Structure organisationnelle : direction, service, section
Construisez l’organigramme qui sert de périmètre aux managers et de maille à l’effectif minimum.
À lire avant
Sommaire de l’article
- Créer une direction, un service ou une section
- Pourquoi le service est le niveau qui compte vraiment
- Ce que le service conditionne en aval
- Ce qu’un manager ne peut pas faire sur cet écran
- Alimenter les référentiels métier : Fonction, Qualification, Ville
- Créer un référentiel à la volée depuis la fiche salarié
- Vérifier votre organigramme avant de créer les collaborateurs
Créer une direction, un service ou une section
Les trois niveaux de l’organigramme — Direction, Service, Section — se saisissent sur un seul et même écran. Un collaborateur peut être rattaché aux trois. Un seul champ est réellement obligatoire, le Libellé : le Code est calculé par la plateforme et vous n’avez jamais à y toucher.
Créer une unité
Ouvrez
Référentiel & Paramètres › Structure Org.L’écran s’intitule
Structure Organisationnelle, sous le surtitreAdministration Centrale. Trois compteurs vous accueillent :Total Directions,Total Services,Total Sections.Cliquez sur
Ajouter une Unité, puis choisissezDirection,ServiceouSectionLe bouton ouvre un menu à trois entrées. C’est ce choix, et lui seul, qui détermine la nature de l’unité créée — il n’y a pas de champ « type » dans le formulaire.
Créez vos directions en premier, puis les services, puis les sections : c’est l’ordre de lecture de votre organigramme.
Ne touchez pas au champ
CodeIl porte la mention
(auto-généré)et afficheAutoen attendant sa valeur. La plateforme attribue un numéro séquentiel à l’ouverture du formulaire, pour les trois types d’unité. Le champ est en lecture seule.Saisissez le
LibelléC’est le seul champ réellement obligatoire : sans lui, l’enregistrement est refusé avec « Libellé obligatoire. ». C’est aussi le seul nom que vos utilisateurs verront jamais — soignez-le.
Complétez
LocalisationetEmailDeux informations purement descriptives, utiles pour retrouver une unité dans une organisation multi-sites.
Sur une direction uniquement, renseignez
ResponsableCe champ n’existe pas sur les services ni sur les sections. Une fois rempli, il s’affiche dans la liste sous le libellé, précédé de la mention
Resp:.Cliquez sur
EnregistrerLe message « Unité ajoutée. » confirme la création, et la ligne apparaît immédiatement dans le tableau.
Les champs du formulaire d’unité
Le formulaire s’adapte au type choisi : Responsable n’apparaît que sur une direction.
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| CodeLecture seule | Attribué automatiquement par la plateforme, en numérotation séquentielle. Vous ne le saisissez ni à la création, ni en modification. Mention affichée : (auto-généré). | Auto |
| LibelléobligatoireTexte — 30 caractères max | Nom de l’unité, tel qu’il apparaîtra dans la fiche des collaborateurs — et, pour un service, dans les filtres des états et du pointage. Seul champ obligatoire : « Libellé obligatoire. » | Direction Administrative et Financière |
| LocalisationTexte — 100 caractères sur une direction, 60 sur un service ou une section | Texte libre décrivant où se trouve l’unité. Purement informatif : aucun calcul ne s’en sert, et ce n’est pas le site du collaborateur. | Siège Lyon |
| EmailAdresse e-mail — 30 caractères sur une direction, 256 sur un service ou une section | Adresse de contact de l’unité, affichée dans la colonne Contact Email du tableau. | compta@ateliers-berthier.fr |
| ResponsableTexte libre — direction uniquement | Nom du responsable de la direction, saisi à la main. Ce n’est pas un rattachement à un compte utilisateur et cela ne confère aucun droit : les droits se règlent dans Comptes, rôles et droits d’accès par site. | Jean Dupont |
Attribué automatiquement par la plateforme, en numérotation séquentielle. Vous ne le saisissez ni à la création, ni en modification. Mention affichée : (auto-généré).
Exemple : Auto
Nom de l’unité, tel qu’il apparaîtra dans la fiche des collaborateurs — et, pour un service, dans les filtres des états et du pointage. Seul champ obligatoire : « Libellé obligatoire. »
Exemple : Direction Administrative et Financière
Texte libre décrivant où se trouve l’unité. Purement informatif : aucun calcul ne s’en sert, et ce n’est pas le site du collaborateur.
Exemple : Siège Lyon
Adresse de contact de l’unité, affichée dans la colonne Contact Email du tableau.
Exemple : compta@ateliers-berthier.fr
Nom du responsable de la direction, saisi à la main. Ce n’est pas un rattachement à un compte utilisateur et cela ne confère aucun droit : les droits se règlent dans Comptes, rôles et droits d’accès par site.
Exemple : Jean Dupont
* Champ obligatoire.
Cette PME veut déléguer la validation des congés à ses chefs de service et poser des seuils d’effectif sur son atelier. Elle découpe donc son organisation en deux directions, quatre services et une section. Le champ Code reste sur Auto dans les sept cas.
- Direction 1
- Direction Générale — Siège Lyon — dg@ateliers-berthier.fr
- Direction 2
- Direction Administrative et Financière — Siège Lyon
- Service 1
- Comptabilité — Siège Lyon — compta@ateliers-berthier.fr
- Service 2
- Ressources Humaines — Siège Lyon
- Service 3
- Production — Atelier Vénissieux
- Service 4
- Commercial — Agence Villeurbanne
- Section 1
- Fournisseurs — Siège Lyon
Résultat
Total Directions 02, Total Services 04 et Total Sections 01 (ils sont toujours écrits sur deux chiffres), avec la mention « 7 unités au total ». Les codes ont été attribués tout seuls. Les quatre services deviennent immédiatement disponibles dans le menu Service de la fiche de chaque collaborateur, et dans le tableau Surcharges par service de l’écran Règles de congés.Pour retrouver une unité dans une liste qui s’allonge, utilisez les pastilles Tous, Directions, Services, Sections, ou ouvrez Filtres Avancés pour chercher par code, libellé, localisation ou e-mail. Le bouton Exporter le Ledger produit un classeur Excel de ce que vous voyez à l’écran — il respecte le filtre et la recherche en cours, et reprend les colonnes Code, Libellé de l’Unité, Type, Localisation et Contact Email.
Reprenez un organigramme existant par Excel plutôt qu’à la main
Importer Directions (Excel), Importer Services (Excel) et Importer Sections (Excel). Chacun reconnaît des en-têtes français explicites et vous propose un modèle de fichier à télécharger — le plus sûr est de partir de ce modèle. Les colonnes attendues diffèrent selon le niveau : Code direction, Libellé direction, Localisation, Email, Responsable pour les directions ; Libellé service, Localisation, Email, Service externe pour les services ; Code section, Libellé section, Type, Email, Localisation pour les sections. Sur une organisation de plusieurs dizaines d’unités, c’est l’écart entre dix minutes et une demi-journée.Les codes ne sont jamais recyclés après une suppression
0003, vous en recréez un dans la foulée, et il reçoit le code 0005 — pas 0003. Ce trou dans la numérotation est normal et voulu : réattribuer un code libéré à une autre unité fausserait tout l’historique rattaché à l’ancienne. Ne cherchez pas à reboucher les trous. Le code est un identifiant interne ; pour vos utilisateurs, seul le Libellé existe.Pourquoi le service est le niveau qui compte vraiment
Les trois niveaux se saisissent de la même façon, mais ils ne pèsent pas le même poids. La direction et la section décrivent ; le service décide. Si vous ne deviez remplir qu’un seul des trois, ce serait celui-là.
La structure est facultative — jusqu’au jour où elle ne l’est plus
Ce que le service conditionne en aval
Créer un service ne remplit pas une case dans un organigramme décoratif : cela ouvre quatre mécanismes ailleurs dans la plateforme.
- Le menu `Service` de la fiche du collaborateur. Tant qu’aucun service n’existe, le rattachement ne peut pas se faire — voir Créer un collaborateur et ouvrir son accès.
- Le tableau `Surcharges par service` de l’écran `Règles de congés`. Sans service, ce tableau affiche « Aucun service. » et vous ne pouvez poser qu’un seuil global. Voir Régler les règles de congés.
- Le périmètre du manager. Un manager est cloisonné sur son service : c’est ce rattachement qui détermine ce qu’il voit et ce qu’il peut faire. Voir Rôles, droits et périmètre par site.
- Les filtres de recherche des états et du pointage. Le service est l’un des axes de filtrage proposés, aux côtés du site, du collaborateur et de la période.
Ateliers Berthier ne peut pas se permettre d’avoir moins de 4 opérateurs présents à l’atelier, ni moins d’une personne en comptabilité pendant les périodes de clôture. Le reste de l’entreprise n’a aucune contrainte. Les quatre services ayant été créés, les seuils se posent dans Administration › Règles de congés.
- Seuil par défaut (toute la société)
- laissé vide = règle désactivée
- Production
- Seuil minimum : 4
- Comptabilité
- Seuil minimum : 1
- Commercial
- vide → hérite du défaut
- Ressources Humaines
- 0 → règle explicitement désactivée
Résultat
Surcharges par service affiche alors « Aucun service. » et vous ne pouvez régler qu’un seuil global.Le seuil d’effectif ne se règle pas sur cet écran
Structure Org. ne comporte aucun champ d’effectif minimum. Ce seuil vit dans Administration › Règles de congés, dans le tableau Surcharges par service. Les services doivent donc exister avant que vous puissiez y poser leurs seuils.Ce qu’un manager ne peut pas faire sur cet écran
Un administrateur ou un responsable RH voit et modifie l’ensemble de l’organigramme. Un manager, lui, se heurte à une limite qu’il faut connaître avant de recevoir le ticket.
Un manager ne peut créer aucun service — mais le bouton reste visible
Données de Base : le refus n’arrive qu’au moment d’enregistrer. Le comportement est voulu — la création de services est réservée aux administrateurs et aux responsables RH. Si un manager a besoin d’un nouveau service, il doit passer par un administrateur.Le cloisonnement du manager porte sur les menus, pas sur cet écran
Structure Org. : cet écran liste l’organigramme complet pour tout le monde. Le cloisonnement joue ailleurs, là où il compte — partout où un menu Service est proposé (fiche du collaborateur, Pointage du mois, états périodiques, création de comptes), un manager ne se voit proposer que le sien. Sur la fiche d’un collaborateur, le champ est même figé en lecture seule sur son service. Voir Rôles, droits et périmètre par site.Au-delà de ce cloisonnement, l’accès à l’écran dépend des droits accordés sur le module Données de Base, dans les quatre déclinaisons habituelles : consulter, ajouter, modifier, supprimer. Sans le droit de consultation, l’écran ne s’ouvre pas du tout et affiche « Vous n’avez pas le droit de consulter la structure organisationnelle. ». Sans le droit d’ajout, le bouton Ajouter une Unité et les trois boutons d’import Excel disparaissent. Chaque icône d’action suit son droit : sans modification, l’icône Modifier disparaît de la ligne ; sans suppression, l’icône Supprimer ; et quand aucun des deux n’est accordé, la colonne Actions n’affiche plus qu’un tiret.
Puis-je changer le code d’un service après coup ?
Code est en lecture seule à la création comme en modification : il n’est jamais saisi à la main. C’est sans conséquence — vos utilisateurs ne voient que le Libellé, et celui-ci reste modifiable à tout moment via l’icône Modifier de la ligne.Comment renommer une unité sans casser les rattachements existants ?
Libellé, puis cliquez sur Mettre à jour — message « Unité mise à jour. ». Le code ne bouge pas, donc les collaborateurs rattachés le restent. Renommer est toujours préférable à supprimer puis recréer.Faut-il vraiment créer des directions et des sections ?
Un responsable RH est-il limité comme un manager ?
Données de Base.Alimenter les référentiels métier : Fonction, Qualification, Ville
Trois listes complémentaires alimentent la fiche du collaborateur. Elles ne pilotent aucun calcul — ce sont des vocabulaires que vous imposez à la saisie pour éviter que chacun écrive « Compta », « Comptable » ou « Comptabilité » à sa façon. Chacune a son écran dédié, et toutes suivent la même logique que la structure : code auto-généré, libellé obligatoire.
L’écran Fonction en détail
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| CodeLecture seule | Attribué automatiquement, jamais saisi. | |
| LibelléobligatoireTexte | Nom du métier, tel qu’il apparaîtra dans le menu Fonction de la fiche du collaborateur. | Directeur |
| TypeListe — `Administration`, `Technique`, `Opérationnel` | Catégorie de la fonction. Réglage propre à ce référentiel : il ne se confond pas avec la catégorie de personnel utilisée par le calcul des heures supplémentaires. |
Attribué automatiquement, jamais saisi.
Nom du métier, tel qu’il apparaîtra dans le menu Fonction de la fiche du collaborateur.
Exemple : Directeur
Catégorie de la fonction. Réglage propre à ce référentiel : il ne se confond pas avec la catégorie de personnel utilisée par le calcul des heures supplémentaires.
* Champ obligatoire.
Ne saisissez pas vos villes à la main
Importer villes {pays} charge le référentiel des villes du pays souscrit par votre entreprise. La confirmation annonce la couleur — « Importer les villes de France ? Les villes déjà présentes seront sautées. » — et le résultat s’affiche sous la forme « n villes importées (n déjà présentes) ». L’import est relançable sans risque : les villes déjà connues sont ignorées, jamais dupliquées. L’écran Fonction propose de la même façon un Importer Excel pour reprendre un référentiel existant.Créer un référentiel à la volée depuis la fiche salarié
Vous n’êtes pas obligé de tout préparer à l’avance. Dans la fiche d’un collaborateur, plusieurs menus acceptent la saisie libre : tapez un libellé qui n’existe pas encore, et l’option `Créer « … »` apparaît en bas de la liste. Un clic, et l’entrée est créée puis sélectionnée dans la foulée, sans quitter la fiche.
Ce raccourci est disponible sur les menus Ville, Fonction, Qualification, Direction, Section, Service, Site et Classe Horaire de la fiche.
- Quand c’est acceptable : une fonction ou une qualification isolée, découverte en cours de saisie, sur un référentiel que personne d’autre n’alimente en parallèle. Vous corrigez une omission sans casser votre élan.
- Quand ça ne l’est pas : la reprise initiale de votre effectif, une saisie à plusieurs mains, ou tout ce qui touche aux services. Passez alors par les écrans dédiés, ou par les imports Excel.
La création à la volée ne compare que les libellés exacts — et fabrique des doublons en silence
Créer « … » s’ajoute au bas de la liste dès que votre saisie ne correspond pas exactement à une entrée existante — même si des entrées y ressemblent. Vous tapez Compta alors que Comptabilité existe : Comptabilité reste bien proposée juste au-dessus, mais l’option Créer « Compta » s’affiche en dessous, en bleu, et un clic de trop suffit. Vous obtenez alors deux services distincts, chacun avec son propre code — et rien ne vous alerte, car seul le code doit être unique, et il est généré automatiquement : deux libellés voisins ne se voient jamais refuser. Conséquence : votre effectif se scinde en deux, vos seuils d’effectif minimum ne portent que sur la moitié de l’équipe, et vos états sortent deux lignes là où vous en attendiez une. Avant de valider une création, lisez toujours les entrées proposées au-dessus de l’option Créer « … ».Une unité créée à la volée n’a qu’un libellé
Localisation, Email et Responsable restent vides, sans que rien ne le signale. L’unité fonctionne — elle est sélectionnable, les rattachements tiennent — mais votre organigramme se retrouve à moitié documenté. Repassez par `Référentiel & Paramètres › Structure Org.` pour compléter la fiche dès que vous avez créé une direction, un service ou une section de cette manière.Dernière précision utile : la restriction sur les managers s’applique aussi par ce chemin. Sur la fiche d’un collaborateur ouverte par un manager, le champ Service n’est même pas un menu : il affiche son propre service en lecture seule, avec la mention « Votre service (affecté automatiquement) ». Et si la création partait malgré tout, elle serait refusée : le contrôle est fait par la plateforme, pas par l’écran.
Vérifier votre organigramme avant de créer les collaborateurs
La fiche du collaborateur consomme la structure. Cinq minutes de vérification ici vous épargnent la réouverture de chaque fiche plus tard.
Avant de passer aux postes de travail et aux collaborateurs
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