Échanges de créneaux entre collaborateurs

Côté salarié : proposer un échange depuis « Mes échanges »

L’échange de créneaux est un self-service : le collaborateur choisit lui-même le créneau qu’il veut céder et celui qu’il veut prendre, et c’est un manager qui tranche. L’écran Mes échanges est visible des salariés sans activation ni option supplémentaire — il ne dépend d’aucun module optionnel. Il est en revanche masqué aux administrateurs purs ; un manager ou un responsable RH qui est aussi salarié y conserve l’accès pour ses propres créneaux.

Un collaborateur qui exerce aussi une fonction de gestion retrouve la même entrée sous Horaires & Postes, aux côtés de Planning.

Ce que la demande ne fait pas : le planning reste intact

Envoyer une demande d’échange ne modifie pas le planning. Tant que personne n’a validé, les deux collaborateurs restent affectés à leurs créneaux d’origine, et c’est ce planning-là qui fait foi pour le pointage. Le collaborateur qui part au rendez-vous médical en se contentant d’avoir « fait la demande » est en absence non justifiée.

• La permutation n’a lieu qu’au moment où le manager clique `Accepter`, jamais avant.
• À l’envoi, la plateforme ne vérifie que la recevabilité de la demande : même site, deux créneaux publiés et à venir, pas de demande déjà en attente sur le créneau, et pas d’échange avec soi-même (« Impossible d’échanger un créneau avec soi-même. »).
• S’y ajoute un seul contrôle de fond : la plateforme refuse d’emblée si l’échange ferait travailler l’un des deux un jour de congé accepté — inutile de créer une demande vouée à l’échec.
• Les contrôles de durée du travail — repos quotidien, repos hebdomadaire, plafond d’heures — ne sont joués qu’à la décision, pas à la demande.

Côté manager : accepter ou refuser dans la file de validation

L’écran Validation des échanges est la file d’attente des demandes proposées par vos collaborateurs. Le sous-titre indique le volume à traiter (« {n} en attente »). Vous ne voyez que les demandes dont le demandeur est rattaché à l’un de vos sites ; un administrateur voit toutes les demandes de la société.

Échanger directement deux créneaux depuis la grille du planning

Vous n’êtes pas obligé d’attendre qu’un collaborateur propose quelque chose. Depuis la grille du planning, le bouton Échanger permute deux créneaux publiés sans passer par la file de validation. C’est aussi la seule façon d’échanger entre deux sites de votre périmètre — un salarié ne le peut jamais.

La permutation est immédiate (« Créneaux échangés. »), enregistrée au statut « Validé » avec l’étiquette « Échange direct », et les deux salariés reçoivent une notification et un email.

Les contrôles rejoués à chaque validation

Chaque échange déclenche une batterie de contrôles au moment de la décision : repos quotidien, repos hebdomadaire, plafond légal d’heures, plafond contractuel des temps partiels et congés. La couverture, elle, n’est contrôlée que sur un échange direct entre deux sites — une demande salarié se déroulant toujours au sein d’un même site, l’effectif y reste inchangé. Les seuils appliqués sont ceux de l’écran Conformité repos — valeurs légales françaises par défaut, durcissables par un administrateur. Voir Conformité aux durées de repos et journal des dérogations.

Forcer un échange par une dérogation justifiée

Quand un blocage de repos, de plafond légal d’heures ou de couverture apparaît, la fenêtre Dérogation requise vous laisse le dernier mot — mais jamais anonymement. Un simple dépassement du contrat d’un temps partiel s’affiche sous un autre titre, Confirmation requise : le franchissement n’est pas une illégalité en soi, seulement un risque de requalification, et la mécanique de justification reste la même.

• Le Motif de la dérogation (obligatoire) doit être saisi : sans lui, Forcer malgré tout n’aboutit pas.
• La dérogation est journalisée à votre nom dans Conformité repos → Dérogations manager, avec la règle enfreinte, la valeur mesurée face au seuil et votre motif.
• La RH et les administrateurs reçoivent immédiatement l’alerte « ⚖️ Dérogation repos/heures ».
• Le journal conserve les 500 dérogations les plus récentes, les plus récentes d’abord.

Annuler une demande encore en attente

Le collaborateur retrouve dans Mes demandes l’historique des échanges où il est demandeur ou destinataire, avec le statut (En attente / Validé / Refusé / Annulé) et le commentaire du validateur. Le bouton Annuler n’apparaît que sur ses propres demandes encore en attente.