Manager9 min de lecture

Guide du manager

La routine hebdomadaire d’un responsable d’équipe, de la validation au planning.

À lire avant

Ce que fait la plateforme

Sommaire de l’article

Le matin : lire le tableau de bord et repérer les journées incomplètes
Valider congés, absences, télétravail, heures sup, frais et missions
Construire et publier le planning de la semaine
Arbitrer un échange de créneau et publier un créneau à pourvoir
Surveiller la couverture de vos créneaux
Déléguer vos validations avant votre propre départ en congé
Basculer entre la vue Gestion et votre propre vue Salarié
Ce qu’un manager ne verra jamais dans son menu
Votre semaine type, à cocher

Le matin : lire le tableau de bord et repérer les journées incomplètes

Le Tableau de bord est la page d’accueil après connexion, et la seule que voient absolument tous les profils, salariés compris. C’est votre point de départ quotidien : il affiche les indicateurs clés — présences du jour, demandes en attente, échéances de contrat. Tout ce qui y figure est déjà borné à votre périmètre : vous ne voyez que les collaborateurs des sites qui vous ont été ouverts.

Tableau de bord

Pour vérifier les heures réellement effectuées, ouvrez Etat Périodique : c’est le rapport de base du pointage, qui liste les heures effectuées par collaborateur sur une période. Il est volontairement disponible sur tous les packs, y compris Starter, contrairement à la rubrique Rapports & États.

Votre passage du matin, en trois écrans

Ouvrez le Tableau de bord
Relevez les présences du jour, le nombre de demandes en attente et les échéances de contrat à venir.
Les indicateurs sont vides tant qu’aucun site ne vous est rattaché — voir l’encadré ci-dessous.
Ouvrez Pointage & Temps › Etat Périodique
Sélectionnez la période et votre périmètre pour contrôler les heures effectuées par collaborateur.
La correction d’un oubli de badgeage est détaillée dans Contrôler et corriger les pointages.
Ouvrez Congés & Validations pour traiter la file du jour
C’est la rubrique qui centralise tout ce sur quoi vous devez agir.

Des listes vides ne veulent pas dire « rien à traiter »

Un manager fraîchement créé se connecte correctement et la barre latérale s’affiche complètement, mais Gestion Des Employés, les indicateurs du tableau de bord et toutes les files de validation reviennent vides, sans aucun message d’erreur. La cause est presque toujours la même : aucun site n’a été coché pour votre compte dans Administration › Droits d’accès par site. Les administrateurs en sont dispensés (mention Accès global), c’est pourquoi le problème passe inaperçu lors des tests. Demandez à votre administrateur de cocher au moins un site — voir Comptes, rôles et droits d’accès par site.

Un collaborateur sans site est invisible pour vous, mais pas pour l’administrateur

Un salarié dont la fiche ne porte pas de site n’apparaît dans aucune de vos listes, aucun état, aucune file de validation — alors que l’administrateur le voit normalement. Vous êtes prêt à jurer qu’il n’existe pas ; il existe. Le filtrage par périmètre s’appuie exclusivement sur le site de la fiche. Faites renseigner le site du collaborateur avant toute autre investigation.

Ternois Distribution — l’agence de Lyon-Est, 14 collaborateursExemple

Ternois Distribution est une PME de 42 salariés au pack Standard, avec un siège à Villeurbanne et deux agences, Lyon-Est et Saint-Priest. Sophie Marchand vient d’être nommée responsable de l’agence de Lyon-Est. Elle doit voir les 14 collaborateurs de son agence, et eux seuls.

Rôle attribué: Manager
Email: s.marchand@ternois-distribution.fr
Site LYE (Lyon-Est): coché
Site VIL (Villeurbanne): décoché
Site SPR (Saint-Priest): décoché

Résultat

À sa première connexion, Sophie voit la barre latérale complète de gestion — Gestion du Personnel, Congés & Validations, Horaires & Postes, Rapports & États, Préparation Paie, Paiement — mais toutes ses listes sont bornées aux 14 salariés de Lyon-Est. Si la case du site avait été oubliée, Sophie se connecterait correctement et son écran Gestion Des Employés afficherait zéro collaborateur, sans le moindre message.

Ctrl+K va plus vite que le menu

Appuyez sur Ctrl+K (ou Cmd+K sur Mac), ou cliquez sur la zone Rechercher une page... de la barre du haut. Saisissez quelques lettres du nom d’une page, d’un collaborateur ou d’une demande en attente, naviguez au clavier et validez.

Valider congés, absences, télétravail, heures sup, frais et missions

Vos files de validation sont réparties dans deux rubriques : Congés & Validations pour tout ce qui touche aux congés et aux aménagements, Absences & Autorisations pour les sorties et les heures supplémentaires. Le déclencheur est toujours le même : le salarié dépose sa demande depuis Mon Espace, vous recevez la notification dans le centre de notifications de la barre du haut.

Congés & ValidationsValidation Congé

Traiter une demande de congé

Le salarié ouvre Mon Espace › Demande De Conge et soumet sa demande
C’est exactement le même écran que votre Validation Congé : il change simplement de libellé selon le profil.
Vous recevez la notification dans le centre de notifications de la barre du haut
Ouvrez Congés & Validations › Validation Congé
La file ne contient que les demandes des collaborateurs de vos sites.
Consultez la demande, vérifiez le solde du collaborateur et la couverture de l’équipe
Le détail des compteurs est expliqué dans Comprendre les soldes : CP, RTT et CET.
Acceptez ou refusez
Le solde du collaborateur est mis à jour et la demande disparaît de la file d’attente.

Ce que vous validez	Où	Condition
Congés payés	`Congés & Validations` › `Validation Congé`	Gestion des congés incluse au pack
Absences (maladie, événement familial…)	`Congés & Validations` › `Validation des absences`	Réservé aux administrateurs et managers
Télétravail	`Congés & Validations` › `Validation Télétravail`	Réservé aux administrateurs et managers
Heures supplémentaires	`Absences & Autorisations` › `Validation heures sup.`	Réservé aux administrateurs et managers
Autorisations de sortie	`Absences & Autorisations` › `Validation Autorisation`	Gestion des autorisations incluse au pack
Notes de frais	`Congés & Validations` › `Notes de Frais`	Module Notes de frais souscrit
Missions et déplacements	`Gestion du Personnel` › `Missions`	Module Missions souscrit
Échanges de créneaux	`Horaires & Postes` › `Validation des échanges`	Réservé aux administrateurs et managers

Les entrées absentes de votre barre latérale ne sont pas un bug : elles dépendent du pack souscrit et de votre profil.

Deux écrans complètent la panoplie : Titre De Conge, qui édite le document remis au salarié pour attester de son congé, et Absence et Sanction, qui enregistre les absences injustifiées et les sanctions associées. Voir Demander et valider un congé et Absences avec justificatif et scan IA.

Vos collègues Responsables RH ne voient pas les mêmes files que vous

Un utilisateur portant le rôle ResponsableRH peut disposer de tous les droits cochés sur les modules Demande de Congé et Gestion des Congés et ne voir malgré tout ni Validation des absences, ni Validation Télétravail, ni Validation heures sup., ni Validation des échanges, ni Compte Épargne Temps, ni Délégations. C’est déroutant parce que la matrice de droits semble complète — mais ces écrans ne dépendent pas d’elle : ils dépendent du fait d’être administrateur ou manager. Si vous comptiez sur un RH pour absorber vos validations, il faut lui attribuer un rôle de manager, pas cocher davantage de cases.

Construire et publier le planning de la semaine

Le Planning est l’écran d’affectation des équipes. Il est accessible sans condition de pack : même en Starter, vous construisez et publiez vos semaines. En revanche, il consomme des données que vous ne créez pas vous-même.

Horaires & PostesPlanning

Les postes et les classes horaires ne sont pas à votre main

Poste de Travail et Classe Horaire sont réservés aux administrateurs. Tant qu’aucun poste de travail ni aucune classe horaire n’existe, l’écran Planning ne peut pas être alimenté : vous n’avez rien à affecter dans vos cases. Faites poser ce socle par votre administrateur avant votre première semaine — voir Poste de travail : le modèle de journée et Classe horaire : placer les postes dans le temps.

La marche à suivre complète, du brouillon à la publication, est détaillée dans Construire et publier un planning. Retenez le principe : tant que la semaine n’est pas publiée, elle n’existe pas pour vos collaborateurs.

Arbitrer un échange de créneau et publier un créneau à pourvoir

Ce sont les deux mécanismes qui vous évitent la ronde d’appels téléphoniques du vendredi soir. Ils sont disponibles sur tous les packs, et tous deux réservés aux administrateurs et aux managers côté décision.

Horaires & PostesValidation des échanges

Arbitrer un échange proposé entre deux collaborateurs

Le salarié ouvre Mes échanges
L’entrée se trouve dans Mon Espace côté salarié, et dans Horaires & Postes côté gestion.
Il consulte les créneaux de ses collègues et propose un échange
Ouvrez Horaires & Postes › Validation des échanges
Acceptez ou refusez
Avant d’autoriser l’échange, la plateforme vérifie automatiquement le repos quotidien de 11 h, le repos hebdomadaire de 35 h et le plafond de 48 h hebdomadaires.
Le planning est mis à jour pour les deux collaborateurs, sans risque de créer une infraction à la durée du travail.

Horaires & PostesCréneaux ouverts

Publier un créneau à pourvoir et le faire prendre

Ouvrez Horaires & Postes › Créneaux ouverts
Publiez le créneau non couvert
Les salariés du site reçoivent une notification « positionnez-vous »
Le salarié ouvre Créneaux à pourvoir depuis Mon Espace et se positionne
Le créneau est attribué au premier arrivé, ou soumis à votre validation
Selon le paramétrage retenu à la création du créneau.
Détail des deux modes dans Créneaux à pourvoir.

Voir aussi Échanges de créneaux entre collaborateurs pour l’échange direct depuis la grille et les dérogations tracées.

Surveiller la couverture de vos créneaux

L’écran Couverture sert à définir l’effectif minimum par créneau et à être alerté en cas de sous-effectif. Il est réservé aux administrateurs et aux managers, et disponible sur tous les packs. Posez vos règles en amont : c’est ce qui vous permet de repérer les trous avant qu’ils ne deviennent des heures supplémentaires improvisées.

Horaires & PostesCouverture

Un trou détecté se comble par un créneau à pourvoir publié depuis Créneaux ouverts. Le paramétrage détaillé des règles est traité dans Exigences de couverture et alertes de sous-effectif.

Pour le contrôle a posteriori, l’écran Conformité repos de la rubrique Rapports & États reconstruit les écarts au repos quotidien (11 h, article L3131-1) et hebdomadaire (35 h, article L3132-2) depuis les pointages réels, sur une période et un périmètre que vous choisissez. Il est réservé aux administrateurs et aux managers, borné à votre site, et indisponible sur le pack Starter. Voir Conformité aux durées de repos et journal des dérogations.

Déléguer vos validations avant votre propre départ en congé

Vos demandes ne se traitent pas toutes seules pendant vos trois semaines d’août. La délégation transfère votre pouvoir de validation à un autre utilisateur sur une période donnée.

Congés & ValidationsDélégations

Mettre en place une délégation

Ouvrez la rubrique Congés & Validations
Cliquez sur Délégations
Désignez l’utilisateur qui reprendra le pouvoir de validation et la période concernée
Les demandes de l’équipe continuent d’être traitées pendant votre absence.

Ne déléguez pas à un Responsable RH

L’entrée Délégations n’est pas visible pour un Responsable RH, au même titre que les files de validation d’absence, de télétravail et d’heures supplémentaires. Désigner un délégataire porteur de ce rôle produit une délégation qu’il ne pourra pas exercer depuis les écrans concernés. Choisissez un délégataire administrateur ou manager.

Basculer entre la vue Gestion et votre propre vue Salarié

Vous cumulez un rôle de gestion et une fiche salarié : c’est le cas très courant du chef d’atelier ou du DRH. Un sélecteur à deux boutons, en haut à droite entre la barre de recherche et le sélecteur de langue, vous permet de basculer sans vous déconnecter et sans second compte.

Poser vos propres congés

Connectez-vous normalement
L’interface s’ouvre par défaut sur la vue Gestion.
Repérez le sélecteur à deux boutons en haut à droite
Il n’est visible que pour les doubles rôles.
Cliquez sur Salarié (icône personnage)
La barre latérale se réduit instantanément à Tableau de bord et Mon Espace. L’application vous ramène au tableau de bord, car la page que vous consultiez peut ne pas exister dans l’autre vue.
Posez votre demande depuis Mon Espace › Demande De Conge, ou consultez Solde De Conge
Vous agissez comme n’importe quel collaborateur : votre demande part dans la file de validation de votre propre supérieur.
Cliquez sur Gestion (icône mallette) pour retrouver l’intégralité de vos modules

La bascule est purement visuelle

Elle masque des modules mais n’en débloque jamais. Le choix est oublié à la déconnexion : la vue Gestion est toujours rétablie par défaut à la reconnexion.

Le sélecteur n’apparaît pas avec certains rôles personnalisés

Vous possédez bien une fiche salarié, mais aucun sélecteur ne s’affiche en haut à droite et vous restez bloqué sur le menu de gestion, incapable de poser vos congés depuis le web. Le sélecteur exige une fiche salarié et l’un de ces profils : administrateur, manager (nom de rôle contenant « manager »), ou ResponsableRH. Un rôle personnalisé baptisé Chef de service ne l’ouvre pas. Faites renommer le rôle pour y inclure « manager », ou basculer sur un rôle système.

Ce qu’un manager ne verra jamais dans son menu

Trois filtres cumulatifs décident de votre menu : votre rôle, les sites qui vous sont rattachés, et le pack souscrit. Le rôle dit ce que vous pouvez faire ; les sites disent sur quelles données ; le pack fait disparaître des rubriques entières. Voir Rôles, droits et périmètre par site et Packs, modules optionnels et ce qui apparaît dans votre menu.

Écran	Pourquoi il vous est fermé
`Administration` (rubrique entière)	Réservée aux administrateurs : utilisateurs, droits, paramétrage société, conformité, intégrations. Invisible pour tous les autres profils.
`Utilisateurs`, `Droit d’accées`, `Droits d’accès par site`	Administrateurs uniquement. C’est votre administrateur qui vous ouvre vos sites.
`Société`, `Site`, `Structure Org.`	Administrateurs uniquement. Vous ne créez pas un service.
`Poste de Travail`, `Classe Horaire`	Administrateurs uniquement, alors que vous consommez les deux dans le planning.
`Affectation Soldes`	Administrateurs uniquement : l’attribution en masse des soldes ne passe pas par vous.
`Rapports & États`, `Préparation Paie`	Entièrement masquées sur le pack Starter, quel que soit votre rôle.
`Liste Pointeuses`	Exclusivité du pack Premium : invisible et inaccessible sur Starter et Standard.
`Conge Géneral`	Automatiquement masqué pour les sociétés françaises et belges, où la notion n’a pas de sens réglementaire.

À l’inverse, la rubrique Paiement — Abonnement, Services & accompagnement, Factures Concorde — vous est ouverte : elle est visible des administrateurs et des managers, et non des Responsables RH.

Le nom de votre rôle vous confère des privilèges à lui seul

Tout rôle dont le libellé contient le mot « manager » est traité comme un rôle de manager : un rôle Manager Adjoint ou Manager de proximité ouvre les écrans de validation même avec une matrice de droits très restreinte. À l’inverse, un rôle Responsable d’équipe ou Chef de service ne les ouvre jamais, quelle que soit sa matrice. Si vos écrans de validation manquent, regardez le nom de votre rôle avant de demander des cases supplémentaires.

Une adresse hors pack vous renvoie sur une page commerciale

Vous cliquez sur un lien reçu par email pointant vers un écran non inclus dans votre pack, et vous atterrissez sur la page de montée en gamme. Ce n’est pas une erreur : l’accès direct par adresse à un module non souscrit est refusé au même titre que son masquage dans le menu. Vérifiez le pack dans Paiement › Abonnement.

Des rubriques ont disparu de mon menu puis sont revenues seules. Que s’est-il passé ?

Une coupure réseau momentanée. Tant que la plateforme n’a pas confirmé le pack souscrit, elle refuse par défaut plutôt que d’ouvrir à tort des modules payants. Recharger la page une fois la connexion rétablie suffit à restaurer le menu complet.

L’adresse affichée est `/planning` et non `/dashboard/planning`. Suis-je sur la bonne page ?

Oui. La plateforme raccourcit automatiquement l’adresse pour la lisibilité. Les deux formes fonctionnent et vos favoris restent valides. Aucune action n’est requise.

Mon premier onglet a disparu de la barre sous l’en-tête.

Comportement normal : quatre onglets maximum, le plus ancien étant fermé automatiquement au-delà. L’onglet actif est toujours préservé, et le tableau de bord n’est jamais transformé en onglet. Utilisez la liste Récent de la barre du haut ou la recherche Ctrl+K pour revenir à une page fermée.

Je ne trouve pas `Demande d’absence` dans `Congés & Validations`.

Les formulaires de demande sont volontairement masqués aux administrateurs dans le menu de gestion : l’administrateur valide, il ne saisit pas pour lui-même. Les managers et Responsables RH, eux, les voient. Si vous êtes administrateur et aussi salarié, basculez sur la vue Salarié via le sélecteur en haut à droite pour les retrouver dans Mon Espace.

La plateforme calcule-t-elle la paie de mon équipe ?

Non. Concorde Workforce ne calcule pas la paie : elle prépare les éléments variables et les exporte vers un logiciel tiers. Voir Exporter vers votre logiciel de paie.

Votre semaine type, à cocher

Le rythme d’un responsable d’équipe

0/7

Rôles et périmètre par siteComprendre les trois filtres qui décident de votre menu et de vos listes.Construire et publier un planningLa différence entre Brouillon et Publié, et ce que la publication change.Demander et valider un congéLe circuit complet, du dépôt par le salarié à la mise à jour du solde.Le mobile côté managerValider depuis le téléphone entre deux réunions.