Importer une équipe depuis Excel
Créez plusieurs dizaines de fiches en une opération, sans doublon d’email.
À lire avant
Sommaire de l’article
Préparer le fichier à partir du modèle
L’import lit la première feuille de votre classeur, prend la première ligne pour des en-têtes et traite tout le reste comme des données. Les en-têtes sont reconnus par leur libellé, jamais par leur position : vous pouvez donc réordonner les colonnes, mais un libellé non reconnu fait disparaître la colonne entière sans le moindre message. Le plus sûr est de partir du modèle fourni.
Récupérer et remplir le modèle
Ouvrez
Gestion Des Employés— l’écran s’intituleEffectifs GlobauxC’est l’annuaire des collaborateurs. Les deux boutons d’import se trouvent en haut à droite, à côté d’
Ajouter un Collaborateur.Les boutons n’apparaissent que si votre rôle porte le droit d’ajout sur le module
Gestion Employés.Cliquez sur
ModèleUn classeur
modele-employes.xlsxest téléchargé, avec les 12 en-têtes attendus et une ligne d’exemple (Jean Dupont). Le messageModèle téléchargé.confirme l’opération.Ce bouton fonctionne quel que soit votre pack, y compris en Starter où l’import lui-même est verrouillé.
Supprimez la ligne d’exemple, puis collez vos données
La ligne
Jean Dupontest un simple échantillon de format : elle est modifiable et supprimable. Si vous la laissez, elle sera importée comme un collaborateur réel.Laissez la colonne
Matriculevide si vous n’avez pas de codification existanteChaque ligne sans matricule reçoit un code généré automatiquement selon le paramétrage société. Une ligne dont le matricule existe déjà est ignorée en silence.
Enregistrez au format
.xlsxou.xlsAucun autre format n’est accepté par le sélecteur de fichier.
Les 12 colonnes du modèle
Seule la colonne Nom complet est réellement bloquante : une ligne sans nom est ignorée. Toutes les autres peuvent rester vides.
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| MatriculeTexte | Code du collaborateur, qui sert aussi d’identifiant de connexion. Laissez vide pour le faire générer selon le paramétrage société. Un matricule déjà utilisé sur le site de destination fait ignorer la ligne. | BE0007 |
| Nom completobligatoireTexte | Nom et prénom. Seule colonne obligatoire : toute ligne dont ce champ est vide est ignorée, sans erreur. | Camille Fournier |
| Lieu de naissanceTexte | État civil. | Nantes |
| Date de naissanceDate | État civil. Reprise telle qu’elle est saisie. | 1990-01-15 |
| SexeTexte court | Sexe du collaborateur. Le modèle propose M en exemple. | M |
| CINTexte | Numéro de pièce d’identité. Attention : renseigné, il devient le mot de passe provisoire envoyé par email en clair. Voir l’avertissement plus bas. | AB123456 |
| TéléphoneTexte | Numéro de téléphone. Chiffré à l’enregistrement, comme sur la fiche saisie à la main. | 0612345678 |
| EmailAdresse email | Adresse de connexion et destinataire de l’email de bienvenue. Doit être unique sur toute la plateforme, pas seulement dans votre société. | jean.dupont@example.com |
| AdresseTexte | Adresse postale. | 12 rue de la Paix, 75002 Paris |
| Date d’embaucheDate | Date d’entrée, donc référence d’ancienneté de tous les droits à congés. Une date que la plateforme ne sait pas interpréter est ignorée : la fiche est créée sans date d’embauche. | 2024-09-01 |
| ServiceTexte | Libellé du service de rattachement. S’il n’existe pas encore, il est créé automatiquement. | Production |
| FonctionTexte | Intitulé de poste. S’il n’existe pas encore, il est créé automatiquement. | Opérateur |
Code du collaborateur, qui sert aussi d’identifiant de connexion. Laissez vide pour le faire générer selon le paramétrage société. Un matricule déjà utilisé sur le site de destination fait ignorer la ligne.
Exemple : BE0007
Nom et prénom. Seule colonne obligatoire : toute ligne dont ce champ est vide est ignorée, sans erreur.
Exemple : Camille Fournier
État civil.
Exemple : Nantes
État civil. Reprise telle qu’elle est saisie.
Exemple : 1990-01-15
Sexe du collaborateur. Le modèle propose M en exemple.
Exemple : M
Numéro de pièce d’identité. Attention : renseigné, il devient le mot de passe provisoire envoyé par email en clair. Voir l’avertissement plus bas.
Exemple : AB123456
Numéro de téléphone. Chiffré à l’enregistrement, comme sur la fiche saisie à la main.
Exemple : 0612345678
Adresse de connexion et destinataire de l’email de bienvenue. Doit être unique sur toute la plateforme, pas seulement dans votre société.
Exemple : jean.dupont@example.com
Adresse postale.
Exemple : 12 rue de la Paix, 75002 Paris
Date d’entrée, donc référence d’ancienneté de tous les droits à congés. Une date que la plateforme ne sait pas interpréter est ignorée : la fiche est créée sans date d’embauche.
Exemple : 2024-09-01
Libellé du service de rattachement. S’il n’existe pas encore, il est créé automatiquement.
Exemple : Production
Intitulé de poste. S’il n’existe pas encore, il est créé automatiquement.
Exemple : Opérateur
* Champ obligatoire.
Si vous partez d’un export existant plutôt que du modèle, la reconnaissance des en-têtes est insensible à la casse et accepte plusieurs variantes par colonne. Voici les libellés admis.
Une colonne mal nommée ne produit aucune erreur — elle disparaît
Nom du salarié au lieu de Nom complet : l’import ne la reconnaît pas et l’ignore. Plus aucune ligne ne porte de nom, donc toutes sont écartées — et le compte rendu se contente d’annoncer 0 ligne(s) importée(s), 16 ignorée(s) (doublon ou champ vide), sans jamais désigner la colonne fautive. Si c’est la totalité de vos en-têtes qui n’est pas reconnue, le fichier n’est même pas envoyé : le message Aucune ligne valide trouvée. Vérifiez que les en-têtes correspondent au modèle. s’affiche. Comparez systématiquement votre première ligne à celle du fichier Modèle avant d’importer.Vérifier les emails avant de lancer l’import
C’est le point de contrôle le plus important de toute l’opération, et le seul que la plateforme ne vous signalera pas. Une adresse email vaut un compte, et un seul, sur l’ensemble de la plateforme — pas seulement dans votre espace. Une adresse déjà rattachée à un compte, chez vous ou chez un autre client, ne peut pas en ouvrir un second.
Un email en double crée une fiche sans compte, et l’import l’annonce comme réussie
Profil Employé met bien le dossier à jour, mais n’ouvre pas le compte manquant : il faut le créer depuis l’écran Utilisateurs.Trois contrôles à passer sur la colonne Email
0/3Une ligne sans email reste importable
Email n’est pas obligatoire. Une fiche importée sans adresse est bien créée, avec son compte de connexion — mais aucun email ne part : ni identifiants, ni lien de mise en place, donc le collaborateur ne peut pas se connecter. Réservez ce cas à ceux qui n’utiliseront pas la plateforme. Pour lui ouvrir l’accès plus tard, renseignez son Email sur sa fiche, puis utilisez Réinitialiser mot de passe depuis l’écran Utilisateurs.Lancer « Importer (Excel) » et lire le compte rendu
La procédure d’import
Depuis
Effectifs Globaux, cliquez surImporter (Excel)Le sélecteur de fichier s’ouvre. Si le bouton porte un cadenas, votre pack n’inclut pas l’import en masse — voir la dernière section.
Sélectionnez votre classeur
Le fichier est analysé dans votre navigateur, puis les lignes reconnues sont envoyées. Le bouton affiche
Import…pendant l’opération.Un fichier réduit à sa seule ligne d’en-tête renvoie
Le fichier ne contient pas de données — uniquement la ligne d’en-tête.Lisez le compte rendu affiché en fin d’opération
Il annonce le nombre de lignes importées, ignorées et d’entités créées à la volée — par exemple
14 ligne(s) importée(s), 2 ignorée(s) (doublon ou champ vide), 3 entité(s) auto-créée(s).Traitez les lignes en échec, listées nommément
Si des lignes ont échoué, le compte rendu les détaille collaborateur par collaborateur, jusqu’à quatre affichées puis un décompte du reste :
2 ligne(s) non importée(s) : • « Karim Belhadj » : un champ dépasse la longueur autorisée.Les autres motifs possibles sont
déjà existant (code ou libellé en double).,un champ obligatoire est vide.,référence introuvable (vérifiez les codes liés).etdonnées invalides — vérifiez le format des colonnes.Vérifiez l’annuaire, qui se recharge automatiquement
Le compteur
Total Effectifintègre immédiatement les nouveaux arrivants.
Une ligne en échec n’interrompt jamais les suivantes
Les lignes « ignorées » ne sont jamais détaillées
ignorée(s) (doublon ou champ vide) deux cas très différents : la ligne sans Nom complet, et la ligne dont le Matricule existe déjà sur le site de destination. Aucune des deux n’est nommée. Si le nombre d’ignorées vous surprend, comparez le nombre de lignes de votre fichier au Total Effectif avant et après l’import plutôt que d’attendre une explication de l’écran.Ce que l’import déclenche pour chaque ligne
Un import n’est pas un simple chargement de données : chaque ligne réussie ouvre un compte de connexion, envoie un email et peut enrichir vos référentiels. Trois conséquences à connaître avant de cliquer.
- Un compte de connexion est ouvert, avec le matricule pour identifiant et le rôle
Employé. L’import ne permet pas d’attribuer un autre rôle. - Un email de bienvenue part immédiatement vers chaque adresse renseignée. Il n’y a ni prévisualisation, ni report d’envoi, ni possibilité de rappel.
- Les services et fonctions inconnus sont créés à la volée, à partir des libellés du fichier. Ils sont décomptés dans le compte rendu sous
entité(s) auto-créée(s).
La colonne CIN envoie le numéro de pièce d’identité en clair par email
CIN est renseignée, sa valeur devient le mot de passe provisoire du collaborateur et figure telle quelle dans l’email « Bienvenue sur Concorde Workforce — vos identifiants ». Un import de 40 lignes, c’est 40 numéros de pièce d’identité diffusés par messagerie en une seconde, sans retour possible. Laissez la colonne `CIN` vide dans le fichier d’import : chaque collaborateur reçoit alors l’email « Bienvenue sur Concorde Workforce — définissez votre mot de passe », avec un lien personnel valable 7 jours, et aucune donnée d’identité ne circule. Le CIN se complète ensuite fiche par fiche depuis Profil Employé, où il est stocké chiffré.Une faute de frappe dans la colonne Service crée un service supplémentaire
Logistique, logistique et Logistiques : les deux premiers sont le même service, le troisième en crée un nouveau. Vous vous retrouvez avec un organigramme parasité, des filtres d’annuaire dédoublés et un seuil d’effectif minimum qui ne porte que sur une partie de l’équipe. Uniformisez la colonne dans Excel — une liste déroulante suffit — et vérifiez le décompte entité(s) auto-créée(s) du compte rendu : il doit correspondre exactement au nombre de services et de fonctions que vous vouliez réellement créer. Voir Structure organisationnelle.La DRH ouvre l’entrepôt de Saint-Herblain et doit créer 14 fiches avant le 1er septembre 2026. Elle part du fichier du cabinet de recrutement, le remet au format du modèle, dédoublonne les emails et laisse volontairement la colonne CIN vide. Deux lignes de son fichier n’ont pas de nom — des lignes de sous-total récupérées de l’export d’origine, qui portent encore un libellé dans la colonne Service. Son fichier mentionne par ailleurs deux services qui n’existent pas encore dans la plateforme.
- Lignes de données dans le fichier
- 16
- Colonnes renseignées
- Nom complet, Email, Date d’embauche, Service, Fonction
- Colonne Matricule
- vide (génération automatique)
- Colonne CIN
- vide (choix délibéré)
- Services cités
- Logistique (existant), Réception, Expédition
- Fonction citée
- Préparateur de commandes (existante)
- Compte rendu obtenu
- 14 ligne(s) importée(s), 2 ignorée(s) (doublon ou champ vide), 2 entité(s) auto-créée(s)
Résultat
Réception et Expédition ont été créés automatiquement. Restent à faire, fiche par fiche : le type de contrat, la classe horaire et le calendrier — sans quoi aucun horaire théorique ne sera opposé à leurs pointages.Compléter les rattachements que l’import ne renseigne pas
L’import couvre 12 champs. La fiche collaborateur en compte bien davantage, et plusieurs de ceux qui manquent sont indispensables au calcul des temps. Une équipe importée pointe dès le premier jour, mais ses compteurs restent à zéro tant que sa classe horaire n’est pas attribuée — sans qu’aucune alerte ne le signale. Prévoyez ce passage de reprise dans la foulée de l’import.
Tout le fichier atterrit sur un seul site : le vôtre
Site. Tous les collaborateurs importés sont rattachés au site de l’administrateur qui lance l’import — à défaut, au premier site de la société. Sur une entreprise multi-établissements, votre fichier a beau distinguer les équipes, elles arrivent toutes au même endroit. Les conséquences sont immédiates : ces collaborateurs sont invisibles pour les managers et RH des autres sites, et leur droit à congés annuel est celui du mauvais établissement. Corrigez le champ `Site` fiche par fiche depuis `Profil Employé` juste après l’import, ou importez site par site depuis un compte administrateur rattaché au bon établissement. Voir Société et sites.Reprise à effectuer sur chaque fiche importée
0/8Importez après avoir posé le socle, jamais avant
Qui peut importer, sous quel pack et dans quelles limites
Trois conditions se cumulent pour qu’un import aboutisse : le bon pack, le rôle d’administrateur, et un effectif compatible avec votre formule.
En pack payant, l’import facture les collaborateurs supplémentaires sans rien demander
Sièges occupés / N inclus avant de lancer un gros fichier. Voir Abonnement et facturation.Dix imports par heure et par utilisateur
Puis-je réimporter le même fichier après correction de quelques lignes ?
Matricule soit renseignée : les matricules déjà attribués sur le site sont ignorés, seules les lignes nouvelles sont créées. Si vous laissez les matricules vides, un second passage recrée tous vos collaborateurs en double avec de nouveaux codes. Le plus sûr est de ne réimporter qu’un fichier réduit aux seules lignes à corriger.Comment corriger un matricule mal saisi dans le fichier ?
L’import peut-il mettre à jour des fiches existantes ?
Profil Employé.Puis-je importer les salaires ou les rôles ?
Rôle Utilisateur ne figurent pas dans le modèle. Toute ligne importée reçoit le rôle Employé ; la promotion d’un manager ou d’un RH passe ensuite par sa fiche, puis par le rattachement de son périmètre dans Droits d’accès par site.Un collaborateur importé est-il immédiatement facturé ?
Actif et entre aussitôt dans les effectifs facturés. Désactiver une fiche créée par erreur la retire immédiatement de ce décompte.Existe-t-il d’autres imports Excel dans la plateforme ?
Modèle puis import — équipe plusieurs référentiels : services, fonctions, directions, sections, villes, pays, qualifications et rubriques de paie. Ils partagent le même pack minimum et la même limite horaire. Voir Rubriques de paie.