Faire sortir un collaborateur
Coupez l’accès en conservant l’historique — et sachez quand la suppression définitive est vraiment justifiée.
À lire avant
Sommaire de l’article
- Désactiver le collaborateur : la sortie recommandée
- Supprimer définitivement : le cas très rare où c’est justifié
- Ce que la désactivation ne fait pas : elle ne touche pas à la date de sortie
- Réactiver un collaborateur désactivé
- Pourquoi un salarié actif peut être introuvable dans l’annuaire
- Votre checklist de sortie
Désactiver le collaborateur : la sortie recommandée
Un départ se traite par une désactivation, jamais par une suppression. La désactivation coupe l’accès à la plateforme, sort le collaborateur des effectifs facturés, et conserve intégralement sa fiche, ses pointages, ses congés et son historique de paie. C’est une opération réversible : si le départ est annulé, vous repassez le collaborateur sur Actif et tout revient en l’état.
L’écran Gestion Des Employés est l’annuaire — il porte le titre Effectifs Globaux et le sous-titre Annuaire des Collaborateurs. C’est depuis cet annuaire, et non depuis la fiche, que se lance la sortie.
Désactiver un collaborateur qui quitte l’entreprise
Ouvrez
Gestion du Personnel›Gestion Des EmployésVous arrivez sur l’annuaire
Effectifs Globaux.Retrouvez le collaborateur
Utilisez le champ
Rechercher un collaborateur par nom, matricule ou email..., ou les filtresSite,Département,Type de Contrat,NiveauetStatut.Un manager ou un responsable RH ne voit ici que les collaborateurs des sites qui lui ont été ouverts. Voir Comptes, rôles et droits d’accès par site.
Cliquez sur l’action de suppression sur sa ligne
Une fenêtre s’ouvre et énonce les deux voies possibles : « Désactiver {nom} le rend inactif tout en conservant sa fiche et son historique (réversible). La suppression définitive efface la fiche et est irréversible. »
Choisissez `Désactiver`
Ne choisissez pas
Supprimer définitivement. Le collaborateur passe enInactif.
Le même résultat s’obtient depuis la fiche : ouvrez Profil Employé, positionnez le champ Statut sur Inactif et enregistrez. C’est le chemin à privilégier quand vous êtes déjà dans le dossier pour d’autres corrections.
Marc Dubois quitte Beaumont Distribution (32 salariés, siège à Nantes) le 31 octobre 2026. La DRH doit lui couper l’accès dès son départ tout en conservant son dossier pour le solde de tout compte, la paie du mois et les obligations de conservation.
- Écran
- Gestion Des Employés — action de suppression sur sa ligne
- Choix dans la fenêtre
- Désactiver
- À ne pas choisir
- Supprimer définitivement
- Statut après opération
- Inactif
Résultat
Statut sur Actif le rétablirait à l’identique.Désactiver libère immédiatement un siège facturé
Supprimer définitivement : le cas très rare où c’est justifié
La suppression définitive efface la fiche, le compte de connexion, les rattachements de site et les droits. L’opération est irréversible. Elle ne se justifie que dans un seul cas : une fiche créée par erreur, qui ne porte aucun historique — un doublon saisi deux fois, une embauche annulée avant le premier jour, une fiche de test.
Supprimer une fiche créée par erreur
Vérifiez d’abord que la fiche ne porte aucun historique
Aucun pointage, aucune demande de congé, aucun contrat, aucun document généré. Si la moindre donnée existe, désactivez au lieu de supprimer.
Ouvrez
Gestion Des Employéset retrouvez la ficheCliquez sur l’action de suppression sur sa ligne
Choisissez
Supprimer définitivementdans la fenêtre de confirmationLa suppression exige le droit de suppression sur le module
Gestion Employés. Le rôle Manager ne l’a pas par défaut : il dispose de tous les droits sauf la suppression.
La suppression libère le matricule, qui sera réattribué à quelqu’un d’autre
Supprimer pour corriger un matricule détruit tout l’historique
Matricule est définitif : le champ est grisé en modification, et la seule façon de le changer est de supprimer la fiche puis de la recréer. Cette manœuvre efface au passage les pointages, congés et contrats de la personne. Ne l’envisagez que sur une fiche créée le jour même et encore vide. Sur une fiche vivante, vivez avec le matricule tel qu’il est : contrôlez-le avant de cliquer sur Créer l’employé, avec le bouton Régénérer le matricule selon le paramétrage société. Voir Créer un collaborateur et ouvrir son accès.La suppression d’un compte de connexion est une opération distincte, accessible aux seuls administrateurs depuis Administration › Utilisateurs. L’action Supprimer définitivement y retire le compte « également tous ses droits et accès ». Elle sert aux comptes sans fiche employé associée ; pour un collaborateur, passez par l’annuaire.
Ce que la désactivation ne fait pas : elle ne touche pas à la date de sortie
La désactivation et la date de sortie sont deux mécanismes de coupure indépendants. Désactiver un collaborateur ne modifie pas sa date de sortie ; réciproquement, remettre son Statut sur Actif ne lève pas une date de sortie déjà atteinte. Les deux verrous produisent d’ailleurs le même message à la connexion, ce qui rend le diagnostic difficile si l’on n’a pas cette distinction en tête.
La date de sortie coupe l’accès le jour même, pas le lendemain
Date de fin du contrat le dernier jour travaillé + 1. Anticipez les fins de CDD avec l’état Echéance de Contrat.Une date de sortie erronée ne se corrige nulle part dans la fiche
Profil Employé à la recherche du champ, ne le trouvent jamais et concluent à un bug. La date de sortie n’est pas une donnée de la fiche : elle est recopiée depuis la `Date de fin` saisie dans `Gestion Des Contrats`, à la création et au renouvellement du contrat. Pour la corriger, créez un contrat de renouvellement portant la bonne date de fin, ou basculez le collaborateur sur un contrat CDI — qui n’enregistre aucune date de sortie. En dépannage, remettre le Statut sur Actif ne débloque rien : la date de sortie interdit la connexion indépendamment du statut.Modifier la date de fin d’un contrat existant ne déplace pas la date de sortie
Date de fin sur le contrat en place, l’enregistrement réussit, le contrat affiche bien la nouvelle date — et pourtant le salarié reste bloqué (ou reste débloqué) selon l’ancienne échéance. Seules la création d’un contrat et le bouton Renouveler recopient la date de fin dans la date de sortie. Pour qu’une nouvelle échéance produise réellement son effet sur l’accès, passez par Renouveler. Voir Contrats, échéances et renouvellements.La date de sortie, quand elle est renseignée, s’affiche sur la vue de consultation du collaborateur ouverte depuis l’annuaire. Cette vue ne présente le collaborateur comme actif que s’il est actif et sans date de sortie — c’est le moyen le plus rapide de vérifier lequel des deux verrous s’applique.
Réactiver un collaborateur désactivé
Un départ annulé, un retour après une longue interruption, une désactivation faite par erreur : la remise en service se joue sur le champ Statut, et sur lui seul.
Remettre un collaborateur en service
Retrouvez le collaborateur dans l’annuaire
Positionnez le filtre
StatutsurInactifpour ne lister que les sorties.Ouvrez sa fiche — l’action de modification bascule sur
Profil EmployéC’est le chemin normal :
Gestion Des Employésne permet pas d’éditer une fiche, il redirige versProfil Employé.Dans la section
Détails Employé, repassez leStatutsurActifCliquez sur
Enregistrer les modificationsLe collaborateur retrouve son accès, sa fiche, son historique et son matricule d’origine. Il rentre à nouveau dans les effectifs facturés.
Vérifiez sa date de sortie si l’accès reste refusé
Si son contrat était arrivé à terme, le statut ne suffit pas : établissez un contrat de renouvellement dans
Gestion Des Contrats.
Réactiver reconsomme un siège facturé, sans le moindre avertissement
Actif réintègre les effectifs facturés immédiatement. L’enregistrement ne vous prévient pourtant de rien : le contrôle de quota ne se déclenche qu’à la création d’une fiche, jamais sur une modification de Statut. Vous pouvez donc repasser dix collaborateurs sur Actif sans voir passer un seul message, et découvrir le dépassement à la prochaine embauche. Après une vague de réactivations, contrôlez le compteur Total Effectif contre le quota de votre pack. Voir Abonnement, collaborateurs supplémentaires et factures.Le compte de connexion, lui, se pilote depuis Administration › Utilisateurs, réservé aux administrateurs. Les actions Activer / Désactiver y basculent l’accès avec effet immédiat, et Réinitialiser mot de passe impose un nouveau mot de passe. Un compte désactivé à ce niveau reçoit « Compte désactivé. Contactez votre administrateur pour réactiver l’accès. » — message distinct de celui d’une fiche employé inactive.
Pourquoi un salarié actif peut être introuvable dans l’annuaire
Le Statut n’a pas toujours été enregistré de la même façon selon l’origine de la fiche. Sur les dossiers issus d’un import Excel ou d’une reprise de données, il peut porter des valeurs héritées différentes de celles que le formulaire écrit aujourd’hui.
Un effectif anormalement bas ou un salarié introuvable : vérifiez son statut
A, 1, Oui, ou rester vide — toutes ces valeurs signifient « actif » — tandis que N, 0 et Non signifient « inactif ». C’est déroutant parce que le salarié travaille et pointe normalement, mais peut disparaître d’un filtre ou d’un compteur mal calé. La plateforme applique désormais partout une lecture unique et tolérante : tout ce qui n’est pas explicitement `N`, `0` ou `Non` est considéré comme actif, y compris une valeur vide. Si un compteur Total Effectif vous paraît faux ou qu’un salarié actif reste introuvable, ouvrez sa fiche, vérifiez le Statut et réenregistrez-le explicitement sur Actif : la valeur est normalisée.Ce même mécanisme explique un symptôme historique : des collaborateurs pourtant en poste sous-comptés dans les effectifs facturés, ou des verrouillages de connexion sans cause apparente. Après un import de masse, prenez l’habitude de contrôler le compteur Total Effectif de l’annuaire contre votre effectif réel. Voir Importer une équipe depuis Excel.
Votre checklist de sortie
Déroulez-la le jour du départ. L’ordre compte : la date de sortie se règle sur le contrat, la coupure d’accès sur la fiche.
Le jour du départ d’un collaborateur
0/9Faut-il désactiver un salarié dont le CDD arrive à son terme ?
Un collaborateur désactivé garde-t-il ses pointages et ses congés ?
Un collaborateur désactivé continue-t-il d’être facturé ?
Puis-je réutiliser l’adresse email d’un salarié parti ?
Un manager peut-il faire sortir un collaborateur lui-même ?
Gestion Employés, mais pas le supprimer : le rôle Manager porte par défaut tous les droits sur ce module sauf la suppression. Il est en outre restreint aux collaborateurs de ses sites, et de son service s’il y est verrouillé.Comment retrouver la liste de tous les sortis ?
Gestion Des Employés, positionnez le filtre Statut sur Inactif. Pour anticiper les sorties à venir, utilisez l’état Echéance de Contrat en fixant la Période (début / fin) sur les prochains mois.