Guide RH et administrateur
Le cycle mensuel complet et les gestes de mise en route à ne pas manquer.
À lire avant
Sommaire de l’article
- La checklist de mise en route, dans l’ordre des dépendances
- Le cycle mensuel : contrôler, traiter les demandes, préparer la paie
- Le cycle annuel : calendrier, jours fériés et règles de congés
- Ouvrir l’accès d’un nouveau manager en deux étapes
- Gérer les entrées et les sorties de collaborateurs
- Surveiller les échéances de contrat
- Piloter l’abonnement et le quota d’effectif
- Contrôler la conformité repos et auditer les actions
La checklist de mise en route, dans l’ordre des dépendances
La mise en route de Concorde Workforce n’est pas une liste de tâches parallèles : chaque étape consomme la précédente. Cette section donne la séquence côté administration et droits ; la chaîne complète du référentiel métier est détaillée dans L’ordre de paramétrage à respecter.
La séquence, du site au solde de congés
Créer la société et ses sites —
Référentiel & Paramètres › Société, puisRéférentiel & Paramètres › SiteLe site est la clé de voûte de tout le modèle de visibilité : c’est le rattachement d’un collaborateur à un site qui détermine qui peut voir son dossier.
Tant que les sites n’existent pas, aucun droit par site ne peut être affecté — donc aucun manager ni Responsable RH ne voit le moindre collaborateur.
Définir la structure organisationnelle —
Référentiel & Paramètres › Structure Org.L’arborescence Direction / Service / Section sert de base au rattachement des collaborateurs et au filtrage des managers par service.
Sans structure, les filtres par périmètre des états restent inexploitables.
Paramétrer les rôles et leur matrice de droits —
Administration › Droit d’accéesChaque page de la barre latérale est rattachée à l’un des 12 modules fonctionnels. C’est le droit
Consultercoché sur le module qui fait apparaître ou disparaître les pages du menu.Quatre rôles sont livrés d’office —
Administrator,ResponsableRH,Manager,Employee— personnalisables mais non supprimables.Créer les comptes utilisateurs et leur attribuer un rôle —
Administration › UtilisateursLe rôle porté par le compte détermine à la fois le menu affiché et les données consultables.
Le nom du rôle a une importance directe : un rôle dont le nom contient « manager » confère automatiquement les privilèges manager.
Affecter les sites à chaque utilisateur non administrateur —
Administration › Droits d’accès par siteUn utilisateur non administrateur ne voit que les données des sites auxquels il est explicitement rattaché. Les administrateurs bénéficient d’un accès global automatique et sont dispensés de cette étape.
C’est l’oubli le plus fréquent en mise en route.
Alimenter les référentiels métier —
Fonction,Qualification,Ville,Natures d’absences,Jours Fériés,RubriqueCes référentiels sont les listes déroulantes obligatoires des fiches collaborateurs et des workflows d’absence. Les jours fériés conditionnent en outre le décompte des congés et le calcul des présences.
Créer les fiches collaborateurs en renseignant impérativement leur site —
Gestion du Personnel › Gestion Des EmployésUn collaborateur dont le site n’est pas renseigné est exclu de tous les filtrages par périmètre.
Paramétrer les classes horaires et les postes de travail —
Horaires & PostesL’écran
Planningne peut pas être alimenté sans classe horaire ni poste de travail.Définir les règles de congés, puis affecter les soldes —
Administration › Règles de congés, puisCongés & Validations › Affectation SoldesLes règles fixent la période de référence, les arrondis et les plafonds d’acquisition. Les soldes initiaux se posent une fois ces règles arrêtées.
Affecter des soldes avant d’avoir fixé les règles produit des compteurs recalculés de façon incohérente avec la période de référence réellement retenue.
Un collaborateur sans site devient invisible pour tous vos managers
Avant d’ouvrir la plateforme à vos utilisateurs
0/8Le cycle mensuel : contrôler, traiter les demandes, préparer la paie
Le cycle mensuel s’appuie sur quatre rubriques du menu de gestion, dans cet ordre : Pointage & Temps pour contrôler la matière, Congés & Validations et Absences & Autorisations pour vider les files d’attente, puis Préparation Paie pour produire les éléments variables.
Le parcours du mois
Ouvrir
Pointage & Temps › Etat Périodiqueet contrôler les heures effectuées par collaborateur sur la périodeC’est le rapport de base du pointage. Il est volontairement disponible sur tous les packs, y compris Starter.
Vider la file
Congés & Validations › Validation CongéChaque demande se traite en vérifiant le solde du collaborateur et la couverture de l’équipe, puis en acceptant ou en refusant.
Vous ne voyez que les demandes des collaborateurs de vos sites.
Traiter
Validation des absencesetValidation TélétravailCes deux files sont réservées aux administrateurs et aux managers.
Un utilisateur portant le rôle
ResponsableRHne voit pas ces entrées — voir l’avertissement plus bas.Traiter
Absences & Autorisations › Validation heures sup.File de validation des heures supplémentaires déclarées par les collaborateurs. Réservée aux administrateurs et aux managers.
Enregistrer les écarts dans
Absences & Autorisations › Absence et SanctionCet écran sert aux absences injustifiées et aux sanctions associées. Il ne dépend que de la matrice de droits, mais reste tributaire de la rubrique
Absences & Autorisationsqui le porte : si le pack n’ouvre pas les autorisations, la rubrique entière disparaît et l’écran avec elle.Produire le récapitulatif dans
Préparation Paie › Pointage du moisC’est le récapitulatif mensuel des pointages, base de l’export vers la paie.
La rubrique
Préparation Paieest entièrement masquée sur le pack Starter.Contrôler les droits acquis dans
Préparation Paie › Droit de CongéÉtat des droits à congés acquis par collaborateur, à relire avant de transmettre les éléments variables.
Le rôle Responsable RH ne donne pas accès aux files de validation d’absence
ResponsableRH a beau avoir toutes les cases cochées sur les modules Demande de Congé et Gestion des Congés, il ne voit ni Validation des absences, ni Validation Télétravail, ni Validation heures sup., ni Validation des échanges, ni Créneaux ouverts, ni Couverture, ni Calendrier équipe, ni Conformité repos, ni Compte Épargne Temps, ni Délégations, ni la rubrique Paiement. Pourquoi c’est déroutant : cocher davantage de cases dans Droit d’accées ne change rien — ces entrées ne dépendent pas de la matrice de droits mais du fait d’être administrateur ou manager. Quoi faire : attribuer le rôle Manager, ou créer un rôle personnalisé dont le nom contient le mot « manager » (par exemple RH Manager).La barre d’onglets ne conserve que quatre pages
Récent de la barre du haut ou la recherche Ctrl+K pour revenir à une page fermée.Déléguez vos validations avant de partir
Congés & Validations › Délégations et désignez l’utilisateur qui reprendra le pouvoir de validation ainsi que la période concernée. Les demandes de l’équipe continuent d’être traitées pendant votre absence. Cette entrée n’est visible que des administrateurs et des managers.Le cycle annuel : calendrier, jours fériés et règles de congés
Trois écrans structurent le passage d’une année sur l’autre. Deux d’entre eux — Calendrier Société et Règles de congés — sont réservés aux administrateurs ; Jours Fériés reste ouvert aux Responsables RH et aux managers.
N’affectez jamais les soldes avant d’avoir arrêté les règles de congés
Affectation Soldes sont recalculés selon la période de référence en vigueur. Pourquoi c’est déroutant : rien n’échoue à la saisie — les compteurs sont simplement incohérents avec la période de référence réellement retenue, et l’écart n’apparaît qu’au premier contrôle avant paie. Quoi faire : figer Administration › Règles de congés en premier, et n’ouvrir Affectation Soldes qu’ensuite. Voir Règles de congés et Soldes CP, RTT et CET.L’écran « Conge Géneral » n’existe pas pour vous
Conge Géneral, alors qu’elle figure dans la grille de son pack. Pourquoi c’est déroutant : le masquage est silencieux. Quoi faire : rien. Le congé général est une notion propre aux régimes hors Europe, sans portée réglementaire en France ni en Belgique ; la plateforme masque volontairement l’entrée pour les sociétés françaises et belges.Deux écrans ont quitté le menu mais restent joignables
Jour Compensation et Pays ne figurent plus dans la barre latérale, mais leurs adresses ouvrent toujours les écrans correspondants. Pourquoi c’est déroutant : un ancien favori continue de fonctionner. Quoi faire : ne les intégrez pas à vos procédures annuelles. Ces retraits sont des décisions de présentation ; les écrans ne sont maintenus que pour les cas d’exception.Ouvrir l’accès d’un nouveau manager en deux étapes
Créer le compte ne suffit pas. Il faut deux gestes distincts, dans deux écrans différents : attribuer le rôle, puis cocher les sites. Le second est celui qu’on oublie.
De la création du compte au premier collaborateur visible
Ouvrez
Administration › Utilisateurset créez le compte du managerAttribuez-lui un rôle dont le nom contient le mot « manager »
Le rôle système
Managerconvient. Un rôle personnalisé fonctionne également, à condition que son nom contienne « manager ».Ouvrez
Administration › Droits d’accès par siteRecherchez le manager dans le champ
Rechercher par nom, prénom, email ou code…Cochez la ou les colonnes correspondant aux sites dont il doit voir les données
Vérifiez que le compteur d’affectations en haut de l’écran a bien augmenté
Sans cette dernière étape, le manager se connecte correctement mais toutes ses listes sont vides.
L’écran `Droits d’accès par site`
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Rechercher par nom, prénom, email ou code…Texte | Filtre la matrice des utilisateurs. Utile au-delà d’une trentaine de comptes. | Marchand |
| Case à cocher par siteobligatoireCase à cocher | Une colonne par site de la société. Cocher rattache l’utilisateur au site et lui ouvre les données des collaborateurs de ce site. | LYE : coché |
| Accès globalMention automatique | Mention automatique affichée en face des administrateurs : ils voient tous les sites sans qu’aucune case ne soit cochée. |
Filtre la matrice des utilisateurs. Utile au-delà d’une trentaine de comptes.
Exemple : Marchand
Une colonne par site de la société. Cocher rattache l’utilisateur au site et lui ouvre les données des collaborateurs de ce site.
Exemple : LYE : coché
Mention automatique affichée en face des administrateurs : ils voient tous les sites sans qu’aucune case ne soit cochée.
* Champ obligatoire.
Ternois Distribution (42 salariés, pack Standard) exploite un siège à Villeurbanne et deux agences, Lyon-Est et Saint-Priest. Sophie Marchand vient d’être nommée responsable de l’agence de Lyon-Est. Elle doit voir les 14 collaborateurs de son agence, et eux seuls.
- Écran
- Administration → Utilisateurs → Nouveau
- Nom
- Marchand
- Prénom
- Sophie
- s.marchand@ternois-distribution.fr
- Rôle
- Manager
- Puis
- Administration → Droits d’accès par site
- Rechercher
- Marchand
- Site LYE (Lyon-Est)
- coché
- Site VIL (Villeurbanne)
- décoché
- Site SPR (Saint-Priest)
- décoché
Résultat
Gestion du Personnel, Congés & Validations, Horaires & Postes, Rapports & États, Préparation Paie, Paiement — mais toutes ses listes sont bornées aux 14 salariés de Lyon-Est. Si la case du site avait été oubliée, Sophie se connecterait correctement et son écran Gestion Des Employés afficherait zéro collaborateur.Un utilisateur sans site coché ne voit rien, et rien ne l’explique
Gestion Des Employés, les indicateurs du tableau de bord et toutes les files de validation sont vides. Aucun message n’apparaît. Pourquoi c’est déroutant : les administrateurs sont dispensés de cette étape (mention Accès global), donc vos tests faits avec un compte administrateur ne révèlent jamais le problème. Quoi faire : Administration › Droits d’accès par site, rechercher l’utilisateur, cocher au moins un site. Voir Comptes, rôles et droits par site.Le nom du rôle confère des privilèges à lui seul
Manager Adjoint ou Manager de proximité donne accès aux écrans de validation même si sa matrice de droits est très restreinte. À l’inverse, Responsable d’équipe ou Chef de service n’y donne pas accès, quelle que soit sa matrice. Pourquoi c’est déroutant : rien dans l’écran Droit d’accées ne signale que le libellé du rôle est lui-même porteur de droits. Quoi faire : choisissez les noms de rôles en connaissance de cause — inclure « manager » pour conférer les privilèges de validation, l’éviter dans le cas contraire. Relisez les rôles personnalisés existants dans Administration › Droit d’accées avant d’en créer de nouveaux.L’écran `Droit d’accées`
Réservé aux administrateurs. C’est cet écran qui pilote ce que chaque profil voit dans la barre latérale.
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| ModuleobligatoireListe | Un des 12 domaines : Absences et Sanctions, Pointage et Temps, Gestion Employés, Contrats et Avenants, Paie et Rémunération, Note de Frais, Demande de Congé, Gestion des Congés, Données de Base, Paramètres de Temps, Rapports et Statistiques, Administration. | |
| Consulter / Ajouter / Modifier / SupprimerobligatoireCases à cocher | Les 4 droits cochables par module. Décocher `Consulter` fait disparaître les pages du module de la barre latérale de tous les porteurs du rôle. |
Un des 12 domaines : Absences et Sanctions, Pointage et Temps, Gestion Employés, Contrats et Avenants, Paie et Rémunération, Note de Frais, Demande de Congé, Gestion des Congés, Données de Base, Paramètres de Temps, Rapports et Statistiques, Administration.
Les 4 droits cochables par module. Décocher `Consulter` fait disparaître les pages du module de la barre latérale de tous les porteurs du rôle.
* Champ obligatoire.
Gérer les entrées et les sorties de collaborateurs
Les dossiers collaborateurs vivent dans la rubrique Gestion du Personnel, ouverte aux administrateurs, aux Responsables RH et aux managers. Un manager n’y voit que les salariés de ses sites.
À l’entrée d’un collaborateur
Créez la fiche depuis
Gestion du Personnel › Gestion Des EmployésRenseignez impérativement le site : c’est lui qui décide quels managers et quels Responsables RH verront ce dossier.
Complétez le rattachement Direction / Service / Section
C’est la base du filtrage des managers par service et des filtres par périmètre des états.
Créez le contrat depuis
Gestion du Personnel › Gestion Des ContratsLes modèles utilisés à la génération se règlent dans
Administration › Modèles de Contrats, réservé aux administrateurs.Si le collaborateur doit se connecter, créez son compte dans
Administration › UtilisateursUne fiche salarié et un compte utilisateur sont deux objets distincts.
Faites signer les documents à distance sans changer de pack
Gestion du Personnel : Demandes de signature et Coffre-fort. Le coffre-fort s’active automatiquement en cascade, car un document signé doit être stocké quelque part. Les modules optionnels ne retirent jamais une fonctionnalité du pack : ils ne font qu’en ajouter. Voir Coffre-fort et signature électronique.Surveiller les échéances de contrat
Deux points d’entrée mènent au renouvellement : l’indicateur d’échéance du tableau de bord, et l’état dédié. Le renouvellement lui-même se fait par le bouton Renouveler de chaque ligne de Gestion Des Contrats.
Anticiper les fins de CDD
Ouvrez
Rapports & États › Echéance de ContratLa liste des contrats arrivant à échéance, pour anticiper renouvellements et fins de CDD.
La rubrique
Rapports & Étatsest entièrement masquée sur le pack Starter.Ou partez de l’indicateur d’échéance de contrat du
Tableau de bordLe tableau de bord affiche les indicateurs clés — présences du jour, demandes en attente, échéances de contrat. C’est la seule page visible par absolument tous les profils.
Depuis
Gestion du Personnel › Gestion Des Contrats, cliquez surRenouvelersur la ligne concernée
En pack Starter, l’état des échéances n’existe pas
Rapports & États est entièrement absente de la barre latérale sur Starter. Pourquoi c’est déroutant : la gestion des contrats, elle, est bien incluse dès Starter — vous renouvelez donc sans disposer de l’état qui vous prévient. Quoi faire : appuyez-vous sur l’indicateur d’échéance du Tableau de bord, disponible sur tous les packs, ou passez au pack Standard. Voir Packs et modules optionnels.Piloter l’abonnement et le quota d’effectif
La rubrique Paiement regroupe l’abonnement, les services et les factures. Elle n’est visible que des administrateurs et des managers.
Boulangerie Vasseur (9 salariés, pack Starter) et Ternois Distribution (42 salariés, pack Standard) utilisent la même plateforme. L’administrateur de la boulangerie ne trouve ni Préparation Paie ni Rapports & États et s’en inquiète.
- Vasseur — pack
- Starter, 99 €/mois (69 €/mois en annuel), 10 salariés inclus
- Vasseur — effectif
- 9 salariés, soit aucun salarié supplémentaire facturé
- Ternois — pack
- Standard, 219 €/mois (119 €/mois en annuel), 25 salariés inclus
- Ternois — effectif
- 42 salariés, soit 17 salariés supplémentaires à 6,90 €
Résultat
Préparation Paie et Rapports & États sont entièrement absentes de la barre latérale, ainsi que Liste Pointeuses, Notes de Frais, Allaitement, Missions et Coffre-fort. La boulangerie conserve le pointage web, l’Etat Périodique — volontairement maintenu sur Starter comme rapport de base —, la gestion des congés et des autorisations, et la gestion des contrats. Sur Standard, les deux rubriques apparaissent, mais Journaux d’audit et Rétention RGPD restent réservés au Premium.Une adresse de page non incluse dans le pack renvoie vers la page commerciale
Sortie Génerale et se retrouve sur la page de montée en gamme. Pourquoi c’est déroutant : le lien semble cassé. Quoi faire : c’est volontaire — l’accès direct par adresse à un module non souscrit est refusé au même titre que son masquage dans le menu. Vérifiez le pack souscrit dans Paiement › Abonnement, ou souscrivez le module concerné.Sur connexion instable, des rubriques payantes disparaissent brièvement
Le Responsable RH n’a pas accès à la rubrique Paiement
Paiement n’est visible que des administrateurs et des managers. Pourquoi c’est déroutant : un Responsable RH pilote souvent le budget SIRH. Quoi faire : lui attribuer un rôle contenant le mot « manager » s’il doit consulter l’abonnement et les factures.Contrôler la conformité repos et auditer les actions
La conformité aux durées de repos se contrôle à deux moments : en amont, automatiquement, quand vous validez un échange de créneau ; a posteriori, dans un état dédié, reconstruit depuis les pointages réels.
Produire l’état de conformité
Ouvrez la rubrique
Rapports & ÉtatsCliquez sur
Conformité reposSélectionnez la période et le périmètre
Analysez les écarts au repos quotidien de 11h et au repos hebdomadaire de 35h
L’état est reconstruit depuis les pointages réels et se réfère aux articles L3131-1 et L3132-2.
Nécessite le pack Standard ou Premium — indisponible sur Starter — et un profil administrateur ou manager. Le contrôle est borné au site.
Le contrôle préventif est automatique sur les échanges de créneaux
Horaires & Postes › Validation des échanges, la plateforme vérifie d’elle-même le repos quotidien de 11h, le repos hebdomadaire de 35h et le plafond de 48h hebdomadaires avant d’autoriser l’échange. Le planning est mis à jour pour les deux collaborateurs sans risque de créer une infraction à la durée du travail. Le module Planning est disponible sur tous les packs. Voir Conformité repos et dérogations.Sans consentement du salarié, aucune position GPS n’est enregistrée
Suivi positions reste vide pour les collaborateurs qui n’ont pas donné leur consentement RGPD au suivi. Pourquoi c’est déroutant : le module est souscrit et l’écran s’ouvre normalement — on conclut à une panne. Quoi faire : c’est une garantie de conformité, pas un défaut. Le consentement se donne côté salarié ; sans lui, aucune position n’est captée, et aucun réglage administrateur ne contourne ce refus. Voir Pointage géolocalisé et Rétention RGPD.Je suis DRH et je ne trouve pas de formulaire pour poser mes propres congés. Où est-il ?
Salarié : la barre latérale se réduit à Tableau de bord et Mon Espace, et vous retrouvez Demande De Conge. Cliquez sur Gestion pour revenir. La bascule est purement visuelle : elle masque des modules mais n’en débloque jamais, et le choix est oublié à la déconnexion.Le sélecteur « Gestion / Salarié » ne s’affiche pas alors que j’ai bien une fiche salarié.
ResponsableRH. Un rôle personnalisé nommé Chef de service ne suffit pas : renommez-le pour y inclure « manager », ou basculez l’utilisateur sur un rôle système.Pourquoi un administrateur ne voit-il pas « Demande d’absence », « Demande de Télétravail » ni « Demande h.supp » ?
Salarié pour les retrouver dans Mon Espace.L’adresse affichée ne comporte pas « /dashboard ». Suis-je sur la bonne page ?
Planning, l’adresse affichée devient /planning et non /dashboard/planning : la plateforme raccourcit automatiquement l’adresse pour la lisibilité. Les deux formes fonctionnent et les favoris restent valides.Comment retrouver une page sans parcourir tout le menu ?
Ctrl+K (Cmd+K sur Mac), ou cliquez sur la zone Rechercher une page... de la barre du haut. Saisissez quelques lettres du nom de la page, d’un collaborateur ou d’une demande en attente, puis naviguez au clavier et validez.