Administrateur9 min de lecture

Société et sites

Renseignez l’entité juridique et créez vos établissements — c’est le site qui décide qui voit quoi.

À lire avant

L’ordre de paramétrage à respecter

Sommaire de l’article

Renseigner la fiche société
Créer un site et figer son code du premier coup
Renseigner « Congés / An » sur chaque site, même quand la valeur est identique partout
Définir la zone de pointage géolocalisé
Choisir la politique « Accepter les pointages hors zone »
Combien de sites votre pack autorise
Personnaliser le logo et les couleurs de la plateforme
Vérifier avant de passer à la structure organisationnelle

Renseigner la fiche société

La société est la fiche racine de votre espace. Son code est porté par absolument toutes les autres données : sites, directions, services, sections, postes, classes horaires, rubriques, jours fériés, calendriers, salariés. Tant qu’elle n’est pas enregistrée, aucun autre écran ne peut écrire — les créations sont refusées avec « La société (soccod) est obligatoire pour créer… ».

Référentiel & ParamètresSociété

L’écran s’intitule Paramètres Société, sous-titré « Gérez votre portefeuille d’entités et leurs configurations. ». Il porte trois choses distinctes : l’identité de l’entreprise, la politique de pointage hors zone, et la personnalisation visuelle de la plateforme.

Compléter l’identité de l’entreprise

Laissez le Code Société tel quel
Vous n’avez rien à y saisir : le champ est grisé et porte la mention « Code généré automatiquement ». La plateforme attribue le prochain numéro à 2 chiffres — 01 pour la première entité, 02 pour la suivante.
Le code n’est plus modifiable après création.
Saisissez le Libellé
C’est votre raison sociale, affichée partout : listes, en-têtes, exports. Elle est limitée à 30 caractères — prévoyez une forme courte si votre dénomination officielle est longue.
Renseignez l’adresse et les coordonnées
Les champs Num Rue, Ville, E-mail, Téléphone et Fax. Le téléphone et le fax disposent d’un sélecteur d’indicatif pays (drapeau + indicatif, +33 pour la France) et le numéro est formaté automatiquement.
Désignez le Responsable RH
Une liste déroulante des utilisateurs de la plateforme, initialement sur « Sélectionner un responsable... ». Elle désigne l’interlocuteur RH de l’entité.
La liste ne propose que des utilisateurs existants : si votre DRH n’a pas encore de compte, revenez sur ce champ après avoir créé sa fiche.
Complétez les données déclaratives si elles vous servent
Régime Fiscal, Valeur SMIG, N.CCB (Compte Bancaire) et les codes TVA. Aucun n’est obligatoire et aucun n’entre dans le calcul du pointage.
N.CCB (Compte Bancaire) n’accepte qu’un seul caractère : n’espérez pas y ranger un RIB. Au-delà, l’enregistrement est refusé par un message de dépassement qui désigne le champ par son code interne — déroutant, mais sans conséquence : ce champ ne sert à rien dans le calcul.
Enregistrez
Vous pouvez alors créer votre premier site.

Les champs de la fiche société

Le code étant attribué automatiquement, le libellé est le seul champ réellement bloquant : sans lui, « Code et libellé sont obligatoires. ». Les autres champs sont déclaratifs et n’influent sur aucun calcul.

Champ	Description	Exemple
Code Sociétéobligatoire2 caractères — généré automatiquement, non saisissable	La clé qui relie toutes les autres données. Attribué par la plateforme (`01`, `02`…) et affiché en lecture seule. Non modifiable après création.	`01`
LibelléobligatoireTexte (30 car. max)	Raison sociale affichée dans les listes, les en-têtes et les exports.	`Ateliers Berthier`
Société MèreListe	Rattachement à une autre société de votre portefeuille, ou « Aucune ». Sert à décrire un groupe. Restez sur « Aucune » pour une PME mono-entité.	`Aucune`
Type de SociétéListe	Nature de l’entité : « Siège », « Groupe » ou « Site ». Alimente le filtre « Filtrer par type : Toutes / Sites / Groupes » de la liste.	`Siège`
Num RueTexte (40 car. max)	Adresse de l’entreprise.	`12 rue de la Villette`
VilleTexte (60 car. max)	Ville du siège.	`Lyon`
E-mailTexte (30 car. max)	Adresse de contact de la société. La limite de 30 caractères est courte : une adresse de service générique passe, une adresse nominative longue peut être refusée.	`contact@ateliers-berthier.fr`
TéléphoneTéléphone + indicatif	Sélecteur d’indicatif pays avec drapeau, puis formatage automatique du numéro.	`+33 4 72 00 00 00`
Responsable RHListe des utilisateurs	Interlocuteur RH de l’entité. Ne propose que des utilisateurs déjà créés sur la plateforme.
Régime FiscalListe	« Régime Normal » ou « Régime Simplifié ». Donnée déclarative.
Valeur SMIGNombre décimal	Salaire minimum de référence, saisi librement. Peut rester vide.
TVA (Base), TVA 1, TVA 2, TVA 3, TVA 000Texte	Codes TVA de l’entité. `TVA (Base)` accepte 10 caractères ; `TVA 1`, `TVA 2` et `TVA 3` un seul caractère chacun ; `TVA 000` est figé en lecture seule à la valeur `000`.

Code Société2 caractères — généré automatiquement, non saisissable

La clé qui relie toutes les autres données. Attribué par la plateforme (01, 02…) et affiché en lecture seule. Non modifiable après création.

Exemple : 01

LibelléTexte (30 car. max)

Raison sociale affichée dans les listes, les en-têtes et les exports.

Exemple : Ateliers Berthier

Société MèreListe

Rattachement à une autre société de votre portefeuille, ou « Aucune ». Sert à décrire un groupe. Restez sur « Aucune » pour une PME mono-entité.

Exemple : Aucune

Type de SociétéListe

Nature de l’entité : « Siège », « Groupe » ou « Site ». Alimente le filtre « Filtrer par type : Toutes / Sites / Groupes » de la liste.

Exemple : Siège

Num RueTexte (40 car. max)

Adresse de l’entreprise.

Exemple : 12 rue de la Villette

VilleTexte (60 car. max)

Ville du siège.

Exemple : Lyon

E-mailTexte (30 car. max)

Adresse de contact de la société. La limite de 30 caractères est courte : une adresse de service générique passe, une adresse nominative longue peut être refusée.

Exemple : contact@ateliers-berthier.fr

TéléphoneTéléphone + indicatif

Sélecteur d’indicatif pays avec drapeau, puis formatage automatique du numéro.

Exemple : +33 4 72 00 00 00

Responsable RHListe des utilisateurs

Interlocuteur RH de l’entité. Ne propose que des utilisateurs déjà créés sur la plateforme.

Régime FiscalListe

« Régime Normal » ou « Régime Simplifié ». Donnée déclarative.

Valeur SMIGNombre décimal

Salaire minimum de référence, saisi librement. Peut rester vide.

TVA (Base), TVA 1, TVA 2, TVA 3, TVA 000Texte

Codes TVA de l’entité. TVA (Base) accepte 10 caractères ; TVA 1, TVA 2 et TVA 3 un seul caractère chacun ; TVA 000 est figé en lecture seule à la valeur 000.

* Champ obligatoire.

Une deuxième société n’est possible qu’en Premium

Le nombre d’entités de votre portefeuille est plafonné : une seule société sur les packs Starter et Standard, illimité en Premium. Pendant l’essai gratuit, c’est le plafond du pack que vous avez choisi qui s’applique. Le champ Société Mère et le type « Groupe » ne prennent donc leur sens qu’à partir du pack Premium. Voir Packs, modules optionnels et ce qui apparaît dans votre menu.

Créer un site et figer son code du premier coup

Le site n’est pas une simple étiquette d’adresse. Il fait partie de l’identification de chaque salarié, il porte le droit à congés annuel de l’établissement, il définit le périmètre géographique autorisé pour le pointage, et c’est lui qui cloisonne la visibilité : un responsable RH ou un manager ne voit que les sites auxquels il est rattaché. Seul l’administrateur a une vision globale.

Référentiel & ParamètresSite

L’écran s’appelle Gestion des Sites, sous-titré « Configurer les sites de votre société ». La liste des sites existants s’affiche sous l’intitulé Portefeuille des Sites suivi de leur nombre.

Ouvrir un nouveau site

Saisissez le Code Site — 2 caractères, à la main
Contrairement à la plupart des référentiels du produit, ce code n’est pas généré automatiquement : vous le saisissez vous-même. Il n’est plus modifiable une fois le site créé.
Adoptez une convention lisible dès le premier site : 01, 02, 03… ou des initiales de ville comme LY, VI.
Saisissez le Nom Site
C’est le libellé qui apparaîtra dans tous les filtres et toutes les listes, limité à 30 caractères. Il est obligatoire : « Code et Libellé sont obligatoires. »
Renseignez Adresse, Téléphone, Fax et Email
L’adresse est limitée à 30 caractères. Ces champs sont informatifs ; ils ne conditionnent pas la zone de pointage, qui se règle séparément.
Dans Paramètres Travail, renseignez Congés / An
Ne sautez pas ce champ, même si la valeur est la même sur tous vos établissements. La section suivante explique pourquoi.
Posez la zone de pointage si l’établissement doit être géolocalisé
La carte Pointage Géolocalisé se règle idéalement depuis les locaux du site. Voir plus bas.
Cliquez sur Enregistrer
Le message « Site ajouté » confirme la création et le site rejoint le Portefeuille des Sites.

Le champ « Code Site » accepte 2 caractères, alors que l’exemple affiché en suggère 3

Le champ affiche S01 en texte d’exemple, mais la saisie n’est pas bridée et la valeur n’est pas contrôlée à l’écran. En tapant `S01`, l’enregistrement échoue avec une erreur technique du type « Erreur lors de l’ajout du site », sans indiquer la cause. C’est déroutant parce que rien ne désigne le code comme fautif. N’utilisez que 2 caractères — 01, 02, S1, LY, VI — et ne vous fiez pas au texte d’exemple. Le code n’étant plus modifiable après création, il faut le choisir correctement du premier coup.

Un collaborateur rattaché au mauvais site échappe à son manager

Le site n’est pas une information de confort : il fait partie de l’identification du salarié — aucune fiche ne peut être créée sans site — et il sert de filtre de visibilité. Un collaborateur rangé sous le mauvais site n’apparaît pas dans les listes du responsable RH ou du manager de son site réel, sans qu’aucune erreur ne soit levée : il a simplement disparu des écrans de ceux qui doivent le gérer. Créez tous vos sites avant vos collaborateurs, pour que chaque fiche parte avec le bon. Voir Créer un collaborateur et ouvrir son accès.

Les champs de la fiche site

Champ	Description	Exemple
Code SiteobligatoireTexte — 2 caractères	Identifiant du site, saisi manuellement et non modifiable après création. Le texte d’exemple `S01` en suggère 3 : n’en utilisez que 2.	`02`
Nom SiteobligatoireTexte (30 car. max)	Nom affiché dans tous les filtres et listes. Obligatoire : « Code et Libellé sont obligatoires. »	`Agence Villeurbanne`
AdresseTexte (30 car. max)	Adresse postale du site. Informative : elle ne définit pas la zone de pointage.	`14 rue Léon Blum`
Congés / AnNombre de jours	Droit à congés payés acquis par an pour ce site. Si la valeur est renseignée et supérieure à 0, elle prime ; sinon le calcul retombe sur le minimum légal de 30 jours. Texte d’exemple affiché : `18`.	`25`
Latitude / LongitudeCoordonnées GPS	Centre de la zone de pointage autorisée. Vide = aucune contrainte géographique sur ce site.	`45.7719 / 4.8902`
Rayon autorisé (m)Nombre de mètres	Rayon autour du point GPS : « Définissez la zone autorisée pour le pointage. Les employés en dehors de ce rayon seront refusés. » `200` est proposé lors de la capture.	`150`

Code SiteTexte — 2 caractères

Identifiant du site, saisi manuellement et non modifiable après création. Le texte d’exemple S01 en suggère 3 : n’en utilisez que 2.

Exemple : 02

Nom SiteTexte (30 car. max)

Nom affiché dans tous les filtres et listes. Obligatoire : « Code et Libellé sont obligatoires. »

Exemple : Agence Villeurbanne

AdresseTexte (30 car. max)

Adresse postale du site. Informative : elle ne définit pas la zone de pointage.

Exemple : 14 rue Léon Blum

Congés / AnNombre de jours

Droit à congés payés acquis par an pour ce site. Si la valeur est renseignée et supérieure à 0, elle prime ; sinon le calcul retombe sur le minimum légal de 30 jours. Texte d’exemple affiché : 18.

Exemple : 25

Latitude / LongitudeCoordonnées GPS

Centre de la zone de pointage autorisée. Vide = aucune contrainte géographique sur ce site.

Exemple : 45.7719 / 4.8902

Rayon autorisé (m)Nombre de mètres

Rayon autour du point GPS : « Définissez la zone autorisée pour le pointage. Les employés en dehors de ce rayon seront refusés. » 200 est proposé lors de la capture.

Exemple : 150

* Champ obligatoire.

Renseigner « Congés / An » sur chaque site, même quand la valeur est identique partout

Le droit à congés annuel n’est pas une constante d’entreprise : il est lu sur le site du salarié. La règle exacte tient en une phrase : si Congés / An est renseigné et supérieur à 0, cette valeur s’applique ; sinon le calcul retombe sur le minimum légal de 30 jours.

Un champ « Congés / An » vide ne veut pas dire « valeur par défaut de l’entreprise » : il veut dire 30 jours

Vous laissez le champ vide sur un établissement en pensant qu’il héritera du réglage général. Il n’hérite de rien : ce site accordera 30 jours. Le piège est silencieux, parce que rien ne signale l’écart et que le symptôme n’apparaît que sur l’écran des soldes, souvent des mois plus tard : soit tout le monde est à 30 jours alors que votre convention en prévoit 25, soit un seul établissement diverge sans qu’on comprenne pourquoi. Renseignez explicitement Congés / An sur chaque site, y compris quand la valeur est la même partout. Voir Comprendre les soldes : CP, RTT et CET.

Ce champ est volontairement porté par le site et non par la société : il permet à un groupe présent dans plusieurs pays, ou à une entreprise dont les établissements relèvent d’accords distincts, d’appliquer des droits différents sans dupliquer l’entité juridique.

Ateliers Berthier — deux sites, un droit à 25 jours, un oubliExemple

Ateliers Berthier (25 salariés, siège à Lyon) applique une convention à 25 jours ouvrés de congés payés. La RH crée le siège avec Congés / An : 25, puis ouvre l’agence de Villeurbanne dans la foulée et laisse le champ vide, en supposant qu’il reprendra la valeur du siège.

Site 01 — Siège Lyon: Congés / An : 25 → droit appliqué : 25 jours
Site 02 — Agence Villeurbanne: Congés / An : (vide) → droit appliqué : 30 jours
Effectif concerné: 6 commerciaux rattachés au site 02
Écart par salarié: 5 jours de congés accordés en trop
Écart total sur l’agence: 30 jours de congés accordés en trop par an

Résultat

Aucune alerte n’est levée. Les 6 commerciaux voient un solde de 30 jours et le consomment ; l’écart n’est découvert qu’au moment où un manager s’étonne qu’un collaborateur de Villeurbanne parte plus longtemps qu’un collègue du siège. Corriger Congés / An sur le site 02 rétablit le droit, mais les jours déjà posés et validés, eux, ont été pris.

Faites-en un réflexe de création

Renseignez Congés / An dans le même geste que le Nom Site, avant même l’adresse. C’est le seul champ de cette fiche qui produit un écart chiffré silencieux, et le seul dont l’oubli ne se voit pas à l’écran.

Définir la zone de pointage géolocalisé

Chaque site peut porter une zone géographique à l’intérieur de laquelle le pointage est autorisé. Le déploiement est site par site : un site sans zone reste libre, ses salariés pointent d’où ils veulent. Vous pouvez donc contraindre une agence sans toucher au siège.

Référentiel & ParamètresSitePointage Géolocalisé

Poser la zone d’un établissement

Rendez-vous physiquement sur le site
La capture se fait depuis la position réelle de l’appareil : les coordonnées relevées seront celles de l’endroit où vous vous trouvez au moment du clic.
Cliquez sur Utiliser ma position
Les champs Latitude et Longitude se remplissent. Message affiché : « Position enregistrée. Définissez le rayon puis sauvegardez. »
Vous pouvez aussi saisir les coordonnées à la main si vous les connaissez.
Ajustez le Rayon autorisé (m)
200 mètres est proposé automatiquement lors de la capture. Élargissez pour un site étendu (atelier avec parking, entrepôt), resserrez pour un plateau de bureaux entouré d’habitations.
Cliquez sur Enregistrer
La zone n’est active que si latitude, longitude ET rayon sont renseignés. Il manque l’un des trois, aucune contrainte ne s’applique.

Trois champs sur trois, sinon la zone ne s’active pas

Capturer la position sans fixer le rayon — ou fixer un rayon sans coordonnées — ne produit aucune contrainte et aucun message. L’écran ne réclame rien, l’enregistrement passe, et vous pensez le site protégé alors que les pointages à distance continuent d’être acceptés. Vérifiez toujours que les trois valeurs sont présentes avant de considérer le déploiement comme fait.

Pour retirer une zone devenue inutile, utilisez Retirer la zone : les coordonnées sont effacées et le site redevient libre. Le détail du fonctionnement côté salarié — ce qui est contrôlé, quand, et les exceptions légitimes — est traité dans Pointage géolocalisé et zones de site.

Choisir la politique « Accepter les pointages hors zone »

La zone dit où l’on peut pointer. Un second réglage dit ce qui arrive quand un salarié pointe en dehors. Attention à l’endroit où il se trouve : il n’est pas sur la fiche du site, mais sur la fiche société — c’est une politique d’entreprise, pas un réglage d’établissement.

Référentiel & ParamètresSociétéAccepter les pointages hors zone

	Interrupteur désactivé (défaut)	Interrupteur activé
Pointage hors du rayon	Refusé	Accepté
Ce que reçoit l’employeur	Rien — le pointage n’a pas eu lieu	Une notification
Ce que fait le salarié bloqué	Il vous appelle	Rien, il travaille
Registre du temps	Un trou à corriger a posteriori	Une ligne présente, signalée

Libellé d’aide affiché sous l’interrupteur : « Si activé, un salarié peut pointer même hors du périmètre de son site ; l’employeur reçoit une notification. Désactivé (défaut), ces pointages sont refusés. »

Le réglage est global : il s’applique à tous les sites de la société d’un coup. Vous ne pouvez pas être strict sur l’agence et tolérant sur le siège — pour cela, il faut jouer sur la présence ou l’absence de zone, site par site.

Commencez tolérant, durcissez ensuite

Le refus sec produit un trou dans le registre du temps et un appel au support interne. Sur les premières semaines, l’interrupteur activé vous donne la même information — vous voyez qui pointe hors zone, et où — sans empêcher personne de travailler ni vous obliger à corriger des journées à la main. Une fois les cas légitimes identifiés et la taille des rayons ajustée, désactivez-le.

Combien de sites votre pack autorise

Le nombre de sites est plafonné par votre abonnement. Ce plafond est ferme : la création est refusée à l’écran, il n’y a pas de dépassement toléré ni de facturation au site supplémentaire.

Pack	Sites autorisés	Sociétés autorisées
Starter	1	1
Standard	5	1
Premium	Illimité	Illimité
Essai gratuit	Celui du pack choisi	Celui du pack choisi

Un client Starter travaille donc nécessairement sur un établissement unique. Pendant l’essai, les plafonds sont ceux du pack sélectionné — ils ne changent pas au moment de payer.

Au-delà du plafond, la création est refusée avec un message explicite qui nomme la formule à atteindre : « Limite de votre plan Starter atteinte (1 site maximum). Passez au plan Standard (jusqu’à 5 sites). »

Anticipez le plafond avant de découper votre organisation

Le code d’un site n’étant pas modifiable et le site entrant dans l’identification de chaque salarié, une entreprise qui découvre le plafond après avoir créé ses collaborateurs se retrouve à devoir choisir : changer de pack, ou regrouper des établissements sous un même site et perdre le cloisonnement de visibilité qui va avec. Décidez de votre découpage avant l’étape des collaborateurs. Voir Abonnement, collaborateurs supplémentaires et factures.

Puis-je utiliser un site pour représenter un service ou une équipe ?

Ce n’est pas sa fonction et c’est une fausse bonne idée sur un pack à 1 site. Le site est un établissement physique : il porte une adresse, un droit à congés et une zone GPS. Pour découper vos équipes, utilisez la structure organisationnelle — direction, service, section — qui n’est pas plafonnée par le pack.

Que se passe-t-il pour mes sites si je redescends de pack ?

Le plafond est vérifié à la création d’un site : la plateforme compte les sites existants et refuse le suivant. Le sort des sites déjà en place après une bascule à la baisse n’est pas décrit par la plateforme — vérifiez ce point auprès du support avant d’engager le changement.

Le code d’un site est-il vraiment définitif ?

Oui. Contrairement au libellé, le Code Site n’est plus modifiable une fois le site créé. Le Nom Site, lui, reste modifiable à tout moment : c’est lui que voient vos utilisateurs, le code n’est qu’un identifiant.

Un manager peut-il créer un site ?

Non. L’écran Site est ouvert aux administrateurs et aux responsables RH. Le cloisonnement des managers et des RH par site se règle ailleurs : voir Comptes, rôles et droits d’accès par site.

Personnaliser le logo et les couleurs de la plateforme

La fiche société porte aussi l’apparence de votre espace : le Logo de la Société, affiché dans l’interface, et un bloc de couleurs introduit par « Personnalisez les couleurs de base de la plateforme. Elles s’appliquent à tous les utilisateurs de votre organisation. »

Le bloc de personnalisation

Champ	Description	Exemple
Logo de la SociétéImage	Image affichée dans l’interface. Réservée à l’option Branding personnalisé, qui n’est incluse dans aucun pack.
Couleur principaleCouleur	Couleur d’accent de la plateforme, appliquée à tous les utilisateurs de l’organisation.
Couleur de fondCouleur	Fond des écrans.
Couleur des titresCouleur	Couleur des titres d’écran.
Enregistrer les couleurs / RéinitialiserBoutons	`Réinitialiser` remet la palette d’origine du produit.

Logo de la SociétéImage

Image affichée dans l’interface. Réservée à l’option Branding personnalisé, qui n’est incluse dans aucun pack.

Couleur principaleCouleur

Couleur d’accent de la plateforme, appliquée à tous les utilisateurs de l’organisation.

Couleur de fondCouleur

Fond des écrans.

Couleur des titresCouleur

Couleur des titres d’écran.

Enregistrer les couleurs / RéinitialiserBoutons

Réinitialiser remet la palette d’origine du produit.

Le logo se découvre en essai gratuit et se perd au moment de payer — quel que soit le pack

Pendant les 30 jours d’essai, la personnalisation est déverrouillée pour test. Vous posez votre logo, vous réglez vos couleurs, tout fonctionne. Puis vous souscrivez et la fonction se referme : toute tentative de changement est refusée avec « La personnalisation du logo est réservée au pack Premium. Passez au pack supérieur pour utiliser cette fonctionnalité. » Ce message est trompeur : le Branding personnalisé n’est inclus dans aucun pack, Premium compris — monter en gamme ne le débloquera pas, il s’obtient sur devis. C’est d’autant plus déroutant que les autres champs de la fiche société — adresse, nom, téléphone — continuent, eux, de s’enregistrer normalement. La suppression d’un logo déjà en place, elle, reste toujours possible.

Le logo et les couleurs relèvent de l’option Branding personnalisé, commercialisée sur devis et activée par nos équipes. Voir Branding, stockage et API.

Vérifier avant de passer à la structure organisationnelle

Cochez avant d’enchaîner. Chaque ligne non faite ici produit, plus loin dans la chaîne, un symptôme sans message d’erreur.

Société et sites

0/8

Le socle est posé

Société et sites sont les deux préalables absolus : à partir d’ici, toutes les créations sont possibles. La suite de la chaîne enchaîne sur l’organigramme, puis sur les horaires. Voir L’ordre de paramétrage à respecter pour la carte complète.

Structure organisationnelleDirection, service, section : le périmètre de vos managers.Rôles et périmètre par siteComprendre le triple filtre qui décide de ce que chacun voit.Pointage géolocaliséCe que la zone contrôle vraiment, côté salarié.Packs et modules optionnelsCe que votre formule ouvre, écran par écran.