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Contrats, échéances et renouvellements

Établissez le contrat qui pilote la date de sortie — donc la coupure d’accès du collaborateur.

À lire avant

Créer un collaborateur et ouvrir son accès

Sommaire de l’article

Créer un contrat : type, numéro, dates
Ce que le CDI change : aucun terme, donc aucune coupure
Comment la date de fin coupe l’accès du collaborateur
Renouveler un CDD avec le bouton « Renouveler »
Pourquoi un renouvellement ne remet jamais l’ancienneté à zéro
Anticiper les échéances : l’état dédié et le tableau de bord
Le dépôt automatique du contrat au coffre-fort

Créer un contrat : type, numéro, dates

Le contrat n’est pas une pièce administrative rangée à côté de la fiche du collaborateur : c’est l’écran qui décide de la date de sortie, donc du jour où la plateforme coupera l’accès de la personne. Tout le reste de cet article découle de ce fait. Le contrat exige que la fiche du collaborateur existe déjà — créez-la d’abord depuis Créer un collaborateur.

Gestion du PersonnelGestion Des Contrats

Le formulaire de gauche s’intitule Nouveau Contrat en création, et Modifier le Contrat dès que vous ouvrez un contrat existant. La liste des contrats occupe la partie droite, surmontée de trois compteurs : Contrats Actifs, Expirent bientôt (30 prochains jours) et Nouveaux ce mois.

L’écran obéit au droit « Contrats et Avenants »

L’écran est gouverné par le module Contrats et Avenants de la matrice des droits : sans le droit de consultation, il affiche Vous n’avez pas le droit de consulter les contrats. Les actions Renouveler, Modifier et Supprimer restent visibles dans le menu de chaque ligne même sans droit, mais grisées, avec une info-bulle qui explique le refus. Voir Comptes, rôles et droits par site.

Les champs du formulaire de contrat

Choisir le collaborateur pré-remplit d’un coup Site, Type, Date Début, Date Fin, Poste / Fonction et Salaire Base depuis sa fiche. Tous restent modifiables ici : ce sont des propositions, pas des recopies verrouillées.

Champ	Description	Exemple
SociétéListe	Votre société, déjà sélectionnée. N’a d’intérêt que si votre compte en administre plusieurs : le choix conditionne la liste des sites proposés juste à côté.	`Beaumont Distribution`
SiteListe	Site auquel le contrat est rattaché. Pré-sélectionné depuis la fiche du collaborateur, mais modifiable : un contrat peut être rattaché à un autre site que celui de la fiche.	`Entrepôt Saint-Herblain`
EmployéobligatoireListe	Le collaborateur concerné. La liste ne propose que des fiches existantes. Sans lui, l’enregistrement s’arrête sur `Veuillez sélectionner un employé`. En modification, le champ devient un simple rappel non saisissable.	`Karim Belhadj`
N° ContratobligatoireTexte	Numéro du contrat, proposé automatiquement : `00` + année sur 2 chiffres + mois sur 2 chiffres + un compteur sur 2 chiffres. Il doit être unique. Vide, l’enregistrement s’arrête sur `Le N° contrat est obligatoire`. Le champ est modifiable en création, mais verrouillé en lecture seule dès que vous rouvrez un contrat existant.	`00260701`
TypeobligatoireListe	CDI (proposé par défaut), CDD, Stage, CIVP, Ouvrier ou Alternance. Le choix `CDI` fait disparaître le champ `Date Fin`. Si la fiche porte un type inconnu de cette liste, il est conservé tel quel et ajouté aux options plutôt que d’être remplacé.	`CDD`
Date DébutDate	Début du contrat, à saisir au format JJ/MM/AAAA. Pré-remplie avec la date d’embauche de la fiche. Elle ne remonte sur cette date d’embauche que si elle est plus ancienne que celle déjà enregistrée.	`01/06/2026`
Date FinDate	Terme du contrat. Masquée en CDI. Cette date devient la date de sortie du collaborateur et coupe son accès le jour venu. Laissée vide hors CDI, elle efface la date de sortie exactement comme le ferait un CDI — rien ne vous en avertit.	`30/09/2026`
Poste / FonctionListe	Choisi parmi les fonctions du référentiel. Pré-sélectionné depuis la fiche du collaborateur, modifiable ici sans toucher à la fiche. Voir Postes de travail.	`Préparateur de commandes`
Salaire BaseNombre	Rémunération portée au contrat. Reprise de la section Rémunération de la fiche, mais modifiable : le contrat peut porter un montant différent de celui de la fiche, qui n’est pas mise à jour pour autant.	`1950`
Motif / ObservationsTexte libre	Notes complémentaires (motif du recours, remplacement, mention particulière). Conservées avec le contrat et reprises par défaut lors d’un renouvellement.	`Renfort saisonnier — pic d’activité`

SociétéListe

Votre société, déjà sélectionnée. N’a d’intérêt que si votre compte en administre plusieurs : le choix conditionne la liste des sites proposés juste à côté.

Exemple : Beaumont Distribution

SiteListe

Site auquel le contrat est rattaché. Pré-sélectionné depuis la fiche du collaborateur, mais modifiable : un contrat peut être rattaché à un autre site que celui de la fiche.

Exemple : Entrepôt Saint-Herblain

EmployéListe

Le collaborateur concerné. La liste ne propose que des fiches existantes. Sans lui, l’enregistrement s’arrête sur Veuillez sélectionner un employé. En modification, le champ devient un simple rappel non saisissable.

Exemple : Karim Belhadj

N° ContratTexte

Numéro du contrat, proposé automatiquement : 00 + année sur 2 chiffres + mois sur 2 chiffres + un compteur sur 2 chiffres. Il doit être unique. Vide, l’enregistrement s’arrête sur Le N° contrat est obligatoire. Le champ est modifiable en création, mais verrouillé en lecture seule dès que vous rouvrez un contrat existant.

Exemple : 00260701

TypeListe

CDI (proposé par défaut), CDD, Stage, CIVP, Ouvrier ou Alternance. Le choix CDI fait disparaître le champ Date Fin. Si la fiche porte un type inconnu de cette liste, il est conservé tel quel et ajouté aux options plutôt que d’être remplacé.

Exemple : CDD

Date DébutDate

Début du contrat, à saisir au format JJ/MM/AAAA. Pré-remplie avec la date d’embauche de la fiche. Elle ne remonte sur cette date d’embauche que si elle est plus ancienne que celle déjà enregistrée.

Exemple : 01/06/2026

Date FinDate

Terme du contrat. Masquée en CDI. Cette date devient la date de sortie du collaborateur et coupe son accès le jour venu. Laissée vide hors CDI, elle efface la date de sortie exactement comme le ferait un CDI — rien ne vous en avertit.

Exemple : 30/09/2026

Poste / FonctionListe

Choisi parmi les fonctions du référentiel. Pré-sélectionné depuis la fiche du collaborateur, modifiable ici sans toucher à la fiche. Voir Postes de travail.

Exemple : Préparateur de commandes

Salaire BaseNombre

Rémunération portée au contrat. Reprise de la section Rémunération de la fiche, mais modifiable : le contrat peut porter un montant différent de celui de la fiche, qui n’est pas mise à jour pour autant.

Exemple : 1950

Motif / ObservationsTexte libre

Notes complémentaires (motif du recours, remplacement, mention particulière). Conservées avec le contrat et reprises par défaut lors d’un renouvellement.

Exemple : Renfort saisonnier — pic d’activité

* Champ obligatoire.

Établir un contrat de travail

Ouvrez Gestion du Personnel › Gestion Des Contrats
Le formulaire Nouveau Contrat s’affiche et un N° Contrat est demandé au serveur dès l’ouverture.
Choisissez le collaborateur dans la liste Employé
La mention Chargement des données de l’employé... s’affiche le temps que sa fiche soit lue, puis Site, Type, Date Début, Date Fin, Poste / Fonction et Salaire Base se remplissent. Un numéro de contrat frais est redemandé au passage.
Le Type est déduit de celui porté par la fiche — vérifiez-le toujours, il n’est qu’une proposition.
Vérifiez le N° Contrat proposé
Ne le remplacez pas par un numéro déjà utilisé : la plateforme ne créerait rien de neuf (voir l’encadré ci-dessous).
Sélectionnez le Type
En CDI, le champ Date Fin disparaît de l’écran et la date déjà saisie est abandonnée : c’est normal, un CDI n’a pas de terme.
Contrôlez la Date Début et, hors CDI, la Date Fin
Les deux sont pré-remplies depuis la fiche : sur un collaborateur qui a déjà eu un contrat, la Date Fin proposée est son ancienne échéance. C’est le champ le plus lourd de conséquences de l’écran — relisez-le.
Ajustez Poste / Fonction, Salaire Base et le Motif / Observations si le recours doit être documenté
Cliquez sur Enregistrer le Contrat
Le message Contrat ajouté avec succès confirme l’opération, le formulaire se vide et un nouveau numéro est préparé pour la saisie suivante.

La date de signature ne se saisit pas ici

Le formulaire ne comporte aucun champ de date de contrat : un contrat créé depuis cet écran est enregistré sans date d’établissement. Conséquence visible plus tard : dans le registre des échéances, la colonne Date Contrat affiche alors la date de début du contrat, faute de mieux. Si cette date compte pour vous, sachez que seule la fenêtre de renouvellement propose un champ Date contrat réellement saisissable.

Réutiliser un numéro de contrat existant modifie l’ancien contrat au lieu d’en créer un

Si le N° Contrat que vous enregistrez existe déjà pour votre société, la plateforme ne crée pas de second contrat : elle écrase les dates du contrat portant ce numéro, et vous affiche pourtant Contrat ajouté avec succès. Vous croyez avoir deux contrats successifs à l’historique, vous n’en avez qu’un. Pire : dans ce cas, la date de sortie du collaborateur n’est pas mise à jour et aucun dépôt au coffre-fort n’a lieu. Conservez le numéro proposé automatiquement, ou vérifiez dans la liste qu’il n’est pas déjà pris.

Beaumont Distribution — CDD saisonnier de 4 mois à l’entrepôtExemple

Beaumont Distribution (32 salariés, siège à Nantes) recrute Karim Belhadj comme préparateur de commandes sur son entrepôt de Saint-Herblain, pour la saison. Sa fiche a été créée la veille, avec une date d’embauche au 01/06/2026 ; la gestionnaire RH établit maintenant son contrat, le 25 mai 2026.

Employé: Karim Belhadj
N° Contrat: 00260501 (proposé automatiquement)
Type: CDD (proposé depuis la fiche)
Site: Entrepôt Saint-Herblain (pré-rempli)
Date Début: 01/06/2026 (pré-remplie depuis la date d’embauche)
Date Fin: 30/09/2026
Poste / Fonction: Préparateur de commandes (pré-rempli)
Salaire Base: 1950 (pré-rempli)
Motif / Observations: Renfort saisonnier — pic d’activité

Résultat

Le contrat est enregistré et le 30/09/2026 devient la date de sortie de Karim. Sans action d’ici là, son accès à la plateforme sera coupé ce jour-là : ni pointage, ni planning, ni demande de congé. La date d’embauche de sa fiche reste au 01/06/2026, qui fonde son ancienneté.

Ce que le CDI change : aucun terme, donc aucune coupure

Choisir CDI dans le champ Type a un effet immédiat et visible : le champ `Date Fin` disparaît de l’écran. Ce n’est pas un masquage cosmétique. Un contrat CDI n’enregistre aucune date de fin, et efface donc la date de sortie du collaborateur : son accès n’a plus de terme, les rapports d’échéance ne le font plus remonter, et la liste des contrats affiche Indéterminé sous sa date de début.

	CDI	CDD, Stage, CIVP, Ouvrier, Alternance
Champ `Date Fin`	Masqué	Affiché
Date de sortie du collaborateur	Aucune — l’accès n’a pas de terme	Recopiée depuis la `Date Fin`
Dans la liste des contrats	`Indéterminé`	`→ JJ/MM/AAAA`, et la pastille `Expiré` une fois le terme passé
Remonte dans les échéances	Non	Oui, à l’approche du terme
Renouvellement attendu	Non	Oui, avant la date de fin

Le type de contrat ne fait pas que qualifier la relation de travail : il décide de l’existence même d’une date de coupure d’accès.

C’est le levier officiel pour retirer une date de sortie erronée

Une date de sortie fausse bloque un salarié et ne se corrige nulle part sur sa fiche. Enregistrer pour lui un contrat de type CDI depuis Nouveau Contrat supprime la date de sortie et lui rend son accès. Attention : passer par Renouveler en choisissant CDI ne produit pas cet effet — la boîte de renouvellement exige toujours une Date fin, y compris pour un CDI, et cette date serait réinscrite en date de sortie.

Comment la date de fin coupe l’accès du collaborateur

À l’enregistrement d’un contrat, la Date Fin est recopiée sur la fiche du collaborateur comme date de sortie. Cette date pilote seule l’accès : dès qu’elle est atteinte, la connexion est refusée avec le message Accès refusé : votre contrat est arrivé à terme ou votre fiche employé n’est plus active. Contactez votre administrateur.

La coupure tombe le jour même, pas le lendemain

Un salarié dont le contrat se termine aujourd’hui ne peut plus se connecter le matin de sa dernière journée de travail : il ne peut ni pointer son arrivée, ni consulter son planning, ni pointer sa sortie du soir. Sa dernière journée n’est donc jamais enregistrée, ce qui se paie au moment de la préparation de la paie. Si vous voulez qu’il conserve son accès pendant toute sa dernière journée, saisissez comme Date Fin le dernier jour travaillé + 1.

La date de sortie n’est modifiable nulle part dans la fiche du collaborateur

C’est le grand désarroi des gestionnaires : un salarié est bloqué, on parcourt sa fiche de haut en bas à la recherche de la date fautive, et on ne la trouve pas — parce qu’elle n’y est pas saisissable. Elle vient uniquement du contrat. Deux issues : renouveler le contrat avec la bonne date de fin, ou enregistrer un contrat CDI qui n’inscrit aucune date de sortie. Et retenez ceci : remettre le Statut de la fiche sur Actif ne débloque rien, la date de sortie interdit la connexion indépendamment du statut.

Ne confondez pas les deux mécanismes de coupure. La date de sortie est automatique et datée ; la désactivation du collaborateur est manuelle et immédiate, et n’a aucun effet sur la date de sortie. Les deux sont détaillées dans Sortie d’un collaborateur.

Le salarié est bloqué alors que son CDD a bien été renouvelé. Pourquoi ?

Vérifiez comment le renouvellement a été fait. Une modification de la date de fin sur le contrat existant ne met pas à jour la date de sortie : seuls la création d’un contrat et le bouton Renouveler le font. Voir la section suivante.

Un salarié parti est déjà bloqué par sa date de sortie. Faut-il quand même le désactiver ?

Oui. La date de sortie coupe l’accès, mais ne retire pas le collaborateur des effectifs facturés : seul le passage du Statut sur Inactif le fait. Tant qu’il reste actif, il consomme un siège dans votre pack.

Que se passe-t-il si je supprime un contrat depuis la liste ?

Le contrat disparaît de la liste, mais la date de sortie déjà inscrite sur la fiche du collaborateur reste en place : la suppression du contrat ne la reprend pas. Pour rendre l’accès, il faut enregistrer un contrat portant la bonne date de fin, ou un CDI.

Renouveler un CDD avec le bouton « Renouveler »

Un renouvellement crée un nouveau contrat et conserve l’ancien à l’historique. C’est le seul geste qui repousse réellement la date de sortie, donc qui prolonge l’accès du collaborateur.

Gestion du PersonnelGestion Des Contratsmenu ⋮ de la ligneRenouveler

Modifier la date de fin du contrat existant ne débloque pas le salarié

C’est le piège le plus coûteux de cet écran. Vous ouvrez le contrat via Modifier, vous corrigez la Date Fin, vous enregistrez : le message Contrat modifié avec succès s’affiche et le contrat porte bien la nouvelle date. Mais la date de sortie du collaborateur, elle, n’a pas bougé — seuls la création et le renouvellement la synchronisent. Le salarié reste donc bloqué (ou débloqué) selon l’ancienne date, ce qui est indétectable à l’écran. Pour qu’une nouvelle échéance produise son effet sur l’accès, passez toujours par Renouveler.

La boîte de dialogue « Renouveler le contrat »

L’en-tête rappelle le numéro du contrat source, le collaborateur concerné et son échéance actuelle. Contrairement au formulaire de création, la date de signature est ici saisissable.

Champ	Description	Exemple
N° nouveau contratobligatoireTexte	Numéro du contrat de renouvellement, demandé automatiquement au serveur à l’ouverture. Il doit être inédit : un numéro déjà utilisé fait échouer le renouvellement.	`00260904`
Date contratDate	Date d’établissement du renouvellement. Pré-remplie à la date du jour, mais modifiable — c’est elle qui apparaîtra en `Date Contrat` dans le registre des échéances.	`15/09/2026`
Date débutobligatoireDate	Pré-remplie au lendemain de l’échéance actuelle, pour enchaîner sans interruption. Modifiable.	`01/10/2026`
Date finobligatoireDate	Pré-remplie à 12 mois après la date de début, moins un jour. Corrigez-la systématiquement : la durée réelle de votre renouvellement est rarement de 12 mois. C’est cette date qui devient la nouvelle date de sortie.	`31/12/2026`
Type de contratListe	Repris du contrat source. CDD, CDI, Ouvrier, CIVP ou Alternance — le type `Stage` du formulaire de création n’est pas proposé ici.	`CDD`
Durée (mois)Calculé	Nombre de mois entre les deux dates. Non saisissable — sert de contrôle.	`3`
Motif (optionnel)Texte libre	Motif du renouvellement. Laissé vide, le motif du contrat d’origine est repris.	`Prolongation activité fin d’année`

N° nouveau contratTexte

Numéro du contrat de renouvellement, demandé automatiquement au serveur à l’ouverture. Il doit être inédit : un numéro déjà utilisé fait échouer le renouvellement.

Exemple : 00260904

Date contratDate

Date d’établissement du renouvellement. Pré-remplie à la date du jour, mais modifiable — c’est elle qui apparaîtra en Date Contrat dans le registre des échéances.

Exemple : 15/09/2026

Date débutDate

Pré-remplie au lendemain de l’échéance actuelle, pour enchaîner sans interruption. Modifiable.

Exemple : 01/10/2026

Date finDate

Pré-remplie à 12 mois après la date de début, moins un jour. Corrigez-la systématiquement : la durée réelle de votre renouvellement est rarement de 12 mois. C’est cette date qui devient la nouvelle date de sortie.

Exemple : 31/12/2026

Type de contratListe

Repris du contrat source. CDD, CDI, Ouvrier, CIVP ou Alternance — le type Stage du formulaire de création n’est pas proposé ici.

Exemple : CDD

Durée (mois)Calculé

Nombre de mois entre les deux dates. Non saisissable — sert de contrôle.

Exemple : 3

Motif (optionnel)Texte libre

Motif du renouvellement. Laissé vide, le motif du contrat d’origine est repris.

Exemple : Prolongation activité fin d’année

* Champ obligatoire.

Renouveler un contrat avant son terme

Repérez le contrat à renouveler
Depuis Gestion Des Contrats, ou depuis l’état Echéance de Contrat, ou encore depuis l’encadré Prochains renouvellements de contrat du tableau de bord.
Ouvrez le menu ⋮ de la ligne et choisissez Renouveler
La fenêtre Renouveler le contrat s’ouvre en rappelant le numéro du contrat source et l’échéance actuelle.
Vérifiez le N° nouveau contrat proposé
Ajustez Date début et surtout Date fin
La date de fin est pré-remplie à 12 mois : c’est une commodité, pas une recommandation. Le champ Durée (mois) vous confirme ce que vous venez de saisir.
Complétez le Motif (optionnel) si le renouvellement doit être documenté
Cliquez sur Renouveler
Le message Contrat renouvelé avec succès confirme l’opération : le nouveau contrat est créé, l’ancien est conservé, la date de sortie du collaborateur est repoussée et son accès est rétabli sur-le-champ s’il était déjà coupé.
Un renouvellement daté dans le passé ne pose pas de problème : ce qui compte est la nouvelle date de fin.

Un numéro de contrat déjà pris fait échouer le renouvellement sans le dire

Si vous remplacez le N° nouveau contrat proposé par un numéro déjà utilisé, la fenêtre affiche une erreur technique sans nom (Erreur interne. Consultez les logs serveur pour le détail.) et rien n’est enregistré. Le message ne vous met pas sur la piste du numéro. Conservez celui que la plateforme propose.

Beaumont Distribution — prolongation du CDD de Karim jusqu’à fin décembreExemple

Mi-septembre 2026, l’activité de fin d’année se confirme. Le CDD de Karim Belhadj s’achève le 30/09/2026 : la gestionnaire RH le prolonge de trois mois. Elle ouvre Gestion Des Contrats, menu ⋮ sur la ligne du contrat 00260501, puis Renouveler.

Échéance actuelle (rappel): 30/09/2026
N° nouveau contrat: 00260904 (proposé automatiquement)
Date contrat: 15/09/2026
Date début: 01/10/2026 (pré-remplie au lendemain de l’échéance)
Date fin: 31/12/2026 (corrigée — la pré-saisie proposait 30/09/2027)
Type de contrat: CDD
Durée (mois): 3 (calculée)
Motif (optionnel): Prolongation activité fin d’année

Résultat

Deux contrats figurent désormais à l’historique de Karim : le 00260501 (01/06 → 30/09) et le 00260904 (01/10 → 31/12). Sa date de sortie passe au 31/12/2026 et son accès est prolongé d’autant. Son ancienneté reste comptée depuis le 01/06/2026. Si la date de fin pré-remplie à 30/09/2027 n’avait pas été corrigée, Karim aurait conservé son accès une année entière au-delà de son terme réel.

Pourquoi un renouvellement ne remet jamais l’ancienneté à zéro

Après un renouvellement, la Date d’embauche de la fiche affiche toujours celle du premier contrat, jamais celle du renouvellement. Ce n’est pas une erreur de saisie : c’est une protection délibérée.

La date d’embauche est la référence d’ancienneté sur laquelle repose tout le calcul des droits à congés. Si un renouvellement de CDD l’avançait au 1er octobre, le collaborateur perdrait quatre mois d’acquisition de congés du jour au lendemain, sans le moindre message. La plateforme applique donc une règle unique : elle conserve toujours la date la plus ancienne.

Un contrat qui démarre après l’ancienneté enregistrée ne la touche pas — cas de tous les renouvellements.
Un contrat qui démarre avant l’ancienneté enregistrée la corrige vers le passé — le seul cas où elle bouge.
Un contrat créé pour un collaborateur sans date d’embauche la renseigne avec sa date de début.

Le moyen légitime de rattacher une ancienneté antérieure

Si un collaborateur avait déjà travaillé chez vous avant la fiche qui existe aujourd’hui, enregistrez son contrat historique avec sa vraie Date Début. Comme elle est plus ancienne que l’ancienneté en place, la date d’embauche sera corrigée vers le passé et ses droits à congés recalculés en conséquence. Attention : ce contrat portera aussi une Date Fin, qui deviendra la date de sortie — enregistrez-le avant le contrat en cours, jamais après.

Les conséquences de cette date d’ancienneté sur les compteurs sont détaillées dans Soldes CP, RTT et CET.

Anticiper les échéances : l’état dédié et le tableau de bord

Puisqu’une échéance atteinte coupe l’accès sans avertissement, l’anticipation est la seule prévention. Deux outils s’en chargent, avec des portées très différentes.

	Echéance de Contrat	Tableau de bord
Où	`Rapports & États` › `Echéance de Contrat`	Encadrés `Alertes Contrat` et `Prochains renouvellements de contrat`
Période couverte	Celle que vous choisissez, sans limite	Le mois civil en cours uniquement
Volume	Tous les contrats de la période, paginés par 10	Les 5 premiers dans l’encadré, la liste complète dans la fenêtre
Contrats successifs	Chaque contrat remonte, même pour un salarié qui en a plusieurs	Un salarié = une ligne
Exports	`EXPORTER EXCEL` et `IMPRIMER PDF`	Aucun
Renouveler depuis l’écran	Oui, action `Renouveler` par ligne	Oui, en cliquant sur une ligne de renouvellement

Le tableau de bord alerte, l’état anticipe. Un CDD qui s’achève le mois prochain n’apparaît dans aucun encadré du tableau de bord.

Le tableau de bord ne voit que le mois en cours — il ne remplace pas une revue mensuelle

L’encadré Alertes Contrat compte les Contrats échus ce mois → : il se limite strictement au mois civil courant. Un CDD qui s’achève le 3 du mois prochain n’y figure pas, et l’encadré peut afficher Aucun renouvellement imminent ce mois alors que trois échéances tombent dans les quinze jours. Ces encadrés dépendent en outre de votre pack : ils sont absents du pack Starter, qui n’inclut pas les tableaux de bord avancés. Faites de l’état Echéance de Contrat votre point de contrôle mensuel, sur une fenêtre de deux à trois mois.

Rapports & ÉtatsEchéance de Contrat

Passer en revue les fins de contrat à venir

Ouvrez Rapports & États › Echéance de Contrat
L’écran s’intitule Échéance des Contrats. La période est pré-réglée du jour même à la fin du mois en cours.
Sans le droit de consultation sur les rapports, l’écran affiche Vous n’avez pas le droit de consulter l’échéance des contrats.
Élargissez la période avec Échéance Début et Échéance Fin
Portez la fin à deux ou trois mois pour laisser le temps de préparer les renouvellements et de prévenir les intéressés.
Filtrez si besoin par Site ou par Rechercher
Le champ de recherche porte sur le nom, le matricule et le numéro de contrat (Nom, matricule…). Le filtre Site n’apparaît que si les résultats couvrent plusieurs sites.
Cliquez sur RECHERCHE
Rien ne se charge tant que vous ne l’avez pas fait : l’écran affiche Cliquez sur RECHERCHE pour charger les données.
Si aucune fin de contrat ne tombe dans la fenêtre : Aucun contrat n’arrive à échéance sur cette période.
Lisez les quatre compteurs de tête
Contrats à échéance, Employés concernés, Urgents (≤ 7j) et Déjà échus. Ce dernier est le seul vraiment critique : ces collaborateurs sont déjà bloqués.
Traitez chaque ligne du Registre des Échéances
La colonne Jours Restants affiche un badge rouge à 7 jours ou moins, et la mention Échu (Nj) pour les termes dépassés. L’action Renouveler de la ligne ouvre directement la fenêtre de renouvellement.
Conservez une trace avec EXPORTER EXCEL ou IMPRIMER PDF
Utile pour la revue avec les managers concernés ou pour l’archivage de la campagne de renouvellement.

Vous ne voyez que vos sites

Un responsable RH ou un manager ne voit dans cet état que les collaborateurs des sites qui lui ont été ouverts ; seul l’administrateur a la vue complète. Un registre vide sur une société qui compte pourtant des CDD est le symptôme classique d’un rattachement de site manquant — voir Comptes, rôles et droits par site.

Le dépôt automatique du contrat au coffre-fort

Chaque contrat créé — à la saisie comme au renouvellement — est généré en PDF et déposé automatiquement dans le coffre-fort numérique du collaborateur, sans aucune action de votre part. Le document y porte le nom Contrat_<numéro>.pdf et le type Contrat. Le collaborateur reçoit dans le même mouvement une notification interne intitulée Nouveau contrat dans votre coffre-fort.

Le dépôt a lieu à la création d’un contrat et à chaque renouvellement.
Il n’a pas lieu quand vous modifiez un contrat existant — c’est voulu, sinon chaque correction mineure empilerait un exemplaire de plus.
Il n’a pas lieu non plus quand vous réutilisez un numéro déjà pris, puisque la plateforme traite alors l’opération comme une modification.

Le dépôt est silencieux — y compris quand il n’a pas lieu

Le coffre-fort numérique n’est pas inclus dans le pack Starter. Sur ce pack, le contrat est enregistré normalement et le dépôt est purement et simplement ignoré, sans message : rien à l’écran ne distingue un dépôt réussi d’un dépôt jamais tenté. Le même silence s’applique si la génération du PDF échoue — le contrat reste enregistré, l’effet métier est préservé, mais le document manque. Si vous comptez sur le coffre-fort comme lieu d’archivage de vos contrats, vérifiez la présence du document sur les premiers contrats créés. Voir Coffre-fort et signature électronique et Packs et modules optionnels.

Le PDF du contrat contient le salaire : sa consultation obéit au même périmètre que la fiche du collaborateur. Une personne qui n’a pas accès au collaborateur n’accède pas à son contrat. Le menu ⋮ de chaque ligne propose par ailleurs une action Exporter (PDF), qui régénère le document à la demande à partir d’un modèle de votre bibliothèque.

Avant de quitter l’écran des contrats

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Créer un collaborateurLa fiche doit exister avant tout contrat — et c’est elle qui alimente le site, le poste et le salaire.Sortie d’un collaborateurDistinguer la coupure automatique par date de sortie de la désactivation manuelle.Coffre-fort et signature électroniqueCe que devient le PDF déposé et comment le faire signer.