Les états de contrôle et de justification
Sortez l’état qui répond à la question posée — présence, retard, absence, droits, indemnités.
À lire avant
Sommaire de l’article
- Justifier les heures retenues avec l’État de Présence
- Préparer les retenues avec l’État de Retard
- Ventiler les absences entre justifié, non justifié, payé et non payé
- Suivre les droits acquis, reçus et consommés avec Droit de Congé
- Obtenir les indemnités et les dates de départ avec le Cahier de Congé
- Vérifier la couverture du mois avec le Calendrier équipe
- Choisir le format d’export et imprimer
- Quel droit ouvre quel écran : « Rapports et Statistiques » ou « Paie et Rémunération »
Justifier les heures retenues avec l’État de Présence
L’État de Présence — « Analyse et suivi des pointages du personnel » — répond à une question précise : qui a pointé, quand, et avec quelle durée de retard. C’est l’état que vous ouvrez quand un salarié conteste le nombre d’heures retenues sur son bulletin : là où le Pointage du mois raisonne en compteurs agrégés, celui-ci se lit ligne à ligne, une ligne par salarié et par jour, sur la période que vous demandez.
L’en-tête Analytique Presence porte quatre indicateurs : Taux de retard global (« Part d’employes en retard »), Temps de retard total (« Cumul sur la periode »), Moyenne retard (« X employes filtres ») et H. Nuit total (« Cumul heures de nuit »).
Le tableau Détails de la Présence liste ensuite Employe, Date, Pointage, Duree retard, Statut — ce dernier valant Conge, Allaitement ou Normal — et Actions. Un clic sur une ligne ouvre Details Presence, qui expose les quatre pointages de la journée : Entree matin, Sortie matin, Entree apres-midi, Sortie apres-midi, ainsi que Retard total et Heure nuit. C’est le niveau de preuve opposable à un salarié. Le lien Voir le detail journalier ouvre Detail journalier avec Total heures, Retard matin, Retard apres-midi, Heure nuit, Regime et Motif.
Un salarié sans poste rattaché n’a ni retard ni heures d’absence — et rien ne le signale ici
Poste manquant. Corrigez le rattachement — poste par défaut sur la fiche du collaborateur, ou rattachement à une classe horaire — puis relancez la recherche.Préparer les retenues avec l’État de Retard
L’écran Suivi des Retards sert à deux usages distincts : le suivi disciplinaire et la préparation des retenues. Il se distingue de l’État de Présence sur un point — il gère aussi l’avance, c’est-à-dire l’arrivée anticipée, et permet de décider si elle compte.
Les filtres qui changent la population listée
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Retard minNombre de minutes | Seuil de tolérance d’affichage : les retards inférieurs à cette valeur ne sont pas listés, et les minutes concernées sont ramenées à zéro dans cet état. Il ne s’agit pas d’une tolérance de calcul — le retard existe toujours dans les compteurs repris en paie, il n’est simplement pas montré ici. | 5 |
| Compter avanceCase à cocher | Inclut ou non l’avance (arrivée anticipée) dans l’état. Décochée par défaut. | |
| Retard matinCase à cocher | Cible le retard constaté sur l’entrée du matin. Cochée par défaut. | |
| Retard AMCase à cocher | Cible le retard constaté sur l’entrée de l’après-midi. Cochée par défaut, et combinable avec Retard matin. |
Seuil de tolérance d’affichage : les retards inférieurs à cette valeur ne sont pas listés, et les minutes concernées sont ramenées à zéro dans cet état. Il ne s’agit pas d’une tolérance de calcul — le retard existe toujours dans les compteurs repris en paie, il n’est simplement pas montré ici.
Exemple : 5
Inclut ou non l’avance (arrivée anticipée) dans l’état. Décochée par défaut.
Cible le retard constaté sur l’entrée du matin. Cochée par défaut.
Cible le retard constaté sur l’entrée de l’après-midi. Cochée par défaut, et combinable avec Retard matin.
Les quatre indicateurs d’en-tête sont Taux de retard global (« Part d’employes en retard »), Temps de retard total (« Cumul sur la periode »), Moyenne par pointage (« Par pointage impacte ») et Employes concernes (« Sur l’effectif filtre »).
Le tableau Détails des Retards liste Employe, Date, Arrivée, Duree retard, Statut et Actions. La fiche Details du Retard détaille ensuite Entree matin, Entree apres-midi, Retard matin, Retard apres-midi, Avance matin, Avance AM et Total retard. Deux actions y sont disponibles : Justifier ce retard et Notifier l’employe.
L’heure prévue de la colonne « Arrivée » est reconstituée, pas lue sur le poste
Arrivée affiche les deux, sous la forme « prévu → réel ». Survolez l’heure prévue : l’infobulle indique Horaire théorique estimé. Ce n’est pas une formule de politesse. Cet état ne dispose pas de l’horaire planifié : il le reconstitue en retranchant du pointage le retard qu’il vient de comptabiliser. L’heure prévue dépend donc des options que vous avez réglées — modifiez Retard min ou Compter avance et elle change. Utilisez-la pour lire l’écart d’un coup d’œil, jamais comme la preuve de l’horaire contractuel d’un salarié : cet horaire se justifie par le poste de travail et la classe horaire qui lui sont rattachés.Le seuil « Retard min » n’est pas une tolérance contractuelle
Retard min à 5 minutes masque les retards de moins de 5 minutes dans cet état, mais ne les efface pas des compteurs repris en paie. Si votre accord d’entreprise prévoit une tolérance réelle, elle se paramètre sur le poste de travail, dans le bloc Tolérances (min) — Tolérance Entrée et Tolérance Sortie — pas ici.Ventiler les absences entre justifié, non justifié, payé et non payé
L’écran Analyse et suivi des absences du personnel est le registre justificatif qui alimente les retenues sur salaire. Sa valeur tient à sa ventilation : une absence n’est pas un événement unique, elle est qualifiée sur deux axes indépendants — justifiée ou non, payée ou non.
Les cartes d’en-tête affichent Employés Concernés, Total Absences (« Total Jours d’Absence » cumulé sur la période), Lignes et Abs. Non Justifiées, avec « Justifiées: X Jrs » en sous-titre. Le Registre des Absences liste Matricule, Collaborateur, Date, Code Abs., Motif, Régime, Abs. NJ, Abs. Just. et Actions.
La fiche Détail d’Absence porte la ventilation complète, organisée en quatre blocs.
Le Mode d’affichage change la population listée, via quatre boutons radio : Absences/Autorisations, Absences avec retard, Présences non optimisées et Sans pointage invalide.
Sans jours de repos configurés, chaque week-end remonte en absence non justifiée
Abs. NJ explose et l’état se remplit de lignes fictives, week-end après week-end. C’est déroutant parce que rien ne signale la cause — l’état a l’air de fonctionner, il est simplement faux. Configurez les jours de repos dans le calendrier société avant d’exploiter les états. Un jour marqué en repos ne génère jamais d’absence.Suivre les droits acquis, reçus et consommés avec Droit de Congé
L’écran Droit de Congé est la vue paie des droits à congés : ce que chaque collaborateur a acquis, reçu, consommé, et ce qu’il lui reste. Il complète les soldes CP, RTT et CET en donnant la vision consolidée sur tout un périmètre plutôt que collaborateur par collaborateur.
Sortir l’état des droits à congés
Ouvrez
Préparation Paie › Droit de CongéL’écran s’affiche vide, avec le message « Aucune donnée. Cliquez sur RECHERCHE pour charger les droits de congés. »
Choisissez le
Type de congéBascule
Congé payé(valeur par défaut) ouRTT. Ce n’est pas un filtre d’affichage : en modeRTT, la plateforme change réellement de source et lit les compteurs RTT, pas les congés payés.Sélectionnez
Collaborateur / DépartementMulti-sélection. Laisser vide revient à prendre tous les collaborateurs accessibles.
Un manager est automatiquement limité à son propre service, sans possibilité d’élargir.
Renseignez
Date DébutetDate FinInitialisées au mois en cours, du 1er au dernier jour.
Cliquez
RECHERCHEObligatoire : rien ne s’affiche avant ce clic.
Lisez les trois cartes de synthèse
Total Droits Acquisavec « Moyenne: X jrs / pers. »,Total Prisavec « X% de consommation », etSoldes Globaux.
Trois onglets organisent le résultat.
La bascule « RTT » ne montre pas les mêmes droits, elle change de compteur
Congé payé / RTT comme un filtre sur une même liste. Ce n’est pas le cas : les deux modes interrogent des compteurs distincts. Un total lu en mode RTT ne s’additionne pas avec un total lu en mode Congé payé — ce sont deux états séparés qu’il faut sortir l’un après l’autre.Obtenir les indemnités et les dates de départ avec le Cahier de Congé
Là où Droit de Congé raisonne en jours, le Registre du Cahier de Congés raisonne en montants. C’est le document de référence réglementaire qui consolide droits, indemnités de congé et dates de départ et de retour, collaborateur par collaborateur.
Le registre porte les colonnes Solde Initial, Nb Jours, Indemnité Due, Total Dû Présence et Indemnité de Congé, en jours et en montants. La devise affichée dépend du pays de votre société.
Le volet Détails Collaborateur — « Données complètes de paie et RH » — regroupe Salaire Journalier, Date Naissance et Date Embauche, puis six blocs : Calculs Congé (Solde Initial, Jours Congé dû, Indemnité Congé dû), Ancienneté (Jours Ancienneté, Montant Ancienneté), Jeune Travailleur (Congé Jeune Trav. et montants), Totaux & Indemnités, Départ & Retour (Date Départ, Date Retour) et Informations Période. Le bouton EXPORTER LA FICHE COMPLÈTE sort ce volet pour un collaborateur donné.
Marc Delaunay, menuisier aux Ateliers Ferrand (42 salariés, Lyon), conteste le montant d’indemnité de congé porté sur son bulletin de juillet 2026. Sylvie Marchand, gestionnaire paie, doit lui produire une pièce justificative en une seule opération plutôt que de reconstituer le calcul à la main.
- Écran
- Rapports & États › Cahier de Congé
- Collaborateur
- Marc Delaunay
- Colonne lue
- Indemnité de Congé
- Volet ouvert
- Détails Collaborateur
- Bloc consulté
- Calculs Congé — Solde Initial, Jours Congé dû, Indemnité Congé dû
- Action
- EXPORTER LA FICHE COMPLÈTE
Résultat
Salaire Journalier de Marc, ses Jours Congé dû, l’Indemnité Congé dû correspondante, son ancienneté et ses dates de Départ & Retour. Le calcul est lisible ligne à ligne : la conversation avec Marc porte sur des chiffres traçables, pas sur une reconstitution.Vérifier la couverture du mois avec le Calendrier équipe
Le Calendrier équipe donne la vue mensuelle agrégée des absences de l’équipe : congés, missions, autorisations de sortie et télétravail approuvé, réunis sur une seule grille. Son usage en préparation de paie est le contrôle de cohérence — vérifier la couverture réelle avant de figer les chiffres.
Cet écran est ouvert aux administrateurs et aux managers — un salarié n’a pas à voir le planning d’absences de ses collègues. Le bouton Exporter produit un fichier calendrier-equipe.csv contenant Type, Employé, Détail, Début et Fin ; le bouton Imprimer sort la grille telle qu’elle est affichée.
Le télétravail n’y apparaît que s’il est approuvé
Choisir le format d’export et imprimer
Chaque état porte ses propres exports. L’écran Droit de Congé est le plus complet : son menu propose Exporter en CSV, Exporter en Excel, Exporter en PDF et Imprimer. Le choix n’est pas cosmétique — il dépend de ce que le destinataire va faire du fichier.
Les autres états sortent par leurs propres boutons : EXPORTER EXCEL et IMPRIMER PDF sur le Registre des Absences et sur le Registre du Cahier de Congés, Exporter PDF sur le Suivi des Retards. Trois exports plus spécifiques méritent d’être connus : EXPORTER LA FICHE COMPLÈTE sur le Cahier de Congé et EXPORTER LA FICHE sur l’État des Absences, qui sortent le volet détail d’un seul enregistrement, et Exporter sur le Calendrier équipe. Les exports de variables de paie proprement dits — Excel et CSV Silae — ne se trouvent pas sur les états : ils sont sur le Pointage du mois, et font l’objet de l’article Exports vers la paie.
Les états ne se rechargent pas quand vous changez un filtre
RECHERCHE après toute modification de filtre, et notamment juste avant de déclencher un export.Quel droit ouvre quel écran : « Rapports et Statistiques » ou « Paie et Rémunération »
Les écrans décrits ici ne dépendent pas tous du même droit, et c’est la première cause d’incompréhension : un utilisateur voit parfaitement les états mais bute sur le Pointage du mois. Ce n’est pas une anomalie, ce sont deux droits distincts.
« Vous n’avez pas le droit de consulter le pointage du mois. » sur un compte qui voit pourtant les états
Rapports et Statistiques et lui manque Paie et Rémunération. Ouvrez l’écran d’administration des droits d’accès et ajoutez le droit manquant. Rappelez-vous que la consultation ne suffit pas pour exporter les variables de paie : le bouton Intégrer exige le niveau modification. Voir Comptes, rôles et droits d’accès par site.Sur le pack Starter, « Préparation Paie » et « Rapports & États » n’existent pas dans le menu
Un manager rattaché à un service est verrouillé sur ce service
Service s’affiche verrouillé avec le libellé Mon service : le manager ne peut pas élargir son périmètre. Sur le Droit de Congé, le scope s’applique automatiquement, sans champ visible. Un manager qui trouve son état « incomplet » ne subit pas un bug : il voit exactement son périmètre. Voir Rôles et périmètre par site.Le pourcentage d’heures du Tableau de bord se compare à une base de 8 h par jour
Taux de présence et les heures prévues du Tableau de bord reposent sur un théorique de 8 h par jour et par salarié présent, indépendamment de votre calendrier société. Une entreprise à 35 h (7 h par jour) voit donc un pourcentage figé autour de 87 % alors que tous ses salariés font leurs heures — et cherche une anomalie qui n’existe pas. N’utilisez pas cet indicateur pour du pilotage fin : le Pointage du mois compare bien au seuil issu du calendrier configuré. Les heures supplémentaires du Tableau de bord, elles, sont correctement calculées.Le taux de présence ne compte que les collaborateurs ayant pointé une entrée le matin
Avant de diffuser un état
0/7Où est passé l’écran « Accompte sur salaire » ?
Préparation Paie se compose aujourd’hui de deux écrans seulement : Pointage du mois et Droit de Congé.Pourquoi les chiffres d’un état diffèrent-ils de ceux du Pointage du mois ?
Jour début / Jour fin paramétrés. Vérifiez ensuite les réglages de fériés et de repos travaillés, qui ne s’appliquent chacun qu’à un seul régime et produisent des écarts sur les mois comportant des jours fériés. Voir Régler le calcul.Un salarié apparaît à zéro sur tout un mois alors qu’il a pointé. Que regarder ?
Poste manquant du Pointage du mois l’isole ; soit le calendrier société n’est pas saisi pour l’année, ou le collaborateur n’est rattaché à aucun type de calendrier existant.