Assistant RH IA, Guide et IA documentaire
Distinguez les trois assistants du produit — ils ne répondent pas aux mêmes questions et ne se vendent pas ensemble.
Sommaire de l’article
- Trois assistants derrière un seul bouton
- Le Guide : l’aide sur le produit, sans option et sans compte
- L’Assistant : poser des questions sur vos données de présence et de congés
- Les Documents juridiques : interroger vos conventions avec citation des sources
- Ce que le RAG documentaire exige avant tout téléversement
- Déposer les textes de référence et attendre le statut « Indexé »
- Générer des courriers RH assistés par IA
- Auditer les questions posées par vos équipes
- Combien de temps les conversations sont réellement conservées
- Questions fréquentes et points de contrôle
Trois assistants derrière un seul bouton
Concorde Workforce affiche en permanence un bouton d’aide flottant en bas à droite de l’écran. Ce bouton unique ouvre jusqu’à trois onglets : Guide, Assistant et Documents juridiques. Le nombre d’onglets réellement visibles dépend de vos options — et c’est là que naît la quasi-totalité des malentendus : les trois assistants ne répondent pas aux mêmes questions, et souscrire l’un ne donne jamais accès aux autres.
L’Assistant RH IA n’interroge pas votre convention collective
Assistant RH IA à 79 €/mois en pensant pouvoir poser des questions sur votre convention de branche ; vous ne voyez apparaître que les onglets Assistant et Guide, jamais Documents juridiques. C’est le comportement attendu, pas un défaut d’activation. L’interrogation de vos textes juridiques relève d’un module distinct, le RAG documentaire, vendu uniquement sur devis. Payer l’Assistant RH IA ne le déclenche jamais : il faut passer par votre interlocuteur commercial.Le Guide : l’aide sur le produit, sans option et sans compte
L’onglet Guide répond aux questions sur le fonctionnement de Concorde Workforce lui-même : où trouver un écran, comment poser un congé, à quoi sert une classe horaire. Il ne dépend d’aucun abonnement et reste disponible quel que soit votre pack, y compris pendant l’essai.
- Il fonctionne même si l’infrastructure IA documentaire est arrêtée : les deux briques sont indépendantes.
- Il répond aussi aux visiteurs non connectés, avec une limite de 10 questions par heure et par adresse IP.
- Une question est plafonnée à 500 caractères.
- Il ne connaît rien de vos données : il ne dira jamais combien de congés il reste à un salarié.
C’est le bon réflexe avant d’écrire au support
Guide sans attendre. Réservez le support aux cas où la plateforme se comporte autrement que documenté.L’Assistant : poser des questions sur vos données de présence et de congés
L’onglet Assistant est ouvert par le module Assistant RH IA, facturé 79 €/mois. Il est déjà inclus dans le pack Premium. Il répond en langage courant sur les données de votre entreprise : qui est présent, combien de jours de congés restent à un collaborateur, où se trouve tel écran.
Obtenir et utiliser l’Assistant RH IA
Vérifiez d’abord ce que votre pack inclut déjà
En Premium, l’Assistant RH IA est déjà actif : le souscrire en option reviendrait à payer deux fois.
Demandez l’activation à votre interlocuteur commercial — 79 €/mois
L’activation passe par un paiement sécurisé : l’accès est débloqué automatiquement dès la confirmation. Ne cherchez pas de bouton d’achat dans l’application, il n’y en a plus (voir l’encadré ci-dessous).
Rouvrez le bouton d’aide flottant
L’onglet
Assistantapparaît à côté deGuide. Aucun autre paramétrage n’est requis : le module s’appuie sur les données déjà présentes dans la plateforme.Posez votre question en langage courant
Les réponses portent sur la présence, les congés et la navigation. Elles ne citent pas de source : ce ne sont pas des réponses juridiques.
La responsable RH souscrit Assistant RH IA à 79 €/mois en pensant interroger la convention collective des transports routiers. Elle ouvre le bouton d’aide et ne trouve pas l’onglet attendu.
- Module souscrit
- Assistant RH IA — 79 €/mois
- Onglets visibles
- Assistant, Guide
- Onglet attendu mais absent
- Documents juridiques
- Module réellement nécessaire
- RAG documentaire — sur devis
Résultat
Assistant répond bien à « qui est en congé la semaine prochaine ? » ou « combien de jours reste-t-il à Mathieu Rolland ? ». En revanche, « que dit ma convention sur le repos quotidien ? » relève du RAG documentaire, un module vendu séparément sur devis. La RH doit contacter son commercial ; aucune manipulation dans l’application ne débloquera l’onglet.Aucun écran ne permet plus d’acheter un module par vous-même
Modules optionnels, qui listait l’Assistant RH IA, la Signature électronique et le Stockage supplémentaire 100 Go avec un bouton Ajouter, a été retiré de l’écran Abonnement, du catalogue Services & accompagnement et de la page d’accueil. Vous chercherez donc en vain où souscrire : toute activation passe désormais par votre interlocuteur commercial, quel que soit le module. L’écran Abonnement reste utile pour le reste — pack en cours, stockage consommé, moyen de paiement.Ce module n’inclut pas l’interrogation de vos textes juridiques
Assistant RH IA = questions sur vos données (présence, congés, navigation). Il n’ouvre ni l’onglet Documents juridiques, ni le dépôt de vos conventions et accords. C’est un choix produit assumé, et le support ne peut pas l’activer à la demande.Les Documents juridiques : interroger vos conventions avec citation des sources
L’onglet Documents juridiques est ouvert par le module RAG documentaire, disponible sur devis uniquement, avec déploiement par nos équipes. Il interroge les textes de référence de votre entreprise — convention collective, règlement intérieur, accords — et cite ses sources avec le nom du document et le numéro de page. Un clic sur la source ouvre le document.
Ce que l’onglet affiche et ce qu’il impose
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Avertissement permanentTexte affiché en continu | « Réponses fondées sur vos documents. Vérifiez toujours avec un juriste. » Cette mention n’est pas décorative : le module restitue vos textes, il ne rend pas d’avis juridique. | |
| Sources citéesLiens cliquables | Chaque réponse liste les documents utilisés avec leur numéro de page et un score de pertinence. Un clic ouvre le document à l’appui. | |
| Avis (pouce haut / pouce bas)Bouton | Permet de qualifier la réponse. L’avis est conservé et remonte dans Historique IA. | |
| Limite d’usageQuota | 60 questions par utilisateur et par heure. Au-delà, il faut attendre. |
« Réponses fondées sur vos documents. Vérifiez toujours avec un juriste. » Cette mention n’est pas décorative : le module restitue vos textes, il ne rend pas d’avis juridique.
Chaque réponse liste les documents utilisés avec leur numéro de page et un score de pertinence. Un clic ouvre le document à l’appui.
Permet de qualifier la réponse. L’avis est conservé et remonte dans Historique IA.
60 questions par utilisateur et par heure. Au-delà, il faut attendre.
Ne comptez jamais sur ce module pour une réponse juridique ferme
Un module sur devis n’apparaît nulle part dans l’écran `Abonnement`
Assistant RH IA et la Signature électronique peuvent y figurer. Vous pouvez croire que votre option a été perdue lors d’un changement de pack. Pour vérifier qu’elle est active, contrôlez la présence de la fonctionnalité elle-même — l’onglet Documents juridiques dans le bouton d’aide. La facturation, elle, relève de votre contrat, pas de cette page. Voir Abonnement et facturation.Aucun pack n’inclut le RAG documentaire, Premium compris
Ce que le RAG documentaire exige avant tout téléversement
C’est la différence de nature entre le RAG documentaire et tous les autres modules du catalogue : ce n’est pas un simple interrupteur commercial. Là où l’Assistant RH IA fonctionne dès que le paiement est confirmé, le RAG documentaire s’appuie sur un moteur d’indexation et un service d’analyse séparés, déployés par nos équipes dans le cadre du devis.
Sans l’infrastructure déployée, les documents restent en échec — et l’onglet est indisponible
Échec avec la mention « service IA désactivé », et l’onglet Documents juridiques renvoie une indisponibilité. Rien ne vous dira que la cause est un déploiement inachevé. N’engagez pas la collecte de vos textes avant que nos équipes vous aient confirmé la mise en service.L’onglet `Guide` n’est jamais concerné
Guide ne s’appuie pas sur cette infrastructure. Il continue de répondre normalement même quand le service documentaire est arrêté — ne prenez donc pas « le Guide marche » comme la preuve que le RAG fonctionne.Déposer les textes de référence et attendre le statut « Indexé »
L’assistant documentaire ne répond que sur ce qui a été indexé. Le dépôt des textes passe par un écran d’administration réservé, alimenté dans le cadre du déploiement sur devis.
Il n’existe aucune entrée de menu pour déposer vos documents
Les contraintes à connaître avant de préparer vos fichiers
Ces limites s’appliquent quelle que soit la personne qui effectue le dépôt : préparez vos fichiers en conséquence avant de les transmettre.
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| CatégorieobligatoireListe | Quatre valeurs : Convention collective, Règlement intérieur, Accord d’entreprise, Autre. Classez vos fichiers dans ces quatre familles avant de les transmettre. | Convention collective |
| Formats acceptésobligatoireFichier | « PDF, DOCX, TXT, MD — max 25 Mo ». Un fichier plus lourd est refusé avec « Fichier trop volumineux (max 25 Mo). » Découpez les documents volumineux (une convention entière scannée dépasse fréquemment cette limite). | convention-transports-routiers.pdf |
| Volume totalPlafond | 200 documents par société, tous textes confondus. | 200 |
| StatutIndicateur | Passe par Indexation… avant d’afficher Indexé ou Échec. Tant que le statut n’est pas `Indexé`, le document n’est pas interrogeable, même s’il apparaît dans la liste. Une action Réindexer permet de relancer un traitement en échec. | Indexé |
Quatre valeurs : Convention collective, Règlement intérieur, Accord d’entreprise, Autre. Classez vos fichiers dans ces quatre familles avant de les transmettre.
Exemple : Convention collective
« PDF, DOCX, TXT, MD — max 25 Mo ». Un fichier plus lourd est refusé avec « Fichier trop volumineux (max 25 Mo). » Découpez les documents volumineux (une convention entière scannée dépasse fréquemment cette limite).
Exemple : convention-transports-routiers.pdf
200 documents par société, tous textes confondus.
Exemple : 200
Passe par Indexation… avant d’afficher Indexé ou Échec. Tant que le statut n’est pas `Indexé`, le document n’est pas interrogeable, même s’il apparaît dans la liste. Une action Réindexer permet de relancer un traitement en échec.
Exemple : Indexé
* Champ obligatoire.
Une question posée trop tôt ne trouve pas la source — et ne le dit pas
Indexé. Une question posée pendant l’Indexation… obtient une réponse fondée sur les autres documents, sans mention de la source manquante. Attendez la confirmation d’indexation avant de faire tester l’assistant par vos équipes, sous peine de leur donner une première impression fausse et durable.Après devis, la RH prépare les textes à confier à l’équipe de déploiement : la convention collective de branche, le règlement intérieur et deux accords d’entreprise. La convention scannée pèse 41 Mo.
- Convention collective (PDF)
- 41 Mo → refusée telle quelle, découpée en 2 fichiers de 21 et 20 Mo
- Règlement intérieur (PDF)
- 3,2 Mo — catégorie Règlement intérieur
- Accord temps de travail (DOCX)
- 0,8 Mo — catégorie Accord d’entreprise
- Accord télétravail (DOCX)
- 0,4 Mo — catégorie Accord d’entreprise
- Total déposé
- 5 documents sur les 200 autorisés
Résultat
Indexé, une question posée dans l’onglet Documents juridiques renvoie le passage utile en citant « Règlement intérieur, page 7 ». La RH n’ouvre l’usage à ses managers qu’après ce contrôle, et rappelle l’avertissement de l’écran : la réponse se vérifie auprès d’un juriste.Générer des courriers RH assistés par IA
L’écran Modèles de courrier relève du même périmètre que le RAG documentaire. Il sert à créer des modèles de courriers RH contenant des variables qui se remplissent automatiquement (nom, poste, date d’embauche, société), puis à générer le document en DOCX ou PDF pour un collaborateur donné. C’est aussi la source des documents envoyés en signature électronique.
Créer un modèle de courrier
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Nom du modèleobligatoireTexte | Sert aussi de clé d’unicité : un modèle livré d’origine ne sera pas recréé si un modèle portant le même nom existe déjà. | Attestation de salaire |
| CatégorieTexte — 20 caractères maximum | Classe le modèle et le rattache au circuit de signature. Valeurs livrées : contrat, conge, demande_conge, autorisation, certificat, attestation, visite_medicale, attestation_salaire. | attestation |
| Corps du courrierobligatoireTexte simple | Les variables sont remplacées automatiquement à la génération : {{empnom}}, {{empprenom}}, {{empcod}}, {{empcin}}, {{empadr}}, {{emptel}}, {{empfonc}}, {{empemb}}, {{soclib}}, {{socadr}}, {{socville}}, {{socemail}}, {{soctel}}, {{contype}}, {{condat}}, {{today}}. Les ancres [Signature_Collaborateur] et [Signature_Approbateur_1] indiquent où tamponner les signatures. | Je soussigné {{soclib}} atteste que {{empprenom}} {{empnom}}… |
| Améliorer la rédaction avec l’IACase à cocher, au moment de générer | « Claude reformulera le ton dans un registre formel français. Le contenu informatif et les noms restent inchangés. » L’écran rappelle que le contenu produit par l’IA peut comporter des erreurs et doit être relu. |
Sert aussi de clé d’unicité : un modèle livré d’origine ne sera pas recréé si un modèle portant le même nom existe déjà.
Exemple : Attestation de salaire
Classe le modèle et le rattache au circuit de signature. Valeurs livrées : contrat, conge, demande_conge, autorisation, certificat, attestation, visite_medicale, attestation_salaire.
Exemple : attestation
Les variables sont remplacées automatiquement à la génération : {{empnom}}, {{empprenom}}, {{empcod}}, {{empcin}}, {{empadr}}, {{emptel}}, {{empfonc}}, {{empemb}}, {{soclib}}, {{socadr}}, {{socville}}, {{socemail}}, {{soctel}}, {{contype}}, {{condat}}, {{today}}. Les ancres [Signature_Collaborateur] et [Signature_Approbateur_1] indiquent où tamponner les signatures.
Exemple : Je soussigné {{soclib}} atteste que {{empprenom}} {{empnom}}…
« Claude reformulera le ton dans un registre formel français. Le contenu informatif et les noms restent inchangés. » L’écran rappelle que le contenu produit par l’IA peut comporter des erreurs et doit être relu.
* Champ obligatoire.
{{socville}}, le {{today}}
{{soclib}}
{{socadr}}
Objet : attestation de travail
Je soussigné, représentant de {{soclib}}, atteste que
{{empprenom}} {{empnom}} (matricule {{empcod}}) est employé
au sein de notre société depuis le {{empemb}}, en qualité
de {{empfonc}}.
Cette attestation est délivrée pour servir et valoir ce que
de droit.
[Signature_Approbateur_1]L’assistance à la rédaction reformule le ton, elle ne vérifie rien
Améliorer la rédaction avec l’IA agit sur le registre de langue. Elle ne contrôle ni l’exactitude des faits, ni la conformité juridique du courrier, et l’écran vous avertit explicitement que le texte produit peut comporter des erreurs. Relisez chaque document généré avant de l’envoyer en signature : une fois le circuit lancé, il est irréversible.Auditer les questions posées par vos équipes
L’écran Historique IA est le journal de toutes les questions posées par votre équipe à l’assistant documentaire, avec la réponse complète et les sources citées. Il est réservé à l’administrateur et sert à la fois de preuve d’usage et de contrôle qualité.
Ce que le journal restitue
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Date / Utilisateur / Question / RéponseColonnes du tableau | Le détail dépliable d’une ligne montre la réponse complète et les sources, avec numéro de page et score de pertinence. | |
| Tokens (in/out)Compteur | Indicateur de coût par question. | |
| LatenceDurée | Temps de réponse mesuré, question par question. | |
| AvisPouce haut / pouce bas | Retour donné par l’utilisateur sur la réponse. Une série de pouces bas sur un même thème signale un texte manquant ou mal indexé. |
Le détail dépliable d’une ligne montre la réponse complète et les sources, avec numéro de page et score de pertinence.
Indicateur de coût par question.
Temps de réponse mesuré, question par question.
Retour donné par l’utilisateur sur la réponse. Une série de pouces bas sur un même thème signale un texte manquant ou mal indexé.
Servez-vous des avis négatifs comme d’un plan de dépôt
Indexé. Relevez les pouces bas, identifiez le texte manquant et transmettez-le à l’équipe de déploiement plutôt que de conclure que le module est inefficace.Le journal ne remplace pas les journaux d’audit
Combien de temps les conversations sont réellement conservées
L’écran annonce 12 mois — la durée réellement appliquée par défaut est de 90 jours
Historique des conversations IA affiche en sous-titre « Toutes les questions posées par votre équipe à l’assistant IA, conservées 12 mois. » Ne vous appuyez pas sur cette phrase. La purge automatique s’applique en réalité à 90 jours par défaut : six mois plus tard, les conversations les plus anciennes ont disparu, alors même qu’un DPO ou un DRH aurait pu s’engager sur douze mois auprès d’un contrôleur. Les 12 mois correspondent à un maximum configurable, pas au comportement par défaut. Si votre politique exige une conservation plus longue, réglez explicitement la durée avant que la purge n’ait fait son œuvre — ce qui est effacé ne se récupère pas.La durée est réglable de 7 à 365 jours, depuis l’écran Rétention RGPD — lui-même réservé au pack Premium. Un client Standard ne peut donc pas modifier ce comportement : il reste à 90 jours.
Aligner la conservation sur votre politique interne
Vérifiez votre pack
Le réglage n’est accessible qu’en Premium. En Starter ou Standard, la valeur par défaut de 90 jours s’applique sans possibilité de la changer.
Ouvrez
Rétention RGPDet réglez le champHistorique chats IAC’est la durée de conservation des conversations avec l’assistant. Toute valeur entre 7 et 365 jours est acceptée. En dessous de 90 jours, vous raccourcissez la conservation par rapport au comportement par défaut ; au-dessus, vous l’allongez.
Voir Rétention RGPD.
Consignez la valeur retenue dans votre registre de traitements
C’est la durée que vous devrez pouvoir justifier, pas celle affichée en tête de l’écran
Historique IA.
Questions fréquentes et points de contrôle
L’onglet `Documents juridiques` n’apparaît pas alors que j’ai souscrit l’Assistant RH IA. Est-ce un bug ?
Assistant RH IA (79 €/mois) ouvre l’onglet Assistant ; l’onglet Documents juridiques dépend du RAG documentaire, disponible sur devis uniquement. Seul un devis le débloquera.Je suis en Premium. Puis-je obtenir le RAG documentaire en restant dans mon pack ?
Où déposer ma convention collective ?
Le module que j’ai payé sur devis n’apparaît pas dans `Abonnement`. Ai-je perdu mon option ?
Assistant RH IA et la Signature électronique peuvent figurer sur le reçu de cet écran. Un module sur devis est facturé dans le cadre de votre contrat et n’y apparaît pas. Pour vérifier qu’il est actif, contrôlez la présence de l’onglet Documents juridiques dans le bouton d’aide.Un salarié peut-il utiliser le `Guide` ?
Guide est ouvert à tous, sans option, et répond même aux visiteurs non connectés — avec une limite de 10 questions par heure et par adresse IP, et une question de 500 caractères maximum.Puis-je m’appuyer sur une réponse de l’assistant documentaire pour un contentieux ?
Avant d’ouvrir les assistants à vos équipes
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