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Régler les règles de congés

Fixez la période de référence CP, l’effectif minimum à préserver et les clôtures automatiques.

À lire avant

Sommaire de l’article

Les trois réglages que porte cet écran
Saisir la période de référence des congés payés
Poser le seuil d’effectif minimum et ses surcharges par service
Activer le reset RTT annuel et le transfert CET automatique
Comprendre la clôture CP : un marqueur qui ne touche aucun solde
Forcer les clôtures dues avec « Exécuter maintenant »
Vérifier votre paramétrage avant la première clôture

Les trois réglages que porte cet écran

L’écran Règles de congés est réservé aux administrateurs — un manager ou un responsable RH qui l’ouvre obtient « Accès réservé aux administrateurs du tenant. ». Il tient en deux blocs et gouverne trois choses distinctes qu’il ne faut pas confondre.

AdministrationRègles de congés

Bloc de l’écran	Ce qu’il décide	Quand ça se voit
`Effectif minimum`	Le nombre de salariés du service à garder présents. En dessous, la validation d’un congé est refusée.	Au moment où un manager clique « Valider » — jamais au dépôt.
`Clôture automatique de période` → `Début de période de référence CP (JJ-MM)`	Le découpage N-1 / N des congés payés : la borne de la période de référence.	Immédiatement, sur tout l’écran Solde de Congés.
`Clôture automatique de période` → les deux interrupteurs	Le déclenchement automatique du reset RTT, du transfert CET et du marqueur de clôture CP.	Une fois par période et par société. Le transfert CET attend sa date limite ; le reset RTT et le marqueur CP partent dès le passage suivant du traitement — ou sur demande via « Exécuter maintenant ».

Le sous-titre de la page résume ce périmètre : « Effectif minimum à préserver lors de la validation des congés et automatisation des clôtures de période. »

Deux boutons d’enregistrement, deux périmètres

Le bloc du haut s’enregistre avec « Enregistrer l’effectif minimum », le bloc du bas avec « Enregistrer la clôture ». Ils sont indépendants : régler la période de référence puis cliquer sur le mauvais bouton ne sauvegarde rien du réglage attendu.

Saisir la période de référence des congés payés

C’est le paramètre pivot du domaine des congés. Il fixe la borne du découpage N-1 / N du solde de congés payés : l’en-tête Période de référence : {période} de l’écran Solde de Congés, le graphe Consommation annuelle et la carte Congés Payés le lisent tous.

AdministrationRègles de congésClôture automatique de période

Poser la période de référence

Ouvrez Administration › Règles de congés.
L’écran est refusé à tout profil autre qu’administrateur.
Dans le bloc Clôture automatique de période, renseignez Début de période de référence CP (JJ-MM).
Saisissez 01-06 pour la convention légale française (1er juin – 31 mai), ou 01-01 pour une société qui raisonne en année civile. Toute autre convention est acceptée.
Format strict JJ-MM. Une saisie hors format déclenche « Format attendu : JJ-MM (ex. 01-06). ».
Cliquez sur « Enregistrer la clôture ».
Le message « Configuration de clôture enregistrée. » confirme la prise en compte. L’écran Solde de Congés bascule immédiatement sur le calcul conforme N-1 / N.

Tant que ce champ n’est pas enregistré explicitement, les soldes affichés sont faux

Sur une société qui n’a jamais ouvert Règles de congés, l’écran Solde de Congés retombe sur un calcul année civile hérité : la carte Congés Payés affiche un chiffre principal supérieur à sa ligne « Acquis » et une barre de progression toujours pleine, alors que le calcul conforme donnerait l’inverse. Rien n’avertit du repli — c’est déroutant parce que l’écran a l’air de fonctionner. Le repli s’applique aussi si vous laissez le champ à la valeur par défaut affichée sans jamais cliquer sur « Enregistrer la clôture ». Faites cette saisie dès l’ouverture de votre espace, avant que quiconque ne consulte un solde.

Le RTT et le CET ne suivent pas cette période — et c’est voulu

Après avoir posé 01-06, vous vous attendez peut-être à ce que les cinq cartes de l’écran Solde de Congés soient scopées juin → mai. Ce n’est pas le cas : le solde RTT repart à zéro au 1er janvier et le CET affiche un cumul qui déborde la période. Ce n’est pas une anomalie. Ce réglage ne concerne que les congés payés ; les cartes portent d’ailleurs les mentions Cycle année civile (janv. – déc.) pour le RTT et Cumulatif (hors période de référence) pour le CET, précisément pour éviter cette lecture erronée. Voir Soldes CP, RTT et CET.

Passer une PME de transport à la période légale françaiseExemple

Une PME de 42 salariés (transport routier) a démarré sur la plateforme sans configurer sa période CP. L’écran Solde de Congés affiche des chiffres qui ne correspondent pas au conseil du cabinet comptable, lequel raisonne en juin – mai.

Début de période de référence CP (JJ-MM): 01-06
Clôture de la période de référence CP (marqueur): activé
Bouton: Enregistrer la clôture

Résultat

L’en-tête de Solde de Congés devient « Période de référence : 01 juin 2025 — 31 mai 2026 ». La carte Congés Payés bascule sur le calcul conforme : Acquis = report antérieur + acquis 2024/2025 (N-1, « à prendre ») + acquis depuis le 1er juin 2025 (N) ; Pris = CP posés depuis le 1er juin ; Solde = solde disponible. Le graphe Consommation annuelle se réordonne Juin → Mai. Les cartes Solde RTT et Compte Épargne Temps ne bougent pas.

Poser le seuil d’effectif minimum et ses surcharges par service

Ce garde-fou empêche qu’une vague de congés vide un service. La règle est lue à l’acceptation d’un congé, jamais au dépôt : si l’octroi ferait tomber la présence du service du demandeur sous le seuil un seul jour de la période, la validation est refusée et rien n’est enregistré.

Le seuil retenu est celui de la surcharge du service si elle existe, sinon le défaut société. Le service du demandeur est donc structurant : un salarié sans service rattaché échappe à la règle. Voir Structure organisationnelle.

AdministrationRègles de congésEffectif minimum

Configurer l’effectif minimum

Saisissez Seuil par défaut (toute la société).
Ce nombre s’applique à tous les services qui n’ont pas de surcharge propre.
Dans Surcharges par service, renseignez la colonne Seuil minimum là où le besoin diffère.
Laisser une case vide affiche hérite du défaut : le service reprend le seuil société. Saisir 0 désactive la règle pour ce service seulement.
Si aucun service n’existe encore, le tableau affiche « Aucun service. ».
Cliquez sur « Enregistrer l’effectif minimum ».
Le message « Effectif minimum enregistré. » confirme. Tant qu’un seuil négatif est saisi, le bouton reste désactivé : les seuils ne peuvent pas être négatifs.

Les champs du bloc « Effectif minimum »

Texte d’aide affiché à l’écran : « À l’acceptation d’un congé, si l’octroi fait passer la présence du service sous ce seuil un jour de la période, la validation est refusée. Laisser vide = règle désactivée. »

Champ	Description	Exemple
Seuil par défaut (toute la société)Nombre	Effectif minimum du service à préserver, appliqué partout où aucune surcharge n’est posée. Vide (ou `0`) désactive la règle là où elle serait héritée — les services portant leur propre seuil restent, eux, protégés.	`3`
ServiceLecture seule	Colonne alimentée par les services de votre structure organisationnelle. Les surcharges ne peuvent donc se régler qu’après création des services.	`Exploitation`
Seuil minimumNombre	Surcharge pour ce service. Vide → affiche `hérite du défaut`. `0` → règle désactivée sur ce service. Aucune valeur négative n’est acceptée.	`2`

Seuil par défaut (toute la société)Nombre

Effectif minimum du service à préserver, appliqué partout où aucune surcharge n’est posée. Vide (ou 0) désactive la règle là où elle serait héritée — les services portant leur propre seuil restent, eux, protégés.

Exemple : 3

ServiceLecture seule

Colonne alimentée par les services de votre structure organisationnelle. Les surcharges ne peuvent donc se régler qu’après création des services.

Exemple : Exploitation

Seuil minimumNombre

Surcharge pour ce service. Vide → affiche hérite du défaut. 0 → règle désactivée sur ce service. Aucune valeur négative n’est acceptée.

Exemple : 2

Une case vide ne veut pas dire la même chose selon le champ

Sur le seuil par défaut, vide signifie « aucun seuil à hériter » : plus aucun service n’est protégé, sauf ceux qui portent leur propre surcharge — celle-ci continue de s’appliquer telle quelle. Sur une surcharge de service, vide signifie l’inverse : « hérite du défaut » — le service reste protégé par le seuil société. Pour désactiver la règle sur un seul service alors qu’un défaut société existe, il faut y saisir 0 explicitement ; laisser la case vide ne désactive rien. C’est la confusion la plus courante sur cet écran : relisez la mention hérite du défaut affichée en filigrane dans les cases vides.

Protéger le service Exploitation d’un sous-effectif estivalExemple

Le service « Exploitation » compte 6 salariés actifs. La direction veut garantir au moins 3 présents en permanence, mais tolère de descendre à 2 au service « Administration des ventes ».

Seuil par défaut (toute la société): 3
Surcharges par service → Administration des ventes: 2
Surcharges par service → Exploitation: (laissé vide → « hérite du défaut »)
Bouton: Enregistrer l’effectif minimum

Résultat

Quand un 4ᵉ salarié d’Exploitation demande un congé chevauchant la même semaine que 3 collègues déjà en congé accordé, la validation est bloquée : « Effectif minimum non respecté : accorder ce congé laisserait 2 salarié(s) présent(s) dans le service, sous le seuil requis de 3. » Rien n’est enregistré, aucun solde n’est consommé, la demande reste « En attente » — le manager peut proposer d’autres dates ou ouvrir un créneau ouvert pour le remplacement.

La règle contrôle l’effectif, pas le planning

Accorder un congé ne vérifie que l’effectif minimum du service. La plateforme n’empêche pas d’accorder un congé sur un jour où le salarié est déjà planifié. Le garde-fou n’existe qu’en sens inverse : la plateforme bloque bien la prise d’un créneau ouvert ou un échange de créneau sur un jour de congé accepté. Après avoir accordé un congé, il reste donc à votre charge de retirer ou réaffecter les créneaux planifiés du salarié. Voir Construire et publier un planning.

Activer le reset RTT annuel et le transfert CET automatique

Le bloc Clôture automatique de période porte l’aide suivante : « Automatise les opérations de fin de période. Idempotent : chaque clôture ne s’applique qu’une fois par période. » Deux interrupteurs, désactivés par défaut, y cohabitent.

Les interrupteurs de clôture

Champ	Description	Exemple
Reset RTT (changement d’année) + transfert CET (date limite)Interrupteur	Un seul interrupteur pour deux automatismes : la remise à zéro annuelle des RTT, et le transfert CET à la date limite paramétrée. Aide affichée : « Reproduit les opérations manuelles existantes. » Impossible d’activer l’un sans l’autre.	`Activé`
Clôture de la période de référence CP (marqueur)Interrupteur	Aide affichée : « Marque la clôture de la période de référence sans modifier les soldes : le cycle N-1/N est calculé à la volée selon la période paramétrée ci-dessous. »	`Activé`
Début de période de référence CP (JJ-MM)Texte — format JJ-MM	La borne du cycle CP, décrite plus haut. Elle est lue par la clôture CP : elle doit être fixée avant toute activation.	`01-06`

Reset RTT (changement d’année) + transfert CET (date limite)Interrupteur

Un seul interrupteur pour deux automatismes : la remise à zéro annuelle des RTT, et le transfert CET à la date limite paramétrée. Aide affichée : « Reproduit les opérations manuelles existantes. » Impossible d’activer l’un sans l’autre.

Exemple : Activé

Clôture de la période de référence CP (marqueur)Interrupteur

Aide affichée : « Marque la clôture de la période de référence sans modifier les soldes : le cycle N-1/N est calculé à la volée selon la période paramétrée ci-dessous. »

Exemple : Activé

Début de période de référence CP (JJ-MM)Texte — format JJ-MM

La borne du cycle CP, décrite plus haut. Elle est lue par la clôture CP : elle doit être fixée avant toute activation.

Exemple : 01-06

Réglez la date limite et le plafond CET avant d’activer cet interrupteur

La clôture CET rejoue exactement le transfert collectif de l’écran Compte Épargne Temps, avec les valeurs qui y sont enregistrées : Date limite (JJ-MM) (défaut 31-05) et Plafond CET (jours) (défaut 10). Si vous activez la clôture automatique sans les avoir réglés, elle s’exécutera avec ces valeurs par défaut — et si la date limite de l’année est déjà passée, dès le passage suivant du traitement, sans autre préavis. Comme une clôture ne se rejoue jamais, vous ne pourrez pas la relancer avec les bons réglages pour l’année déjà clôturée. Fixez ces deux paramètres d’abord. Voir Compte Épargne Temps.

La remise à zéro annuelle des RTT fait perdre les jours non consommés

Au passage à la nouvelle année, les RTT restants disparaissent. La confirmation de la clôture manuelle de l’année RTT l’annonce sans ambiguïté — « Les soldes RTT non consommés seront perdus et les nouveaux droits seront calculés pour l’année suivante. Continuer ? » — mais l’automatisme, lui, ne demande rien à personne : les salariés découvrent la perte après coup. La parade se communique en amont : épargner les RTT non pris via l’écran Alimenter le CET avant la fin de l’année — le CET, lui, est cumulatif et n’est jamais remis à zéro. Notez aussi que cette remise à zéro peut se déclencher d’elle-même lors d’une simple consultation de solde, si l’année portée par la ligne du salarié a changé.

Comprendre la clôture CP : un marqueur qui ne touche aucun solde

L’interrupteur Clôture de la période de référence CP (marqueur) est le plus mal compris de l’écran, parce que son nom laisse attendre une opération comptable. Il n’en est rien.

Vous activez la clôture CP, vous l’exécutez, et aucun solde ne bouge

C’est le comportement attendu, écrit noir sur blanc dans l’aide de l’interrupteur : « Marque la clôture de la période de référence sans modifier les soldes : le cycle N-1/N est calculé à la volée. » Le découpage N-1 / N est recalculé en permanence à partir de données qui ne bougent pas (dates, pointages, calendrier) ; figer un report en base provoquerait un double comptage. Ne cherchez donc pas de variation de solde après exécution : le compteur renvoyé (CP: n) est le nombre de salariés actifs concernés, une information de traçabilité, pas un nombre de jours.

Clôture	Ce qu’elle modifie réellement	Réversible ?
Reset RTT	Recalcule le droit RTT de l’année en cours et, pour les salariés dont le compteur portait encore l’année précédente, remet les RTT pris à zéro. Les jours non pris sont perdus.	Non
Transfert CET	Crédite le CET de min(solde restant, plafond) et retire d’autant l’amorce de solde CP. Les jours au-delà du plafond sont perdus.	Non
Clôture CP	Rien. Pose un marqueur de traçabilité ; le cycle N-1/N reste calculé à la volée.	Sans objet

Forcer les clôtures dues avec « Exécuter maintenant »

Le bouton « Exécuter maintenant » porte l’infobulle « Force les clôtures dues immédiatement (idempotence conservée). ». Il sert à rattraper une clôture en retard sans attendre la prochaine fenêtre calendaire.

AdministrationRègles de congésClôture automatique de périodeExécuter maintenant

Il contourne l’interrupteur d’activation : une clôture peut être forcée même si l’automatisme est désactivé.
Il contourne la fenêtre calendaire : inutile d’attendre le 1er janvier ou la date limite CET.
Il ne contourne jamais la protection anti-double-exécution.

Deux retours possibles : « Aucune clôture n’était due. » ou « Clôtures exécutées — RTT: n, CET: n j, CP: n. » En cas d’échec, le message est « Échec de l’exécution. ».

Une clôture déjà passée ne se rejouera jamais, même avec de nouveaux paramètres

Vous lancez le transfert CET avec un plafond erroné, vous corrigez le plafond, vous recliquez « Exécuter maintenant » — et vous obtenez « Aucune clôture n’était due. ». Rien ne se passe, et rien n’explique pourquoi. La protection est absolue : chaque clôture (RTT, CET, CP) ne s’applique qu’une fois par société et par période. En rattrapage, il n’y a qu’une issue : passer par le bouton manuel « Appliquer le transfert » de l’écran Compte Épargne Temps. D’où l’ordre imposé : régler les paramètres CET avant d’activer ou de forcer quoi que ce soit.

Puis-je activer les clôtures automatiques en cours d’année ?

Oui, mais mesurez ce qui va partir tout de suite. Si la Date limite (JJ-MM) du CET est déjà passée cette année, le transfert CET s’exécute dès le passage suivant du traitement, avec les valeurs enregistrées à cet instant — et il ne se rejouera pas. Vérifiez donc que Début de période de référence CP (JJ-MM), la Date limite (JJ-MM) et le Plafond CET (jours) portent les bonnes valeurs avant d’activer. Une période déjà clôturée, elle, reste clôturée.

« Exécuter maintenant » renvoie « Aucune clôture n’était due. » — est-ce une erreur ?

Non. Soit aucune période n’est arrivée à échéance, soit les clôtures concernées ont déjà été appliquées. Ce message est un retour normal, pas un échec — un échec afficherait « Échec de l’exécution. ».

Le seuil d’effectif minimum bloque-t-il le dépôt d’une demande par le salarié ?

Non. La règle n’est lue qu’à l’acceptation. Le salarié peut déposer sa demande normalement ; c’est le valideur qui verra le refus « Effectif minimum non respecté… ». Voir Demander et valider un congé.

Un manager peut-il modifier ces règles ?

Non. L’écran est réservé aux administrateurs : tout autre profil obtient « Accès réservé aux administrateurs du tenant. ». Voir Rôles et périmètre par site.

Faut-il activer la clôture CP pour que la période de référence s’applique ?

Non. Le champ Début de période de référence CP (JJ-MM) agit dès qu’il est enregistré via « Enregistrer la clôture », indépendamment de l’interrupteur. L’interrupteur ne pilote que le marqueur de clôture, qui ne modifie aucun solde.

Vérifier votre paramétrage avant la première clôture

L’ordre compte : chaque ligne suppose la précédente acquise. Les deux dernières sont irrattrapables si elles sont lancées trop tôt.

Avant d’activer une clôture automatique

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Soldes CP, RTT et CETVoir l’effet de la période de référence sur les cinq cartes de solde.Compte Épargne TempsRégler la date limite, le plafond et le transfert collectif — le préalable aux clôtures.Natures d’absencesDécider quel compteur chaque type de congé décompte.Demander et valider un congéVoir la règle d’effectif minimum à l’œuvre dans la file de validation.