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Concorde WorkforceDocumentation
Administrateur7 min de lecture

Notes de frais et missions

Suivez les dépenses et les déplacements, avec lecture automatique des reçus depuis le mobile.

À lire avant

Sommaire de l’article

Deux modules liés : rien ne fonctionne sans les missions

Les notes de frais et les missions sont deux modules distincts, mais indissociables à l’usage. Une mission est un ordre de mission : un déplacement, une formation, un événement client, avec un objet, une destination, des dates et un budget. Une note de frais est une dépense engagée par un collaborateur. La règle structurante du produit tient en une phrase : toute note de frais doit être rattachée à une mission. L’écran des missions l’affiche d’ailleurs en sous-titre : Toute note de frais doit être rattachée à une mission de catégorie « Formation et mission ».

MissionsNotes de frais
Répond àQui se déplace, où, quand, avec quel budget ?Quelle dépense a été engagée, et par qui ?
Écran gestionnaireMissionsNotes de Frais
Écran collaborateurMes MissionsNotes de Frais
Se créeEn premier — c’est le contenantEnsuite, en désignant la mission
Effet de bord majeurUne mission validée lève le contrôle de zone GPS au pointageAucun — la note est un suivi, pas un paiement
Les deux modules sont exclus du pack Starter. Ils sont inclus dès le pack Standard, et dans le pack Premium.

En pack Starter, les deux entrées de menu n’existent pas

Ni Missions ni Notes de Frais n’apparaissent en Starter, et l’accès direct par l’adresse est refusé par le serveur. Ce n’est pas un défaut de paramétrage : ces modules commencent au pack Standard. Voir Packs et modules optionnels.

Un espace créé avant l’arrivée du module peut renvoyer un refus aux non-administrateurs

L’accès au module Note de Frais est gouverné par la matrice de rôle de l’écran Droit d’accès. Sur un espace ancien, cette permission peut être absente des rôles existants : les administrateurs passent (ils ne sont pas filtrés par la matrice), mais un gestionnaire ou un manager se voit refuser l’accès sans explication utile. Si vous constatez ce comportement, faites réinitialiser les rôles système avec le support, puis vérifiez les droits dans Comptes, rôles et droits d’accès par site.

Créer un ordre de mission : objet, destination, dates, budget

C’est le point de départ obligatoire. Avant même la première mission, une condition doit être remplie : il faut au moins une nature d’absence de catégorie « Formation et mission ». Sans elle, l’écran affiche un bandeau d’alerte et aucune mission n’est enregistrable.

Sans nature « Formation et mission », le module est inutilisable

L’écran affiche : Aucune nature d’absence configurée pour les missions n’est encore définie. Créez-en une dans « Données de base > Natures d’absences » avant de saisir des missions. C’est déroutant parce que le module est bien souscrit et le menu bien visible — la cause est en amont, dans le référentiel. Le formulaire n’affiche aucun champ de nature d’absence : la plateforme rattache automatiquement la mission à la première nature de catégorie « Formation et mission » qu’elle trouve, et le serveur revérifie cette catégorie à l’enregistrement. Créez la nature d’abord : Natures d’absences.

Si vous tenez plusieurs natures « Formation et mission », la première l’emporte

Le rattachement étant automatique et sans champ de saisie, vous ne choisissez pas la nature utilisée. Une société qui distingue « Formation » et « Mission professionnelle » verra toutes ses missions rattachées à une seule de ces deux natures. Si le rapprochement en paie doit distinguer les deux, tenez-en compte dans Natures d’absences.
Gestion du PersonnelMissionsNouvelle mission

Saisir une mission

  1. Ouvrez Missions et cliquez sur Nouvelle mission

    Un gestionnaire ou un manager voit toutes les missions relevant de son périmètre ; un collaborateur ne voit que les siennes, sous l’entrée Mes Missions.

  2. Choisissez le Collaborateur

    Le sélecteur n’apparaît pas pour un collaborateur simple : il ne peut créer une mission que pour lui-même, et l’écran l’indique par Mission créée pour vous-même.

  3. Renseignez l’Objet de la mission et la Destination

    L’objet est obligatoire ; la destination est libre.

  4. Posez la Date de début et la Date de fin

    La fin ne peut pas précéder le début, sans quoi l’enregistrement est refusé avec La date de fin doit être postérieure à la date de début.

    Ces deux dates délimitent la période sur laquelle le contrôle de zone GPS sera levé. Choisissez-les au plus juste.

  5. Renseignez le Budget alloué (€) et la Devise

    La devise choisie ici est déterminante : sur le web, chaque note de frais rattachée à cette mission héritera de cette devise. Les valeurs proposées sont EUR, USD, GBP, CHF, TND, MAD, DZD, CAD, XOF et AED.

    La devise n’est enregistrée que si un budget est saisi. Une mission sans budget ne transmet aucune devise : ses notes retombent en euro.

  6. Fixez l’État, ajoutez une Note si besoin, puis Enregistrer

    Confirmation : Mission créée. La valeur proposée par défaut est En attente, mais la liste complète des états est offerte à tout le monde, y compris à un collaborateur qui saisit sa propre mission.

Les champs du formulaire de mission

CollaborateurobligatoireListe

Le salarié en mission. Masqué pour un collaborateur simple, qui ne peut créer que pour lui-même.

Exemple : Camille Bertin

Objet de la missionobligatoireTexte

Ce que le collaborateur va faire. C’est le libellé qui apparaîtra dans le sélecteur de mission de la note de frais.

Exemple : Audit annuel client Doremy

DestinationTexte

Lieu du déplacement. Sert aussi de critère à la recherche de l’écran.

Exemple : Lyon

Date de débutobligatoireDate

Premier jour de la mission. Borne basse de la levée du contrôle de zone GPS.

Exemple : 13/07/2026

Date de finobligatoireDate

Dernier jour, qui ne peut être antérieur au début. Borne haute de la levée du contrôle de zone GPS.

Exemple : 15/07/2026

ÉtatListe

En attente, Approuvée, En cours, Terminée ou Annulée. La liste est proposée à tout auteur d’une mission, collaborateur compris — voir l’encadré ci-dessous.

Exemple : En attente

Budget alloué (€)Nombre

Budget prévisionnel de la mission. Purement indicatif : la plateforme ne bloque aucune dépense qui le dépasserait.

Exemple : 600

DeviseListe

Devise du budget, reprise par les notes de frais saisies sur le web. Dix devises proposées, EUR par défaut. Sans budget saisi, la devise n’est pas enregistrée.

Exemple : EUR

NoteTexte long

Commentaire libre sur la mission.

Exemple : Déplacement en train, hébergement réservé par le client.

* Champ obligatoire.

Le budget alloué n’est pas un plafond

Le champ Budget alloué (€) est une prévision affichée, rien de plus. Un collaborateur peut soumettre 900 € de dépenses sur une mission budgétée à 600 € : rien n’est bloqué, rien n’est signalé. Le dépassement ne se voit qu’à la lecture, en comparant les notes rattachées au budget de la mission.

Sur le web, un collaborateur peut créer sa mission déjà `Approuvée`

Le formulaire web propose la liste État à tout le monde, et la plateforme ne force pas En attente à la création. Un collaborateur qui saisit sa propre mission peut donc la poser directement en Approuvée — et une mission approuvée lève le contrôle de zone GPS (voir plus bas). Aucune validation hiérarchique ne s’interpose. La protection ne joue qu’après coup : une fois la mission traitée, le collaborateur ne peut plus la modifier. Depuis l’application mobile, en revanche, une mission créée par un collaborateur part toujours en En attente. Si vous pointez en géolocalisé, n’ouvrez le module Note de Frais en création qu’aux rôles qui doivent l’avoir, et relisez périodiquement les missions Approuvée de l’écran Missions.

Saisir une note de frais : catégorie, motif, montant, justificatif

Congés & ValidationsNotes de FraisNouvelle Dépense

Soumettre une dépense depuis le web

  1. Ouvrez Notes de Frais et cliquez sur Nouvelle Dépense

    Un collaborateur voit Historique des Dépenses (ses dépenses uniquement) ; un gestionnaire voit Toutes les Dépenses.

  2. Saisissez le Motif / Titre et la Date de la dépense

    La date proposée est celle du jour ; corrigez-la pour qu’elle corresponde au reçu.

  3. Choisissez la Catégorie et saisissez le Montant (€)

    Cinq catégories : Transport, Repas, Équipement, Logement, Autre.

  4. Sélectionnez la Mission rattachée *

    Champ obligatoire. Le bouton + à droite de la liste ouvre un formulaire court de création de mission sans quitter l’écran ; la mission créée est automatiquement sélectionnée.

    Si la liste est vide, elle affiche Aucune mission — créez-en une dans Employés > Missions.

  5. Renseignez le Projet (libellé libre) si votre organisation en tient un

    Facultatif, avec l’indication Référence interne (Optionnel).

  6. Joignez le Justificatif, puis cliquez sur SOUMETTRE

    Zone de dépôt : Cliquez ou glissez le fichier, contrainte affichée PDF, PNG, JPG (Max 10MB). Confirmation : Dépense soumise avec succès !

Les champs du formulaire de dépense

Motif / TitreobligatoireTexte

Description courte de la dépense. Exemple proposé dans le champ : Ex: Déplacement Client.

Exemple : Déjeuner client Doremy

Date de la dépenseobligatoireDate

Date à laquelle la dépense a été engagée — celle du reçu, pas celle de la saisie. La date de soumission est enregistrée séparément et visible dans le détail.

Exemple : 14/07/2026

CatégorieobligatoireListe

Transport, Repas, Équipement, Logement, Autre.

Exemple : Repas

Montant (€)obligatoireNombre

Montant TTC. Le symbole € du libellé est figé : la devise réellement appliquée est celle de la mission rattachée.

Exemple : 48,30

Mission rattachée *obligatoireListe

La mission qui porte la dépense. Chaque ligne affiche l’objet et les dates de la mission. Sans elle, la soumission est refusée.

Exemple : Audit annuel client Doremy (13/07/26 → 15/07/26)

Projet (libellé libre)Texte

Référence interne de ventilation. Texte libre, sans liste ni contrôle : la plateforme ne calcule aucune refacturation à partir de ce champ. Il est repris tel quel dans l’export CSV et sous le titre de la dépense dans le tableau.

Exemple : DOREMY-2026-Q3

JustificatifFichier

Le reçu. Contrainte affichée : PDF, PNG, JPG (Max 10MB). Le détail de la dépense propose ensuite Voir le justificatif.

Exemple : ticket-restaurant.jpg

* Champ obligatoire.

Sans mission, aucune note de frais ne peut être enregistrée

C’est le blocage n°1 à la mise en route. Un collaborateur remplit tout le formulaire, clique sur SOUMETTRE, et reçoit Sélectionnez une mission avant de soumettre la dépense. — le serveur refuse également toute dépense sans mission. C’est déroutant parce que rien, en amont, n’a annoncé que les missions étaient un prérequis. Créez les missions avant d’ouvrir les notes de frais à vos équipes, ou apprenez à vos collaborateurs à utiliser le bouton + du formulaire.

La mission doit appartenir au collaborateur qui saisit la dépense

Le serveur vérifie ce lien et refuse la note avec La mission sélectionnée n’appartient pas à ce collaborateur. Concrètement, une mission ne peut pas être mutualisée : si trois personnes partent ensemble à Lyon, il faut trois missions, une par collaborateur, chacune portant ses propres dépenses.

La mention « plus de 500 € » affichée sous le formulaire n’est pas une règle de la plateforme

Le formulaire affiche en permanence : Les équipements de plus de 500 € nécessitent une pré-autorisation. Ce texte est le même pour toutes les entreprises et aucun contrôle ne l’applique : une dépense d’équipement de 2 000 € passe sans obstacle. Ne comptez pas dessus pour faire respecter votre politique interne, et prévenez vos équipes si votre seuil est différent.

Faire lire le reçu automatiquement, depuis le mobile

La lecture automatique des reçus existe, mais elle a deux limites qu’il faut connaître avant d’en faire une promesse à vos équipes : elle n’est disponible que dans l’application mobile, et elle dépend d’une option de pack distincte des notes de frais — le scan de documents, inclus dès le pack Standard. Le formulaire web ne propose aucune lecture automatique : le montant et la date s’y saisissent à la main.

Application mobileNotes de fraisNouveauPhoto

Pré-remplir une dépense à partir d’un reçu

  1. Dans l’application mobile, ouvrez Notes de frais puis Nouveau

  2. Dans la section Justificatif, choisissez Photo ou Galerie

    Photo déclenche l’appareil photo — l’accès doit être autorisé, sinon le message Accès caméra requis s’affiche.

  3. Laissez l’analyse se faire

    Le message Analyse du reçu… remplissage automatique des champs s’affiche pendant l’opération.

  4. Relisez et corrigez les champs pré-remplis

    Sont renseignés automatiquement : le Motif, le Montant, la Devise, la Date de la dépense et la Catégorie.

    Rien n’est envoyé à ce stade : vous restez maître de chaque valeur.

  5. Sélectionnez la Mission rattachée, puis SOUMETTRE LA DÉPENSE

    La lecture du reçu ne devine jamais la mission — c’est la seule information qu’il vous faut toujours saisir.

Une analyse qui échoue ne dit rien : les champs restent simplement vides

Si la photo est illisible, si le document n’est pas un reçu, ou si le degré de certitude est trop faible, aucun message d’erreur n’apparaît : la pièce jointe est bien attachée, mais les champs ne bougent pas. Le collaborateur croit à une lenteur et attend. Apprenez-lui à saisir la main dès qu’il constate que rien ne s’est rempli — la pièce jointe, elle, est conservée dans tous les cas.

La lecture ne porte que sur une image, jamais sur un PDF

Photo et Galerie ne proposent que des images : un PDF ne peut pas être envoyé à l’analyse depuis le formulaire mobile. Le formulaire web, lui, accepte le PDF comme justificatif (PDF, PNG, JPG (Max 10MB)) mais ne le lit pas. Pour un reçu reçu par courriel en PDF, attendez-vous à saisir le montant et la date à la main : la photo directe du ticket est le seul mode qui déclenche le pré-remplissage.

La lecture automatique reste une aide, jamais une preuve

Les valeurs proposées sont issues d’une analyse automatique et peuvent être fausses — un total confondu avec un sous-total, une date de commande prise pour une date d’émission. Le justificatif joint reste la pièce qui fait foi. Faites de la relecture du montant une étape explicite de votre processus de validation.

Suivre le remboursement : En attente, Approuvé, Remboursé, Refusé

Toute dépense naît En attente. Trois cartes en haut de l’écran résument la situation : En attente, Remboursé et Total Année. Le tableau se filtre par Tous, En attente, Approuvé, Remboursé, Refusé via le bouton Filtrer.

ÉtatCe qu’il signifieQui peut le poserCe qui reste possible
En attenteLa dépense est soumise, personne ne l’a encore examinée.Automatique à la soumissionLe collaborateur peut supprimer sa propre dépense
ApprouvéCette action approuve la dépense et la rend éligible au remboursement.Gestionnaire ou managerPassage à Remboursé
RembourséCette action confirme que le remboursement a été effectué.Gestionnaire ou managerÉtat final
RefuséCette action refuse la dépense. L’employé sera informé.Gestionnaire ou managerÉtat final
Les actions `Approuver` et `Refuser` ne sont proposées que sur une dépense `En attente` ; `Marquer Remboursé` ne l’est que sur une dépense `Approuvé`.

« Remboursé » ne déclenche aucun virement

C’est le contresens le plus coûteux de ce module. Marquer Remboursé enregistre une déclaration, pas un paiement : la plateforme ne verse rien, ne transmet rien à votre banque et n’alimente aucun bulletin de paie automatiquement. Le remboursement réel se fait dans votre outil de paie ou par virement, et cet état sert uniquement à ne pas payer deux fois. Traitez-le comme une case à cocher après le paiement, jamais avant. Voir Exports vers la paie.

Un collaborateur ne peut plus supprimer sa dépense une fois traitée

Le bouton Supprimer ne s’affiche pour le collaborateur que sur ses propres dépenses encore En attente. Dès qu’un gestionnaire l’a approuvée ou refusée, seul un gestionnaire peut la supprimer — et la suppression est définitive : Cette action est irréversible.

Le bouton Export CSV produit un fichier nommé notes-de-frais-AAAA-MM-JJ.csv, limité aux lignes affichées par le filtre en cours. Les colonnes sont Employé, Titre, Catégorie, Date, Montant, Devise, Projet, État (la colonne Employé n’apparaît que pour un gestionnaire). C’est ce fichier que vous transmettez à votre comptable ou à votre gestionnaire de paie.

Filtrez sur `Approuvé` avant d’exporter

L’export reprend le filtre actif. En exportant depuis Tous, vous embarquez les dépenses refusées et celles encore en attente dans le fichier transmis à la paie. Cliquez sur Filtrer, puis sur Approuvé, et exportez ensuite.

Comprendre les montants quand les devises diffèrent

Sur le web, la devise n’est jamais saisie sur la dépense : elle est héritée de la mission rattachée. Une mission en USD produit des notes en USD, quel que soit le symbole € affiché à côté du champ Montant (€). Ce point mérite d’être connu avant le premier déplacement hors zone euro.

Le mobile, lui, laisse le collaborateur choisir la devise

L’application mobile affiche un champ Devise dans le formulaire de note de frais : le collaborateur y sélectionne lui-même la devise, qui n’est pas reprise de la mission. Une même mission peut donc porter des notes saisies en euro depuis le mobile et en dollar depuis le web. Si vos équipes se déplacent hors zone euro, dites-leur de vérifier ce champ sur le mobile — c’est la seule saisie qui échappe à la règle d’héritage.

Les totaux ne sont jamais convertis d’une devise à l’autre

La plateforme ne connaît aucun taux de change. Quand plusieurs devises coexistent, les cartes En attente, Remboursé et Total Année cessent d’afficher un total unique et empilent un montant par devise. Ce n’est pas un défaut d’affichage : c’est le refus délibéré d’additionner des euros et des dollars. La conversion reste à votre charge, au taux de votre choix, en dehors de la plateforme.

Sur le web, la devise se corrige sur la mission, pas sur la dépense

Si des notes saisies depuis le web sortent dans la mauvaise devise, ne cherchez pas un champ sur la dépense : le formulaire web n’en a pas. La valeur vient du champ Devise de la mission. Corrigez-la sur la mission, puis faites ressaisir les dépenses déjà soumises — la devise enregistrée sur une note ne se met pas à jour rétroactivement. Vérifiez aussi que la mission porte bien un Budget alloué (€) : sans budget, aucune devise n’est transmise et les notes repartent en euro.

Valider missions et notes de frais depuis le web ou le mobile

Les deux canaux donnent accès aux mêmes décisions. Sur le web, tout se fait depuis les écrans Notes de Frais et Missions ; sur mobile, les entrées Valider notes de frais et Valider missions du menu ouvrent les files de traitement. Voir Le mobile côté manager.

Congés & ValidationsNotes de FraisFiltrerEn attente

Traiter les dépenses en attente

  1. Ouvrez Notes de Frais

    Le sous-titre annonce directement le reste à faire, par exemple 3 dépenses en attente de validation.

  2. Cliquez sur Filtrer, puis sur En attente

  3. Ouvrez le justificatif avec l’action Détails

    La fenêtre Détail de la Dépense affiche le collaborateur, le titre, la catégorie, le montant, l’état, la Date de la dépense, la Date de soumission, le Projet / Mission et le Justificatif. Comparez le montant déclaré au reçu.

  4. Cliquez sur Approuver ou Refuser

    Une confirmation s’affiche — Approuver cette dépense ? ou Refuser cette dépense ? — avec le collaborateur et le montant rappelés. Confirmation finale : Dépense marquée comme "Approuvé".

  5. Une fois le paiement réellement effectué, revenez cliquer sur Marquer Remboursé

    Cette action n’est proposée que sur une dépense déjà Approuvé.

Le module ne fait remonter aucune alerte tant que vous n’ouvrez pas l’écran

Rien ne vous prévient qu’une dépense attend : le compteur dépenses en attente de validation ne se lit que sur l’écran lui-même. Sans habitude de passage — un rendez-vous hebdomadaire, par exemple — les dépenses s’accumulent silencieusement et le collaborateur relance son manager de vive voix. Inscrivez ce contrôle dans votre routine de fin de mois, aux côtés du Pointage du mois.

Sur mobile, la mission est annoncée « optionnelle » alors qu’elle est obligatoire

Le formulaire mobile intitule le champ Mission rattachée (optionnel). Le collaborateur le laisse donc vide en toute bonne foi, puis se heurte au blocage Mission requise — Veuillez sélectionner la mission à laquelle rattacher cette note de frais. La règle réelle est celle du web : la mission est toujours obligatoire. Prévenez vos équipes mobiles, le libellé induit en erreur.

Un manager ne voit que les missions de ses sites

La liste des missions d’un manager est restreinte aux collaborateurs des sites qui lui ont été ouverts ; un administrateur voit l’ensemble. Un manager dont aucun site n’est coché voit une liste vide, sans message d’erreur. Voir Rôles et périmètre par site.

Ce qu’une mission validée lève : le contrôle de zone GPS

C’est l’effet le plus important du module, et le moins visible. Si vous utilisez le pointage géolocalisé, vos collaborateurs ne peuvent normalement pointer que depuis la zone de leur site. Un collaborateur en déplacement serait donc bloqué chez le client. Une mission validée qui couvre la date du pointage lève entièrement ce contrôle : le pointage est accepté depuis n’importe quelle position.

État de la missionLe contrôle de zone GPS est-il levé ?
En attenteNon — la mission n’est pas validée
ApprouvéeOui, pour toute la période de la mission
En coursOui, pour toute la période de la mission
TerminéeNon — la mission est close
AnnuléeNon
La levée vaut pour chaque jour compris entre la date de début et la date de fin de la mission.

Des dates de mission trop larges ouvrent une brèche dans votre contrôle de présence

Une mission Approuvée du 1er au 31 juillet lève le contrôle de zone pendant les 31 jours, et pas seulement les trois jours réellement passés chez le client. Sur cette période, le collaborateur peut pointer depuis chez lui sans que rien ne le signale. C’est déroutant parce que la mission semble n’être qu’un dossier de frais — elle agit pourtant sur le pointage. Bornez les dates au strict nécessaire, et repassez la mission en Terminée dès le retour.

La position reste enregistrée même quand le contrôle est levé

Lever le contrôle ne veut pas dire cesser d’observer : si le mobile transmet une position, elle est conservée. Un pointage « en mission » effectué à 400 km de la destination déclarée reste donc visible a posteriori. Le télétravail approuvé produit exactement le même effet — voir Télétravail.

Un collaborateur ne peut plus modifier sa mission une fois qu’elle est validée

Tant que la mission est En attente, le collaborateur peut la corriger ou la supprimer. Dès qu’elle est traitée, il reçoit Cette mission a déjà été traitée : elle ne peut plus être modifiée. — sans quoi il pourrait faire valider trois jours puis étendre lui-même la période à un mois, et élargir la levée du contrôle GPS. Seule la hiérarchie peut modifier une mission validée. Attention : cette garde ne couvre que la modification. À la création depuis le web, l’état reste au libre choix de l’auteur (voir l’encadré de la section précédente).

Un déplacement de bout en bout

Cabinet Delaunay & Associés — 18 salariés, pack StandardExemple

Camille Bertin, consultante à Nantes, part trois jours en audit chez un client lyonnais. Le cabinet pointe en géolocalisé : sans mission, Camille ne pourrait pas pointer depuis Lyon. Sa responsable crée la mission avant le départ, Camille photographie ses reçus au fil de l’eau depuis le mobile.

Objet de la mission
Audit annuel client Doremy
Destination
Lyon
Date de début → Date de fin
13/07/2026 → 15/07/2026
Budget alloué (€) · Devise
600 · EUR
État posé par la responsable
Approuvée
Dépense 1 — Transport
Billets TGV Nantes-Lyon A/R — 178,00 € — 13/07/2026
Dépense 2 — Logement
Hôtel 2 nuits — 214,00 € — 15/07/2026
Dépense 3 — Repas
Déjeuner client — 48,30 € — 14/07/2026
Projet (libellé libre)
DOREMY-2026-Q3

Résultat

La mission Approuvée lève le contrôle de zone du 13 au 15 juillet : Camille pointe depuis les locaux du client sans être refusée. Ses trois dépenses totalisent 440,30 €, sous le budget de 600 €. Au retour, sa responsable filtre sur En attente, ouvre chaque justificatif, clique sur Approuver, puis exporte le CSV filtré sur Approuvé pour le cabinet comptable. Le virement effectué le 31 juillet, elle repasse les trois lignes en Marquer Remboursé — la carte En attente retombe à 0,00 €. La mission passe en Terminée, ce qui referme la levée du contrôle GPS.

Votre checklist avant d’ouvrir le module aux équipes

À vérifier dans l’ordre

0/9
Peut-on rattacher une dépense à une mission d’un autre collaborateur ?
Non. La mission et la dépense doivent porter sur le même collaborateur, sinon la note est refusée avec La mission sélectionnée n’appartient pas à ce collaborateur. Pour un déplacement collectif, créez une mission par personne.
Que deviennent les notes de frais si l’on supprime la mission ?
Elles subsistent. La fenêtre de suppression l’annonce : « {objet} » sera supprimée. Les notes de frais déjà rattachées la conserveront en référence historique. En revanche, la mission ne pourra plus être sélectionnée pour de nouvelles dépenses.
La lecture automatique des reçus fonctionne-t-elle sur le web ?
Non. Elle n’existe que dans l’application mobile, via Photo ou Galerie. Sur le web, le montant et la date se saisissent à la main.
Le champ « Projet » permet-il de refacturer un client ?
Non. C’est un libellé libre, sans liste ni contrôle, et la plateforme n’en tire aucun calcul. Il sert de clé de ventilation dans l’export CSV, que vous exploitez ensuite dans votre outil de facturation.
Peut-on dépasser le budget alloué d’une mission ?
Oui, rien ne l’empêche. Le budget est indicatif : aucune dépense n’est bloquée ni signalée lorsqu’elle le dépasse.
Un collaborateur peut-il créer sa propre mission ?
Oui, uniquement pour lui-même. Depuis le mobile, elle part toujours en En attente. Depuis le web, en revanche, la liste État lui est proposée et il peut créer sa mission déjà Approuvée — ce qui lève le contrôle de zone GPS sans validation hiérarchique. Réservez la création de missions aux rôles concernés si vous pointez en géolocalisé.
Pointage géolocaliséComprendre le contrôle de zone que les missions viennent lever.Natures d’absencesCréer la nature « Formation et mission », prérequis du module.Exports vers la paieTransmettre les dépenses approuvées à votre gestionnaire de paie.