Administrateur9 min de lecture

Comptes, rôles et droits d’accès par site

Ouvrez à chaque manager et RH le bon périmètre — l’étape la plus souvent oubliée en mise en route.

À lire avant

Créer un collaborateur et ouvrir son accès

Sommaire de l’article

Gérer les comptes de connexion depuis « Utilisateurs »
Régler la matrice des droits par rôle dans « Droit d’accées »
Cocher les sites de chaque utilisateur
Verrouiller un manager sur un seul service
Ce que change la mention « Accès global » des administrateurs
Les gardes qui empêchent un non-administrateur d’élever les droits
Le plafond d’administrateurs de votre pack
Vérifier qu’un accès de gestion est réellement ouvert

Gérer les comptes de connexion depuis « Utilisateurs »

Une fiche collaborateur et un compte de connexion ne font qu’un : créer un collaborateur ouvre automatiquement son compte, avec son matricule comme identifiant. L’écran Utilisateurs est le pendant administratif de cette fiche — c’est là que l’on active, désactive, réinitialise ou supprime un accès, y compris pour des comptes qui n’ont pas de fiche collaborateur. Il est réservé aux administrateurs.

AdministrationUtilisateurs

La page s’intitule Gestion des Utilisateurs et s’ouvre sur quatre indicateurs : Total Utilisateurs, Actifs, Administrateurs et Sans 2FA. Le compteur Administrateurs est celui à surveiller — il conditionne à la fois votre sécurité et votre facturation (voir plus bas).

Les quatre actions disponibles sur une ligne

Modifier — ouvrir la fiche du compte
Ouvre le formulaire Modifier l’Utilisateur : nom, prénom, email, société, site, rôle et service. Le Code reste en lecture seule.
Activer / Désactiver — couper ou rendre l’accès
L’effet est immédiat. Un compte inactif qui tente de se connecter obtient « Compte désactivé. Contactez votre administrateur pour réactiver l’accès. »
Pour un départ de collaborateur, préférez la désactivation depuis l’annuaire des effectifs : voir Faire sortir un collaborateur.
Réinitialiser mot de passe — dépanner une connexion
La fenêtre Réinitialiser le mot de passe affiche « Nouveau mot de passe pour {nom} : ». Vous saisissez vous-même la nouvelle valeur, puis vous cliquez sur Réinitialiser.
Supprimer — effacer le compte
La fenêtre Confirmer la suppression prévient : « Cette action supprimera également tous ses droits et accès. » Le bouton de validation est Supprimer définitivement.

Le formulaire `Nouvel Utilisateur` / `Modifier l’Utilisateur`

Ce formulaire ne sert qu’aux comptes créés directement ici. Pour un salarié, tout se règle depuis sa fiche — voir Créer un collaborateur et ouvrir son accès.

Champ	Description	Exemple
CodeTexte — lecture seule	Identifiant du compte, en lecture seule avec la mention « Code généré automatiquement ». Pour un collaborateur, il est identique à son matricule.	`BE0007`
NomobligatoireTexte	Nom de l’utilisateur. Sans lui, l’enregistrement est refusé.	`Lemoine`
PrénomobligatoireTexte	Prénom de l’utilisateur. Sans lui, l’enregistrement est refusé.	`Julie`
EmailEmail	Adresse de connexion. Elle doit être unique sur toute la plateforme, pas seulement dans votre société.	`julie.lemoine@beaumont-distribution.fr`
Mot de passeMot de passe	Jamais pré-rempli en modification : laissé vide, le mot de passe existant est conservé.
SociétéobligatoireListe	Société de rattachement du compte. Elle alimente la liste des services proposés juste en dessous.
SiteobligatoireListe	Site initial du compte. Attention : ce champ ne remplace pas l’écran `Droits d’accès par site`, qui reste le seul endroit où l’on ouvre un périmètre complet.
RôleListe	Liste alimentée par les rôles définis dans `Droit d’accées`. L’option `Administrateur` n’apparaît pas si vous n’êtes pas vous-même administrateur.	`Manager`
ServiceListe	Verrouille l’utilisateur sur un seul service. L’option `Aucun (tous les services)` laisse le périmètre ouvert à tous les services de ses sites.	`Logistique`

CodeTexte — lecture seule

Identifiant du compte, en lecture seule avec la mention « Code généré automatiquement ». Pour un collaborateur, il est identique à son matricule.

Exemple : BE0007

NomTexte

Nom de l’utilisateur. Sans lui, l’enregistrement est refusé.

Exemple : Lemoine

PrénomTexte

Prénom de l’utilisateur. Sans lui, l’enregistrement est refusé.

Exemple : Julie

EmailEmail

Adresse de connexion. Elle doit être unique sur toute la plateforme, pas seulement dans votre société.

Exemple : julie.lemoine@beaumont-distribution.fr

Mot de passeMot de passe

Jamais pré-rempli en modification : laissé vide, le mot de passe existant est conservé.

SociétéListe

Société de rattachement du compte. Elle alimente la liste des services proposés juste en dessous.

SiteListe

Site initial du compte. Attention : ce champ ne remplace pas l’écran Droits d’accès par site, qui reste le seul endroit où l’on ouvre un périmètre complet.

RôleListe

Liste alimentée par les rôles définis dans Droit d’accées. L’option Administrateur n’apparaît pas si vous n’êtes pas vous-même administrateur.

Exemple : Manager

ServiceListe

Verrouille l’utilisateur sur un seul service. L’option Aucun (tous les services) laisse le périmètre ouvert à tous les services de ses sites.

Exemple : Logistique

* Champ obligatoire.

Sortez l’annuaire des comptes avant tout audit

Le bouton Exporter CSV produit la liste complète (Code, Nom, Prénom, Rôle, Statut, Email). C’est le point de départ le plus rapide pour vérifier qui a quel rôle, une fois par trimestre.

Régler la matrice des droits par rôle dans « Droit d’accées »

AdministrationDroit d’accées

La page s’intitule Gestion des Droits d’Accès et se lit en deux sections : Autorisations par Rôle (les modules de l’application) et Droit d’Accès Pointeuses (les terminaux de badgeage, voir Badgeuses biométriques). C’est ici que se décide ce que chaque rôle peut faire — et donc ce qui apparaît dans sa barre latérale. La page est réservée aux administrateurs.

Modifier les droits d’un rôle

Sélectionnez un rôle dans la colonne Rôles
Tant qu’aucun rôle n’est choisi, le panneau de droite affiche « Sélectionnez un rôle dans la liste pour voir et modifier ses permissions ».
Les quatre rôles livrés portent l’étiquette Rôle système : ils sont personnalisables mais ne peuvent pas être supprimés.
Cochez les cases dans la Matrice des Permissions
Le tableau croise les 12 modules avec quatre droits : Consultation, Ajout, Modification, Suppression. La colonne Tout coche la ligne entière d’un geste.
Cliquez sur Enregistrer
La confirmation « Droits du rôle « … » enregistrés. » s’affiche. Les droits s’appliquent immédiatement à tous les porteurs du rôle.

Les douze modules sont : Absences et Sanctions, Pointage et Temps, Gestion Employés, Contrats et Avenants, Paie et Rémunération, Note de Frais, Demande de Congé, Gestion des Congés, Données de Base, Paramètres de Temps, Rapports et Statistiques et Administration.

Module	Administrateur	Responsable RH	Manager	Employé
`Gestion Employés`	Les 4 droits	Les 4 droits	Tout sauf Suppression	Aucun droit
`Contrats et Avenants`	Les 4 droits	Les 4 droits	Consultation + Ajout	Consultation
`Paie et Rémunération`	Les 4 droits	Tout sauf Suppression	Consultation	Aucun droit
`Demande de Congé`	Les 4 droits	Les 4 droits	Les 4 droits	Consultation + Ajout
`Données de Base`	Les 4 droits	Consultation + Ajout	Consultation	Aucun droit
`Rapports et Statistiques`	Les 4 droits	Consultation + Ajout	Consultation	Aucun droit
`Administration`	Les 4 droits	Aucun droit	Aucun droit	Aucun droit

Les droits livrés d’office sur les modules les plus structurants. Le module `Administration` — qui commande les écrans `Utilisateurs`, `Droit d’accées` et `Droits d’accès par site` — est à zéro pour tous les rôles sauf Administrateur, et c’est volontaire.

Décocher `Consultation` fait disparaître les écrans du menu, sans explication

Un utilisateur privé de Consultation sur Gestion Employés ne voit plus l’entrée dans sa barre latérale, et s’il atteint la fiche par une autre voie il obtient « Accès Refusé — Vous n’avez pas les droits nécessaires pour consulter cette fiche collaborateur. » De même, sans le droit Ajout, le bouton Ajouter un Collaborateur n’apparaît tout simplement pas. Quand un gestionnaire signale un bouton « disparu », vérifiez sa matrice avant de chercher ailleurs.

Le nom que vous donnez à un rôle personnalisé change le menu de ses porteurs

Le menu latéral considère comme manager tout rôle dont le libellé contient le mot manager. Un rôle « Manager Adjoint » voit donc apparaître les entrées de validation même avec une matrice très restreinte, tandis qu’un rôle « Responsable d’équipe » ne les verra jamais, quelles que soient les cases cochées. Rien dans l’écran ne le signale. Attention : afficher l’entrée ne garantit pas qu’elle fonctionne. Plusieurs écrans — validation du télétravail, compte épargne temps, coffre-fort — ne reconnaissent que le rôle Manager exact et refusent l’accès à un « Manager Adjoint », qui se retrouve alors avec des entrées de menu inopérantes. Pour un vrai valideur, attribuez le rôle Manager livré d’office plutôt qu’un rôle personnalisé au nom voisin. Le détail est traité dans Rôles, droits et périmètre par site.

Le rôle `Responsable RH` ne voit pas les files de validation, malgré une matrice complète

Un Responsable RH peut avoir les quatre droits cochés sur Demande de Congé et ne trouver ni Validation des absences, ni Validation Télétravail, ni Compte Épargne Temps, ni Délégations, ni la rubrique Paiement. Ces écrans ne dépendent pas de la matrice mais du fait d’être administrateur ou manager. Si votre RH doit valider, attribuez-lui le rôle Manager — c’est le seul reconnu par l’ensemble des écrans de validation. Un rôle personnalisé au nom contenant « manager » ferait apparaître les entrées sans les rendre toutes utilisables (voir l’encadré précédent).

Cocher les sites de chaque utilisateur

Rôle et périmètre sont deux verrous cumulatifs : le rôle dit ce que la personne peut faire, les droits par site disent sur quelles données. Les deux sont nécessaires. Un Responsable RH doté de tous les droits, mais sans aucun site coché, a tous les pouvoirs… sur personne.

AdministrationDroits d’accès par site

L’écran affiche une matrice : une ligne par utilisateur, une colonne par site enregistré. Le sous-titre le résume : « Définit, pour chaque utilisateur, les sites dont il peut consulter les données (employés, KPIs, demandes…). Les administrateurs ont accès à tous les sites par défaut. » Une pastille en tête de page compte les utilisateurs, les sites et les affectations.

Ouvrir un périmètre à un manager ou à un RH

Retrouvez la personne avec Rechercher par nom, prénom, email ou code…
Chaque ligne rappelle le nom, le code du compte et une étiquette portant son rôle.
Cochez la case de chaque site à ouvrir
Les colonnes sont identifiées par le code du site et son libellé. La ligne modifiée passe en fond ambré : c’est le signal qu’elle n’est pas encore enregistrée.
Cliquez sur Enregistrer, sur cette ligne
Le bouton confirme par Enregistré et le message « Droits mis à jour pour {nom} » apparaît. Le bouton Annuler de la même ligne rétablit le dernier état enregistré.
Il n’existe pas d’enregistrement global : chaque ligne se valide séparément.
Répétez pour chaque manager et chaque Responsable RH
Les lignes des administrateurs sont grisées et portent la mention Accès global : elles n’ont rien à cocher.

Un utilisateur sans site coché voit des listes vides, jamais un message d’erreur

C’est l’oubli n°1 des mises en route. Le manager se connecte normalement, sa barre latérale s’affiche entièrement, mais Gestion Des Employés répond « Aucun collaborateur. », les indicateurs du tableau de bord sont à zéro et ses files de validation sont vides. Aucune alerte n’explique pourquoi — il en conclut que la plateforme est cassée ou que ses équipes n’ont pas été importées. Ouvrez Droits d’accès par site et cochez au moins un site. Si vous avez testé la mise en route avec un compte administrateur, vous n’avez pas pu voir le problème : les administrateurs sont dispensés de ce rattachement.

Un collaborateur dont le site n’est pas renseigné est invisible pour tous les managers et RH

Le même verrou joue dans l’autre sens : le périmètre compare les sites de l’utilisateur aux sites des collaborateurs. Une fiche sans site n’appartient à aucun périmètre — seul l’administrateur la voit. Le manager du site concerné, lui, jure que le salarié n’existe pas. Le Site est obligatoire à la création d’une fiche ; s’il manque sur des fiches issues d’une reprise de données, complétez-le depuis Profil Employé.

Si l’écran ne charge pas, il le dit — mais discrètement

En cas d’échec de chargement, la page affiche « Impossible de charger les droits d’accès par site. Réessayez plus tard. » Ne confondez pas ce bandeau avec une matrice réellement vide : ne cochez rien tant qu’il est présent, vous travailleriez sur un état incomplet.

Verrouiller un manager sur un seul service

Le site est une maille large : sur un site de 60 personnes, ouvrir le site entier à un chef d’équipe lui donne la visibilité sur les 60. Le service permet de resserrer. Ce réglage ne se fait pas dans la matrice des sites, mais sur le compte lui-même.

AdministrationUtilisateursModifierService

Restreindre un manager à son équipe

Ouvrez Administration › Droits d’accès par site et cochez le ou les sites du manager
Sans cette étape, le verrouillage sur un service n’a rien à restreindre : la personne ne verra rien du tout.
Ouvrez Administration › Utilisateurs et cliquez sur Modifier sur sa ligne
Renseignez le champ Service
La liste propose les services de la société sélectionnée. L’option Aucun (tous les services) correspond à un périmètre non restreint.
Les services doivent exister au préalable — voir Structure organisationnelle.
Cliquez sur Enregistrer

Le verrou est double. En consultation, le manager ne voit que les collaborateurs de son service, et son filtre Département lui propose l’option Mon département. En création ou en modification de fiche, son champ Service est en lecture seule et affiche « Votre service (affecté automatiquement) » : toute fiche qu’il crée est rattachée à son service, et la plateforme réimpose cette valeur même si elle est forcée depuis le navigateur.

Beaumont Distribution — Julie Lemoine, manager de l’entrepôtExemple

Beaumont Distribution (32 salariés, pack Standard) exploite trois sites : le siège de Nantes, l’entrepôt de Saint-Herblain et un dépôt. Julie Lemoine encadre les 11 préparateurs de commandes du service Logistique, à Saint-Herblain. Elle ne doit gérer qu’eux : ni le service Maintenance du même entrepôt, ni les 14 personnes du siège.

Rôle Utilisateur (fiche de Julie): Manager
Droits d’accès par site: Entrepôt Saint-Herblain coché — Siège Nantes et Dépôt décochés
Utilisateurs › Modifier › Service: Logistique
Effectif visible pour Julie: 11 collaborateurs sur 32
Droit `Suppression` sur `Gestion Employés`: Non coché (défaut du rôle Manager)

Résultat

Julie voit exclusivement les 11 collaborateurs du service Logistique de Saint-Herblain : dans l’annuaire, dans ses files de validation et dans ses états. Quand elle crée une fiche, le champ Service affiche « Votre service (affecté automatiquement) » et reste en lecture seule. Elle ne peut pas supprimer de collaborateur, et l’ensemble de la rubrique Administration lui est fermé. Si l’étape des droits par site avait été oubliée, elle aurait vu zéro collaborateur, sans le moindre message.

Ce que change la mention « Accès global » des administrateurs

Dans la matrice Droits d’accès par site, les lignes des administrateurs sont désactivées : leurs cases apparaissent cochées, elles ne sont pas modifiables, et la colonne d’action affiche Accès global à la place des boutons. Ce n’est pas un affichage de confort — un administrateur voit tous les sites de la société, y compris ceux créés après lui, et cela sans qu’aucune ligne ne lui soit affectée.

Un administrateur voit tous les collaborateurs, tous les indicateurs et toutes les demandes, sur tous les sites.
Il est seul à voir un collaborateur dont le site n’est pas renseigné.
Il est le seul profil habilité sur Utilisateurs, Droit d’accées et Droits d’accès par site.
Décocher un site sur sa ligne est impossible : pour restreindre une personne, il faut d’abord lui retirer le rôle d’administrateur.

C’est parce que les administrateurs sont dispensés que le problème de périmètre passe inaperçu

Vous préparez la mise en route avec votre compte administrateur : tout fonctionne, toutes les listes sont pleines. Le premier manager qui se connecte, lui, ne voit rien. Prenez l’habitude de vérifier chaque nouveau compte de gestion depuis la matrice des sites plutôt que depuis votre propre écran.

Les gardes qui empêchent un non-administrateur d’élever les droits

La plateforme empêche un gestionnaire de s’octroyer, ou d’octroyer, des pouvoirs qu’il n’a pas. Ces protections sont utiles, mais deux d’entre elles se manifestent d’une manière qui prête à confusion. Connaissez-les avant de déléguer la création de comptes à vos équipes RH.

À la création, un rôle d’administration demandé par un non-administrateur est rétrogradé en silence

Un Responsable RH crée une fiche en choisissant le rôle Administrateur : la fiche est enregistrée avec un message de succès, mais le collaborateur est en réalité créé en Employé. À la modification, la même tentative est franchement refusée par une erreur d’autorisation — deux comportements différents pour une même intention. Toute attribution d’un rôle d’administration doit être faite par un administrateur ; après la création d’un compte censé porter des droits élevés, rouvrez sa fiche et vérifiez son Rôle Utilisateur plutôt que de vous fier au message de succès.

Désigner quelqu’un comme « Responsable » d’un collaborateur le promeut administrateur

Renseigner un utilisateur comme responsable sur une fiche suffit à lui conférer les pleins pouvoirs sur votre espace : gestion des utilisateurs, des rôles, des paramètres globaux. Personne ne l’a décidé explicitement, et rien ne l’annonce. La promotion n’a lieu que si c’est un administrateur qui effectue l’opération — si un non-administrateur renseigne un responsable, elle est silencieusement ignorée et la fiche est enregistrée normalement. Surveillez l’indicateur Administrateurs de l’écran Utilisateurs : toute hausse inattendue vient le plus souvent de là. Corrigez alors le Rôle Utilisateur du compte concerné.

Un gestionnaire non-administrateur ne peut pas modifier son propre rôle — il ne peut donc pas se promouvoir lui-même. Un administrateur, lui, n’est pas contraint.
Depuis son espace Profile, un utilisateur ne peut changer que ses nom, prénom, email et photo : son rôle, son statut et ses droits sont ignorés même s’ils sont transmis.
Un manager ne peut pas atteindre les écrans Utilisateurs, Droit d’accées et Droits d’accès par site, même par l’adresse directe : il est renvoyé sur son tableau de bord, sans message d’explication — c’est volontaire, rien ne doit révéler la nature de l’écran protégé. Un gestionnaire qui signale que « le lien ne marche pas » décrit en réalité ce renvoi.
Un manager verrouillé sur un service ne peut pas rattacher une fiche à un autre service, même en forçant la valeur envoyée par le navigateur.

Le plafond d’administrateurs de votre pack

Le nombre d’administrateurs est plafonné par le pack souscrit, indépendamment du nombre de collaborateurs. C’est une limite distincte du quota d’effectif : vous pouvez avoir 80 collaborateurs et n’avoir droit qu’à un seul administrateur.

Pack	Administrateurs inclus
Starter	1
Standard	2
Premium	Illimité

Sont comptés comme administrateurs tous les comptes portant le rôle `Administrateur`, y compris ceux promus automatiquement via le champ « Responsable ». La grille complète est détaillée dans [Packs, modules optionnels et ce qui apparaît dans votre menu](/comprendre-la-plateforme/packs-et-modules-optionnels).

Quand le plafond est atteint, la création d’un compte d’administrateur est refusée avec « Limite de votre plan … atteinte (N administrateur(s) maximum). Passez au pack supérieur pour ajouter d’autres administrateurs. »

Beaumont Distribution — deux administrateurs, et un troisième refuséExemple

Beaumont Distribution est abonnée au pack Standard à 219 € HT par mois (25 collaborateurs inclus, 32 salariés dans l’effectif). La DRH et le DAF sont administrateurs. Le responsable informatique demande le même niveau d’accès pour intervenir en cas de problème.

Pack souscrit: Standard — 219 € HT / mois en engagement mensuel
Administrateurs inclus: 2
Indicateur `Administrateurs` de l’écran `Utilisateurs`: 2
Tentative de création d’un 3ᵉ administrateur: Refusée
Solution retenue: Rôle `Manager` + les 3 sites cochés dans `Droits d’accès par site`

Résultat

Le troisième compte d’administrateur est refusé par le message de limite de plan. Plutôt que de passer au pack Premium pour un seul accès, l’entreprise attribue au responsable informatique le rôle Manager et lui coche les trois sites : il obtient une visibilité sur l’ensemble de l’effectif sans consommer de siège d’administrateur, et sans accès à la rubrique Administration.

Pendant l’essai gratuit, le plafond ne s’applique pas — et le retour de bâton est pour plus tard

L’essai déverrouille la matrice complète : vous pouvez créer autant d’administrateurs que vous voulez. Le plafond ne se manifeste qu’au passage au pack payant, sur la création suivante. Si vous avez ouvert quatre accès administrateur pendant votre essai et que vous souscrivez le pack Starter, revoyez ces comptes avant de vous heurter au message. Voir Les 30 jours d’essai gratuit.

La promotion automatique via le champ « Responsable » consomme un siège d’administrateur

Les deux règles se combinent : une désignation de responsable faite par mégarde peut vous faire atteindre le plafond sans que vous ayez jamais créé volontairement d’administrateur. C’est une raison de plus de surveiller l’indicateur Administrateurs de l’écran Utilisateurs.

Vérifier qu’un accès de gestion est réellement ouvert

Les trois réglages — rôle, sites, service — vivent sur trois écrans différents, et aucun ne signale que les deux autres manquent. Passez cette liste après chaque nouveau manager ou Responsable RH ; elle vous évitera l’essentiel des tickets « je ne vois rien ».

Après avoir créé un compte de gestion

0/7

Mon Responsable RH a tous les droits cochés mais son annuaire est vide. Que manque-t-il ?

Son périmètre. Le rôle donne la nature des droits, le rattachement au site en donne l’étendue : les deux sont nécessaires. Ouvrez Administration › Droits d’accès par site, cochez ses sites et enregistrez sa ligne.

Faut-il cocher les sites d’un administrateur ?

Non. Sa ligne est grisée et porte la mention Accès global : il voit tous les sites de la société, y compris ceux créés après son compte.

Où se règle le verrouillage d’un manager sur un service ?

Sur son compte, dans Administration › Utilisateurs › Modifier, champ Service. La matrice Droits d’accès par site ne gère que les sites.

J’ai coché trois sites et il n’en voit qu’un. Pourquoi ?

L’enregistrement se fait ligne par ligne. Si vous avez quitté l’écran sans cliquer sur le bouton Enregistrer de sa ligne, les cases cochées n’ont pas été transmises. Une ligne non enregistrée reste sur fond ambré.

Puis-je supprimer un rôle livré d’office dont je ne me sers pas ?

Non. Les quatre rôles portent l’étiquette Rôle système : ils sont entièrement personnalisables via leur matrice, mais ne sont pas supprimables.

Un salarié peut-il modifier son propre rôle depuis son espace ?

Jamais. Depuis Profile, il ne peut changer que ses nom, prénom, email et photo. Le rôle, le statut et les droits sont ignorés même si le formulaire les transmet.

Quelle différence entre désactiver un compte et supprimer un collaborateur ?

La désactivation coupe l’accès et conserve tout ; la suppression efface la fiche, le compte, les rattachements de site et les droits, et libère le matricule. Voir Faire sortir un collaborateur.

Rôles et périmètre par siteLe triple filtre rôle × sites × pack, et pourquoi deux collègues ne voient pas le même menu.Société et sitesCréer les établissements qui servent de périmètre à tous vos comptes de gestion.Sécurité des comptesDouble authentification, mots de passe et surveillance des accès.