retrouvez votre espace en l’état. Au-delà des 90 jours, la suppression est définitive. Voir Résilier, annuler une résiliation, réactiver.
Et si mon essai gratuit expire sans que j’aie souscrit ?
Aucune donnée n’est perdue à l’expiration de l’essai. L’espace passe en état « Paiement requis » et seul l’écran d’abonnement reste joignable. La suppression n’intervient que 90 jours après une résiliation. Voir Les 30 jours d’essai gratuit.
Pourquoi ne trouvé-je pas les écrans `Rétention RGPD` et `Journaux d’audit` ?
Ils sont réservés au pack Premium. Sur un pack Starter ou Standard, ces entrées n’existent pas dans le menu — ce n’est pas un droit manquant. Voir Rétention RGPD et Journaux d’audit.
Le suivi de position GPS est-il activé d’office ?
Non. Le consentement au suivi de position est distinct de la localisation d’un pointage, et il est demandé explicitement au collaborateur. Sans consentement, aucune position n’est enregistrée. Voir Pointage géolocalisé.
Puis-je ouvrir un seul essai par entreprise ?
Oui : un seul essai par numéro d’entreprise et par email, à l’échelle de toute la plateforme.

Le bleu de votre plateforme n’est pas forcément le nôtre

La couleur par défaut peut être remplacée par vos propres couleurs et votre logo si votre entreprise a souscrit l’option Branding personnalisé. Si les captures de ce site ne ressemblent pas à votre écran, c’est probablement l’explication — les positions et les libellés, eux, sont identiques.

Avant de contacter le support : les six vérifications qui résolvent le plus de cas

Le point commun de presque tous les tickets évitables : la plateforme n’a rien affiché. Pas d’erreur, pas d’alerte — une liste vide, un compteur à zéro, un menu plus court que prévu. Passez cette liste avant d’écrire.

Les six suspects habituels

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Dépannage : les symptômes sans messageLe catalogue complet des situations où la plateforme ne dit rien, et le geste qui les résout.GlossaireSite, poste de travail, classe horaire, rubrique, nature d’absence : le vocabulaire du produit.Support et accompagnementJoindre l’équipe et réserver une prestation d’accompagnement.