Absences avec justificatif et scan IA
Déclarez une absence subie, faites lire le justificatif par l’IA et validez avec la pièce sous les yeux.
À lire avant
Sommaire de l’article
- Pourquoi l’absence subie ne passe pas par l’écran des congés
- Déposer une demande d’absence avec son justificatif
- Faire lire le justificatif par l’IA
- Ce qui reste possible sans l’option de scan
- Valider une absence avec la pièce sous les yeux
- Refuser : le motif n’est pas négociable
- La ligne créée automatiquement dans « Absence et Sanction »
- Pourquoi la date de retour du registre est le jour de reprise
- Un cas complet : trois jours d’arrêt maladie avec certificat
- Les questions qui reviennent le plus souvent
- Votre checklist avant d’ouvrir ce circuit aux équipes
Pourquoi l’absence subie ne passe pas par l’écran des congés
Un congé se prévoit, une absence se subit. La plateforme sépare donc les deux circuits, et ils ne se ressemblent pas : là où la demande de congé raisonne en solde, en demi-journées et en effectif minimum, la demande d’absence raisonne en période constatée et en pièce jointe. Un arrêt maladie, une convocation, un événement imprévu se déclarent ici.
Le champ « Type d’absence » est facultatif ici — et c’est voulu
— Non spécifié — : la RH complétera l’imputation plus tard depuis le registre Absence et Sanction. Le catalogue des natures se règle dans Natures d’absences et types d’imputation.Déposer une demande d’absence avec son justificatif
L’écran s’intitule Mes demandes d’absence. Chacun y dépose ses propres demandes : le salarié le trouve sous Mon Espace, le manager et la RH sous Congés & Validations. L’administrateur, lui, ne dépose pas de demande d’absence — l’entrée n’apparaît pas dans son menu.
Le dépôt, du certificat à la soumission
Ouvrez
Demande d’absencepuis cliquez sur « Nouvelle demande ».Dans le bloc « Scanner avec l’IA (recommandé) », cliquez sur « Choisir le justificatif » et sélectionnez votre pièce (image ou PDF).
Le fichier choisi ici est à la fois celui qui est analysé et celui qui restera joint à la demande : il n’y a pas de second champ de pièce jointe. Les dates et le motif sont extraits du document et pré-remplis. Le message
Justificatif analysé et formulaire pré-rempli.confirme la lecture.Si votre pack ne comporte pas l’option de scan, le message
Scan IA non disponible sur votre pack… Vous pouvez quand même soumettre la demande manuellement.s’affiche — le fichier reste joint et la demande reste soumissible.Vérifiez et corrigez
Date de débutetDate de fin.La date de fin doit être supérieure ou égale à la date de début. Le nombre de jours ouvrés est calculé par le serveur, hors week-ends et hors jours fériés de la société.
Choisissez le
Type d’absence (facultatif)si vous le connaissez, sinon laissez— Non spécifié —.Le scan ne pré-remplit ce champ que si un seul de vos libellés correspond au document. Sinon il le laisse vide et affiche
Plusieurs types d’absence correspondent — sélectionnez le bon manuellement.ouType d’absence non reconnu — sélectionnez-le manuellement.Rédigez le
Motif.Texte libre, 1000 caractères maximum (un compteur
n/1000s’affiche sous le champ). Allez à l’essentiel dès les premiers mots — voyez l’avertissement plus bas sur la troncature à 50 caractères.Vérifiez que le nom du fichier apparaît bien sous le bouton de scan, puis cliquez sur « Soumettre ».
Le message
Demande envoyée — votre manager sera notifié.s’affiche. Les managers de votre site reçoivent🏥 Demande d’absence à valider, assortie de la mention(justificatif joint)ou(sans justificatif).
Les champs de la fenêtre « Nouvelle demande d’absence »
Tant que la demande est En attente, le salarié peut l’annuler lui-même. Une fois décidée, elle ne l’est plus.
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Scanner avec l’IA (recommandé)Fichier — image ou PDF, 10 Mo max | Le fichier sélectionné ici sert à la fois de justificatif joint à la demande et de source d’extraction des dates et du motif. Il n’existe pas d’autre champ de pièce jointe dans ce formulaire. L’extraction nécessite l’option de scan de documents au pack ; sans elle, le fichier reste joint et la saisie manuelle prend le relais. Facultatif, mais fortement recommandé : le manager voit dans sa file si la demande est (justificatif joint) ou (sans justificatif). | certificat_dr_lambert.pdf |
| Date de débutobligatoireDate | Premier jour d’absence. | 08/10/2025 |
| Date de finobligatoireDate | Dernier jour d’absence. Doit être supérieure ou égale à la date de début. Ce circuit ne gère pas les demi-journées. | 10/10/2025 |
| Type d’absence (facultatif)Liste | Nature d’absence issue du référentiel, ou — Non spécifié —. Peut être complété plus tard par la RH depuis le registre Absence et Sanction. | Arrêt maladie |
| MotifTexte (1000 car. max) | Explication libre, conservée intégralement sur la demande. Seuls les 50 premiers caractères sont recopiés dans la ligne générée à l’approbation. | Arrêt maladie suite à consultation du Dr. Lambert, durée 3 jours. |
Le fichier sélectionné ici sert à la fois de justificatif joint à la demande et de source d’extraction des dates et du motif. Il n’existe pas d’autre champ de pièce jointe dans ce formulaire. L’extraction nécessite l’option de scan de documents au pack ; sans elle, le fichier reste joint et la saisie manuelle prend le relais. Facultatif, mais fortement recommandé : le manager voit dans sa file si la demande est (justificatif joint) ou (sans justificatif).
Exemple : certificat_dr_lambert.pdf
Premier jour d’absence.
Exemple : 08/10/2025
Dernier jour d’absence. Doit être supérieure ou égale à la date de début. Ce circuit ne gère pas les demi-journées.
Exemple : 10/10/2025
Nature d’absence issue du référentiel, ou — Non spécifié —. Peut être complété plus tard par la RH depuis le registre Absence et Sanction.
Exemple : Arrêt maladie
Explication libre, conservée intégralement sur la demande. Seuls les 50 premiers caractères sont recopiés dans la ligne générée à l’approbation.
Exemple : Arrêt maladie suite à consultation du Dr. Lambert, durée 3 jours.
* Champ obligatoire.
Le motif est tronqué à 50 caractères lors de la recopie dans le registre
Mes demandes d’absence et dans la file de validation. Mais la ligne générée dans Absence et Sanction à l’approbation n’en recopie que les 50 premiers caractères, la place réservée y étant plus courte. Placez l’information discriminante (nature, praticien, référence de convocation) au tout début du motif : c’est cette moitié-là qui survit dans le registre.Une période déjà couverte par une autre demande est refusée, sans exception possible
En attente ou Acceptée du même salarié : Vous avez déjà une demande d’absence (en attente ou acceptée) qui chevauche cette période. Contrairement au dépassement de solde sur un congé, ce blocage n’est pas franchissable par une case de confirmation : c’est un refus dur, et le contrôle est refait côté serveur même si l’écran est contourné. Le cas classique est l’arrêt prolongé — une deuxième demande posée par-dessus la première est rejetée. Annulez la demande existante, puis resoumettez la période complète. Seules les demandes Refusée et Annulée sont ignorées par ce contrôle.Faire lire le justificatif par l’IA
Le scan IA n’est pas un gadget de confort : il élimine la principale cause d’erreur de ce circuit, la recopie de dates depuis un document papier photographié sur un téléphone. Le salarié téléverse son certificat, l’IA en extrait les dates et le motif, et le formulaire se remplit seul. Il ne reste qu’à vérifier.
Vérifiez toujours les dates extraites avant de soumettre
Date de début et Date de fin restent modifiables après le scan — c’est le moment de les relire, pas après validation.Le scan repose sur une option de lecture de documents à souscrire au pack. Voir Packs, modules optionnels et ce qui apparaît dans votre menu pour savoir si votre formule la comporte, et Assistant RH IA, Guide et IA documentaire pour situer cette brique par rapport aux autres assistants du produit.
Ce qui reste possible sans l’option de scan
La réponse tient en une phrase : tout, sauf le pré-remplissage automatique. L’absence de l’option ne ferme aucun circuit et ne bloque aucune demande.
- Le bloc de scan affiche
Scan IA non disponible sur votre pack (DocumentScanOcr requis). Vous pouvez quand même soumettre la demande manuellement.— la demande reste soumissible. - Le salarié renseigne lui-même
Date de début,Date de fin,Type d’absence (facultatif)etMotif. - Le fichier sélectionné reste joint à la demande (image ou PDF, 10 Mo maximum) : c’est celui que le manager ouvrira au moment de décider. Le même bouton sert dans les deux cas.
- Le décompte des jours ouvrés, la détection de chevauchement, la notification aux managers et la création automatique de la ligne dans
Absence et Sanctionfonctionnent exactement de la même façon.
Le scan fait gagner du temps, le justificatif fait la preuve
(sans justificatif) dans sa file de validation. La seconde perte est la seule qui compte vraiment.Valider une absence avec la pièce sous les yeux
L’écran Validation des absences est réservé aux managers et aux administrateurs : un compte porteur du seul rôle RH, s’il n’est ni manager ni administrateur, ne décide pas les absences et ne voit pas l’entrée dans son menu. L’écran propose les filtres En attente, Acceptées, Refusées, Toutes, une recherche par collaborateur et des bornes de dates.
Décider une demande
Ouvrez
Validation des absenceset filtrez surEn attente.Cliquez sur « Ouvrir le justificatif ({nom de fichier}) » et lisez la pièce.
Si aucune pièce n’a été jointe, l’écran affiche
Aucun justificatif joint à cette demande.— c’est le moment de demander le document au collaborateur, pas après approbation.Cliquez sur « Accepter » pour approuver.
Vous pouvez ajouter un
Commentaire (facultatif)de 500 caractères maximum, visible par le collaborateur.Ou cliquez sur « Refuser » et renseignez le
Motif du refus *.Le motif est obligatoire, visible du collaborateur et repris dans l’e-mail de décision.
Le collaborateur reçoit la décision.
Une notification et un e-mail détaillant Période / Type / Motif lui parviennent :
✅ Absence validéeen cas d’acceptation.
Vous ne voyez que les demandes des salariés de vos sites
Délégations plutôt que d’élargir les rattachements de sites. Voir Rôles, droits et périmètre par site.Refuser : le motif n’est pas négociable
Le champ Motif du refus * porte l’aide Obligatoire et visible par le collaborateur. L’écran bloque un refus vide (Le motif du refus est obligatoire.) et le serveur le rejette également : sur ce circuit, un refus sans motif ne peut pas exister, quel que soit le canal utilisé. Le motif est repris dans la notification ❌ Absence refusée et dans l’e-mail de décision. Rédigez-le en conséquence : c’est un écrit qui sortira si la décision est contestée.
Ne transposez pas cette garantie au circuit des congés
Votre demande n’a pas été acceptée. La demande d’absence, elle, ne laisse pas cette porte ouverte. Voir Demander et valider un congé.La ligne créée automatiquement dans « Absence et Sanction »
C’est le point que la plupart des gestionnaires ignorent, et c’est celui qui supprime le plus de travail. À l’approbation, la plateforme crée d’elle-même la ligne correspondante dans le registre `Absence et Sanction`, avec une référence de traçabilité vers la demande d’origine. Il n’y a plus aucune recopie RH à faire pour que l’absence remonte au pointage et à la paie.
Ce que contient la ligne générée
Le motif de la demande est recopié dans la ligne, tronqué à 50 caractères, mais le registre ne l’affiche pas : pour le relire en entier, revenez à la demande d’origine. C’est ce registre — et non la demande — qui alimente le pointage et la paie ; un type d’imputation laissé vide y reste à compléter.
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Date départ | Début de l’absence, repris de la demande. | 08/10/2025 |
| Date retour prévue | Fin de l’absence + 1 jour — c’est le jour de RETOUR au travail, pas le dernier jour d’absence. | 11/10/2025 (pour une absence du 8 au 10) |
| Type de sanction | Aucune (absence simple) — la ligne n’est pas disciplinaire. Les autres valeurs (Observation, Avertissement, Blâme, Mise à pied, Licenciement) ne sont posées qu’à la main. | Aucune (absence simple) |
| Type d’imputation | La nature d’absence reprise de la demande. Peut être vide si le collaborateur a laissé — Non spécifié — : c’est à la RH de la compléter ici. | Arrêt maladie |
| Période | Journée — ce circuit ne produit jamais de demi-journée. | Journée |
| Jours Décomptés | Repris du décompte serveur de la demande. | 3 |
Début de l’absence, repris de la demande.
Exemple : 08/10/2025
Fin de l’absence + 1 jour — c’est le jour de RETOUR au travail, pas le dernier jour d’absence.
Exemple : 11/10/2025 (pour une absence du 8 au 10)
Aucune (absence simple) — la ligne n’est pas disciplinaire. Les autres valeurs (Observation, Avertissement, Blâme, Mise à pied, Licenciement) ne sont posées qu’à la main.
Exemple : Aucune (absence simple)
La nature d’absence reprise de la demande. Peut être vide si le collaborateur a laissé — Non spécifié — : c’est à la RH de la compléter ici.
Exemple : Arrêt maladie
Journée — ce circuit ne produit jamais de demi-journée.
Exemple : Journée
Repris du décompte serveur de la demande.
Exemple : 3
Une absence approuvée sans type reste incomplète pour la paie
Type d’absence (facultatif) étant facultatif côté salarié, une demande peut être approuvée avec un type vide. La ligne part alors dans Absence et Sanction sans nature, donc sans imputation : rien n’indique au calcul si l’absence est payée ou non. Prenez l’habitude de balayer le registre Absence et Sanction avant chaque clôture de mois de paie et de compléter les types manquants. Voir Le pointage du mois : contrôler avant d’exporter.Si la création de la ligne échoue, l’absence reste validée quand même
Absence et Sanction avant la clôture du mois : une absence acceptée qui n’y figure pas ne remontera ni au pointage ni à la paie. Elle se resaisit à la main depuis le registre.Pourquoi la date de retour du registre est le jour de reprise
Deux écrans, deux conventions. Ce n’est pas une incohérence : c’est la différence entre décrire une période d’absence et enregistrer une reprise de travail.
L’écart d’un jour entre la demande et le registre est normal
08/10 → 11/10, et vous concluez à un décalage. Il n’y en a pas : le registre note le jour de reprise, la demande note le dernier jour d’arrêt. La règle à retenir pour ne jamais se tromper : fiez-vous au nombre de jours décomptés, jamais au comptage manuel des dates. Il affiche 3 dans les deux écrans.Le nombre de jours affiché par votre navigateur n’est jamais celui qui est enregistré
Jours Fériés n’est pas chargé pour l’année, et le décompte retombe alors sur les week-ends seulement. Un salarié absent une semaine incluant le 11 novembre se voit décompter un jour de trop. Chargez les jours fériés de l’année : voir Calendrier société et jours fériés.Un cas complet : trois jours d’arrêt maladie avec certificat
PME de transport routier, 42 salariés. Thomas Girard, cariste au service « Exploitation », consulte un médecin le mercredi 8 octobre et reçoit un arrêt de trois jours. Il photographie son certificat depuis son espace le soir même, sans passer par le secrétariat.
- Demande d’absence › Scanner avec l’IA
- certificat_dr_lambert.pdf
- Date de début
- 08/10/2025 (pré-remplie par le scan)
- Date de fin
- 10/10/2025 (pré-remplie par le scan)
- Type d’absence
- Arrêt maladie
- Motif
- Arrêt maladie suite à consultation du Dr. Lambert, durée 3 jours.
- Jours (recalculés par le serveur)
- 3 jours ouvrés
Résultat
Justificatif analysé et formulaire pré-rempli. puis, à la soumission, Demande envoyée — votre manager sera notifié. Le responsable d’exploitation reçoit 🏥 Demande d’absence à valider — Thomas Girard demande une absence du 08/10/2025 → 10/10/2025 (justificatif joint). Depuis Validation des absences, il ouvre le certificat, clique sur « Accepter » et la ligne est créée automatiquement dans Absence et Sanction : départ 08/10, retour prévu 11/10 (jour de reprise), type de sanction Aucune (absence simple), 3 jours décomptés. Aucune ressaisie RH n’est nécessaire pour que l’absence remonte au pointage et à la paie. Thomas reçoit ✅ Absence validée et l’e-mail détaillant Période / Type / Motif.Les questions qui reviennent le plus souvent
Un salarié peut-il annuler sa demande d’absence ?
En attente, Acceptée, Refusée et Annulée.Peut-on déclarer une demi-journée d’absence ?
AM au départ et au retour. Une absence se déclare en journées complètes.Une absence approuvée décompte-t-elle un solde ?
Absence et Sanction. C’est le type d’imputation de la nature d’absence renseignée qui décide de ce qui se passe ensuite dans le calcul. Voir Natures d’absences et types d’imputation et Comprendre les soldes : CP, RTT et CET.Que se passe-t-il si le collaborateur ne joint aucun justificatif ?
(sans justificatif) dans sa notification, et l’écran de validation affiche Aucun justificatif joint à cette demande. C’est à vous de décider si votre procédure interne l’autorise.Quelle taille maximum pour le justificatif ?
Un salarié peut-il voir les absences de ses collègues ?
Calendrier équipe est réservé aux managers et aux administrateurs, et le serveur refuse l’accès à un salarié. Un manager n’y voit que les collaborateurs rattachés à ses sites.La RH peut-elle corriger le type d’absence après approbation ?
Absence et Sanction, en modifiant le Type d’imputation de la ligne. C’est même le geste attendu quand le collaborateur a laissé — Non spécifié — à la déclaration.Votre checklist avant d’ouvrir ce circuit aux équipes
Les prérequis à vérifier
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