Autorisations de sortie et heures supplémentaires
Gérez les sorties ponctuelles en heures et le circuit de déclaration des heures supplémentaires.
À lire avant
Sommaire de l’article
- Demander une autorisation de sortie
- Approuver ou refuser, et ce qui est créé automatiquement
- Saisir une autorisation directement côté gestion
- Déclarer ses heures supplémentaires depuis le web ou le mobile
- Valider les heures sup : seules les heures approuvées comptent en paie
- Pourquoi un manager ne peut jamais valider plus d’heures que la présence n’en justifie
- Autoriser une sortie collective avec « Sortie Génerale »
- Vérifier votre paramétrage avant la première paie
Demander une autorisation de sortie
L’autorisation de sortie couvre l’absence ponctuelle en cours de journée : rendez-vous médical, démarche administrative, urgence familiale. Elle ne relève pas du circuit du congé et ne raisonne pas en jours mais en heures : vous saisissez une plage horaire, la plateforme en déduit une durée. C’est la différence de fond avec Demander et valider un congé, qui décompte des jours ouvrés sur un solde.
Un seul module porte les sorties **et** les heures supplémentaires
Autorisations de sortie, inclus dans tous les packs — Starter compris. La Sortie Génerale (autorisation collective) relève d’une option distincte, Autorisation de sortie générale, absente du Starter. Voir Packs et modules optionnels.Déposer une demande de sortie
Ouvrez
Demande d’Autorisationpuis cliquez surNouvelle demandeLe titre de la page est « Demandes d’Autorisation ». Le
N° Demandeest généré par la plateforme (préfixe A, suivi de l’année, du mois et d’une séquence).Renseignez
Date demande,Heure débutetHeure finLa durée est calculée automatiquement en heures à partir de l’écart entre le début et la fin, arrondie à deux décimales.
Ce module ne connaît ni les jours ouvrés, ni les demi-journées, ni les jours fériés.
Choisissez le
Type d’autorisationLa liste ne contient que les natures d’absence dont le
Type d’imputationestAutorisation de Sortie (AS)— et non celles dont l’interrupteurAutoriser l’absenceest activé, contrairement à ce que le libellé laisse croire. Si elle est vide, le message « Aucun type d’autorisation configuré » s’affiche : c’est un point de paramétrage, voir Natures d’absences.Saisissez le
Motif, puis cliquez surSoumettreLe motif est limité à 200 caractères. La demande passe au statut « En attente » et les managers rattachés à votre site reçoivent la notification « ⏱️ Autorisation de sortie à valider ».
Les champs de la demande d’autorisation
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| N° DemandeGénéré | Numéro attribué par la plateforme (préfixe A + année/mois + séquence). | A260701 |
| Date demandeobligatoireDate | Jour de la sortie. | 14/07/2026 |
| Heure débutobligatoireHeure | Début de la plage de sortie. | 14:00 |
| Heure finobligatoireHeure | Retour prévu. La durée en heures est calculée à partir de l’écart avec l’heure de début, arrondie à 2 décimales. | 16:30 |
| Type d’autorisationListe | Nature d’absence dont le Type d’imputation est Autorisation de Sortie (AS). Vide : « Aucun type d’autorisation configuré ». | AUT - Autorisation de sortie |
| MotifTexte (200 car. max) | Raison de la demande, lue par le valideur. | Rendez-vous médical |
Numéro attribué par la plateforme (préfixe A + année/mois + séquence).
Exemple : A260701
Jour de la sortie.
Exemple : 14/07/2026
Début de la plage de sortie.
Exemple : 14:00
Retour prévu. La durée en heures est calculée à partir de l’écart avec l’heure de début, arrondie à 2 décimales.
Exemple : 16:30
Nature d’absence dont le Type d’imputation est Autorisation de Sortie (AS). Vide : « Aucun type d’autorisation configuré ».
Exemple : AUT - Autorisation de sortie
Raison de la demande, lue par le valideur.
Exemple : Rendez-vous médical
* Champ obligatoire.
Une demande n’est modifiable que tant qu’elle est « En attente »
Approuver ou Refuser, la demande est figée : elle ne peut plus être modifiée, ni supprimée, ni re-décidée. Vous découvrez le blocage au moment où vous voulez corriger une heure mal saisie. Si une plage approuvée est fausse, demandez à la gestion de corriger la ligne dans le registre Autorisation Sortie, ou déposez une nouvelle demande.Sur mobile, la même demande se dépose par la tuile Sortie de l’accueil, qui ouvre « Mes demandes de sortie » (« Suivez l’état de vos sorties et créez-en de nouvelles. »). Le bouton Nouvelle sortie ouvre un formulaire aux champs Type de sortie, Date / Heure de début, Date / Heure de fin, Durée et Motif, contrôlés à l’envoi — « Veuillez sélectionner un type de sortie », « Veuillez remplir le motif ». Deux compteurs Approuvées / Refusées surmontent l’Historique des demandes (vide : « Aucune demande de sortie »). Voir Utiliser le mobile au quotidien.
Approuver ou refuser, et ce qui est créé automatiquement
Traiter une demande de sortie
Ouvrez la file de validation depuis la rubrique
Absences & AutorisationsCette rubrique de menu regroupe les autorisations de sortie, la validation des heures supplémentaires et les sanctions.
Cliquez sur
Approuverou surRefuserLe champ
Commentaireest signalé « optionnel » à l’approbation et « recommandé » au refus. Il est limité à 500 caractères et repris dans l’e-mail envoyé au salarié.Confirmez la décision
Le statut bascule de « En attente » vers « Approuvé » ou « Refusé ».
À l’approbation, l’autorisation est automatiquement créée dans le registre `Autorisation Sortie` : aucune ressaisie n’est nécessaire côté gestion. Le salarié reçoit l’e-mail « Autorisation approuvée » reprenant la date et la plage horaire, et l’événement apparaît dans son centre de notifications sous la catégorie « Autorisation acceptée » ou « Autorisation refusée ».
Un responsable RH ne voit pas forcément la file de validation
ResponsableRH peut avoir toutes les cases cochées dans sa matrice de droits et ne trouver ni Validation heures sup., ni plusieurs autres files de validation dans son menu. C’est déroutant parce que le réflexe est d’ajouter des droits, ce qui ne change rien : ces entrées ne dépendent pas de la matrice mais du fait d’être administrateur ou manager. Attribuez le rôle Manager, ou un rôle personnalisé dont le nom contient le mot « manager ». Voir Comptes, rôles et droits d’accès par site.Chaque valideur ne voit que ses sites
Saisir une autorisation directement côté gestion
Toutes les sorties ne passent pas par une demande du salarié : un rendez-vous imposé par l’entreprise, une sortie déjà accordée verbalement ou une régularisation a posteriori se saisissent directement dans le registre. C’est le rôle de l’écran Autorisation Sortie, réservé aux managers, aux RH et aux administrateurs.
Le registre « Autorisation Sortie »
Le titre de l’écran est « Gestion des Absences » / « Autorisation de Sortie ». Un rapport PDF et un export sont disponibles depuis cet écran.
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Type d’AutorisationListe | Nature d’absence rattachée à l’autorisation. | |
| Planification des HorairesPlage horaire | Plage horaire de la sortie. |
Nature d’absence rattachée à l’autorisation.
Plage horaire de la sortie.
Les deux chemins alimentent le même registre
Autorisation Sortie. Vous n’avez donc jamais à saisir deux fois une sortie déjà approuvée dans la file de validation — ce doublon fausserait vos états d’absences.Ces lignes sont exploitables en paie : la rubrique dont la variable de pointage est V — Autorisations de sortie remonte cette grandeur vers votre logiciel. Voir Rubriques de paie et Exports vers la paie.
Déclarer ses heures supplémentaires depuis le web ou le mobile
La déclaration d’heures supplémentaires emprunte le circuit des autorisations : le salarié déclare, le manager valide. Sur le web, le canal de soumission est l’écran Demande h.supp — masqué aux administrateurs dans le menu de gestion, puisqu’il s’agit d’un écran de salarié.
Vous cherchez `Demande h.supp` dans le menu et vous ne le trouvez pas
Heures supp suppose l’application mobile, absente du pack Starter. Le module Autorisations, lui, est inclus dans tous les packs : il n’est jamais en cause.Sur mobile, la tuile Heures supp de l’accueil ouvre l’écran « Heures supplémentaires » : « Déclarez les heures travaillées au-delà de votre planning. Votre manager les validera. »
L’écran mobile « Heures supplémentaires »
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Jour concernéobligatoireDate | Date de réalisation des heures supplémentaires. | 09/07/2026 |
| Heure de débutHeure | Pré-remplie avec l’heure de fin du poste du salarié — « Heure de fin du poste (modifiable) ». Dans la majorité des cas, il n’y a rien à changer. | 17:00 |
| DuréeobligatoireDurée | Durée déclarée. Contrôle bloquant : « Veuillez sélectionner une durée. » | 2 h |
| Motif / précisionsTexte | Texte libre. Le champ propose « Ex : surcharge de fin de mois, astreinte… ». | Surcharge de fin de mois |
| Mes demandesHistorique | Suivi des déclarations. Vide : « Aucune demande d’heures supplémentaires pour le moment. » La suppression est possible, avec confirmation. |
Date de réalisation des heures supplémentaires.
Exemple : 09/07/2026
Pré-remplie avec l’heure de fin du poste du salarié — « Heure de fin du poste (modifiable) ». Dans la majorité des cas, il n’y a rien à changer.
Exemple : 17:00
Durée déclarée. Contrôle bloquant : « Veuillez sélectionner une durée. »
Exemple : 2 h
Texte libre. Le champ propose « Ex : surcharge de fin de mois, astreinte… ».
Exemple : Surcharge de fin de mois
Suivi des déclarations. Vide : « Aucune demande d’heures supplémentaires pour le moment. » La suppression est possible, avec confirmation.
* Champ obligatoire.
Le pré-remplissage suppose un poste résolu
Heure de début est pré-remplie à partir de l’heure de fin du poste du salarié. Si aucun poste n’est résolu pour lui, il n’y a rien à pré-remplir — et par ailleurs ses heures supplémentaires calculées restent à zéro. Voir Classes horaires.Valider les heures sup : seules les heures approuvées comptent en paie
Le comportement des heures supplémentaires est gouverné par un réglage société unique : Paramètre Société › onglet Heures Sup › Mode de calcul des heures supplémentaires. Il n’a que deux valeurs, et elles s’excluent.
En mode validation, une demande oubliée vaut zéro heure payée
HS du Pointage du mois peut afficher 0 alors que le salarié a manifestement travaillé 43 h. C’est déroutant parce que le pointage est incontestable : le badge d’avertissement de la cellule indique « Calcul brut: 8.00h », « Approuvées: 0.00h », « En attente: 8.00h ». La paie se clôture avec des heures sup oubliées, et le salarié réclame. Avant chaque clôture, ouvrez Traiter les alertes sur le Pointage du mois et filtrez sur « Heures sup à valider ».Contrôler et valider les heures sup avant la paie
Sur
Pointage du mois, lisez la carteAlertesElle remonte « X Heures sup. à valider », sous-titrée « Demandes en attente — non comptées en paie tant qu’elles ne sont pas approuvées ».
Cliquez sur
Traiter les alertes, puis filtrez sur « Heures sup à valider »Le dialogue « Traitement des Alertes » liste également les retards de plus de 30 minutes et les absences non justifiées.
Cliquez sur
Valider: vous êtes redirigé versValidation heures sup.C’est là que la demande doit être réellement approuvée. Cette file est réservée aux administrateurs et aux managers.
Marquer l’alerte « traitée » ne valide rien côté paie.
Relancez
Recherchersur lePointage du moisLes colonnes
HS,HS25etHS50se recalculent avec les heures approuvées.
Le tri des alertes n’est pas enregistré
Rechercher : l’alerte disparaît d’elle-même parce que la donnée a changé.Les Ateliers Ferrand (42 salariés, Lyon) sont en mode validation, le réglage par défaut. Marc Delaunay a pointé 43 h la semaine du 6 au 12 juillet, soit 8 h au-delà des 35 h du calendrier. Il a déposé sa demande, mais son chef d’atelier ne l’a pas validée. Sylvie Marchand prépare la paie le 24 juillet.
- Mode de calcul des heures supplémentaires
- Sur demande + validation (défaut)
- Pointage du mois → Période
- juillet 2026, puis Rechercher
- Carte Alertes
- « 1 Heures sup. à valider »
- Colonne HS, semaine 2
- 0.00 avec badge d’avertissement orange
- Infobulle du badge
- Calcul brut: 8.00h — Approuvées: 0.00h — En attente: 8.00h
Résultat
Traiter les alertes, filtre sur « Heures sup à valider », clique sur Valider et arrive sur Validation heures sup.. Une fois la demande approuvée par le chef d’atelier, elle relance Rechercher : HS = 8.00 et HS25 = 8.00. Sans cette validation, les 8 h auraient été perdues en paie malgré un pointage incontestable.Le barème appliqué ensuite est celui des tranches saisies dans Paramètre Société › Heures Sup, séparément pour le régime Hebdomadaire (H) et le régime Mensuel (M) : Tr1 / %1 alimentent la colonne HS25, Tr2 / %2 la colonne HS50. Les cases Cadre, Maîtrise et Exécutant déterminent quelles catégories ouvrent droit aux heures supplémentaires. Voir Régler le calcul.
Une catégorie non cochée affiche zéro heure supplémentaire
Paramètre Société › Heures Sup. Une exception à connaître : un salarié au régime Horaire conserve ses heures supplémentaires même si sa catégorie est décochée.Pourquoi un manager ne peut jamais valider plus d’heures que la présence n’en justifie
L’approbation est une condition nécessaire mais non suffisante. La plateforme plafonne systématiquement les heures payées au dépassement réellement constaté, c’est-à-dire aux heures pointées moins le seuil hebdomadaire issu du calendrier société. Un manager ne peut pas créer des heures supplémentaires qui n’existent pas dans les pointages : c’est une protection contre les paies incohérentes avec la feuille de présence.
Toujours chez Ferrand. Le chef d’atelier, par habitude, approuve « 8 h supp » à Thomas Rivière pour la semaine du 13 juillet. Or Thomas a pointé exactement 35 h cette semaine-là, sans le moindre dépassement.
- Demande d’heures sup approuvée
- 8 h
- Heures réellement pointées sur la semaine
- 35 h
- Seuil hebdomadaire issu du calendrier
- 35 h
- Colonne HS affichée
- 0.00 (et non 8.00)
Résultat
Le total « Nb. Heures » n’est jamais réduit par un refus d’heures sup
Nb. Heures mais 0 en HS après refus de sa demande, et il en conclut qu’on lui doit 8 h. Le découplage est voulu : Nb. Heures est le total physiquement pointé, HS est ce qui est payable. L’infobulle du badge — « Calcul brut », « Approuvées », « En attente », « Refusées: X h (non comptées) » — existe précisément pour expliquer l’écart au salarié, ligne à ligne.Justifier un écart d’heures supplémentaires face à un salarié
Sur le
Pointage du mois, ouvrez la ficheDétail semainesdu salariéUn simple clic sur la ligne du salarié ouvre sa fiche hebdomadaire.
Repérez la colonne
HSUn badge d’avertissement apparaît sur la semaine dès qu’une demande y est en attente ou refusée. Une semaine dont toutes les demandes sont approuvées ne porte aucun badge.
Survolez le badge
L’infobulle détaille « Calcul brut: X h », « Approuvées: X h », puis « En attente: X h » et « Refusées: X h (non comptées) » quand ces heures existent.
Comparez avec les colonnes
HS25etHS50Elles répartissent les heures approuvées sur les deux tranches paramétrées.
Seules les heures approuvées et réellement constatées au-delà du seuil hebdomadaire sont payées. L’écart entre ce que le salarié a pointé et ce qui lui est payé est ainsi explicable ligne à ligne. Voir Pointage du mois.
Autoriser une sortie collective avec « Sortie Génerale »
Quand la sortie ne concerne pas un salarié mais tout un groupe — fermeture anticipée, événement d’entreprise — l’écran Sortie Génerale porte l’autorisation de sortie collective. Il vit dans le menu de gestion, sous réserve du droit de consultation sur le module, et dépend de l’option Autorisation de sortie générale : absente du Starter, elle est incluse dans les packs supérieurs.
Une adresse de page non incluse dans le pack renvoie vers la page de montée en gamme
Paiement › Abonnement, ou souscrivez le module. Voir Abonnement et facturation.Vérifier votre paramétrage avant la première paie
Avant d’ouvrir les autorisations et les heures sup à vos équipes
0/8Une autorisation de sortie décompte-t-elle un solde de congés ?
Autorisation Sortie ; elle n’entre pas dans les cartes de l’écran Solde de Congés. Voir Soldes CP, RTT et CET.Puis-je corriger une demande de sortie déjà approuvée ?
Autorisation Sortie côté gestion, ou déposez une nouvelle demande.Mon salarié a pointé 43 h, sa demande est approuvée, et la colonne HS affiche toujours 0. Pourquoi ?
Paramètre Société › Heures Sup ; les tranches Tr1 / Tr2 sont-elles saisies pour son régime ; avez-vous relancé Rechercher sur le Pointage du mois après l’approbation. Vérifiez aussi le seuil du calendrier société : seul le dépassement réellement constaté est payé.Nous ne voulons aucun circuit de validation des heures sup. Est-ce possible ?
Paramètre Société › Heures Sup › Mode de calcul des heures supplémentaires sur Calcul automatique (l’excédent présence / contrat hebdomadaire est compté directement). Les heures cessent alors de passer par une déclaration et une approbation.Où le salarié voit-il ses heures sup et ses sorties ?
Heures sup. / Congé / Autorisation / Férié qui distingue la nature de chaque journée.