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Administrateur12 min de lecture

Créer un collaborateur et ouvrir son accès

Remplissez la fiche qui crée simultanément le dossier RH et le compte de connexion.

Sommaire de l’article

Ouvrir une fiche vierge depuis l’annuaire

La fiche collaborateur est le point de convergence de tout le socle : elle consomme le site, le service, la direction, la section, la classe horaire, le calendrier, la fonction et la qualification. Elle fait aussi une chose qu’aucun autre écran ne fait — elle ouvre le compte de connexion du collaborateur et lui envoie ses identifiants par email. Créer une fiche, ce n’est donc pas seulement enregistrer un dossier RH : c’est donner un accès à la plateforme et consommer un siège facturé.

Gestion du PersonnelGestion Des EmployésAjouter un Collaborateur

Arriver sur la fiche

  1. Ouvrez Gestion du PersonnelGestion Des Employés

    La page s’affiche sous le titre Effectifs Globaux, sous-titre Annuaire des Collaborateurs. On y recherche, filtre et compte les collaborateurs.

  2. Cliquez sur Ajouter un Collaborateur

    La fiche s’ouvre en mode création sur l’écran Profil Employé, titré Fiche Collaborateur.

    Le bouton n’apparaît que si votre rôle dispose du droit d’ajout sur le module Gestion Employés.

Les deux libellés du menu disent l’inverse de ce qu’ils font

Gestion Des Employés ne permet pas d’éditer une fiche : c’est l’annuaire (rechercher, filtrer, compter, ajouter, désactiver, supprimer, importer). Et Profil Employé, malgré son nom, n’est pas un écran de consultation : c’est la fiche complète, en création comme en modification. Un gestionnaire qui cherche à corriger un service ou un salaire depuis Gestion Des Employés ne trouve que des filtres et des compteurs, et conclut qu’il lui manque un droit. Depuis l’annuaire, l’action de modification bascule d’elle-même sur Profil Employé : c’est le chemin normal.

Ce que vous devez avoir posé avant d’arriver ici

Au minimum un site — sans lui, l’enregistrement est refusé. Idéalement aussi vos services, directions, sections, fonctions, qualifications, classes horaires et calendriers. Voir L’ordre de paramétrage à respecter.

Vérifier le matricule avant d’enregistrer : il est définitif

Le champ Matricule est pré-rempli automatiquement selon le paramétrage société. Il est calculé à partir d’un préfixe — les 2 premières lettres du nom de la société, les 2 premières lettres du nom du collaborateur, ou aucun préfixe — suivi d’un compteur séquentiel, sur 6 caractères au total. Un bouton Régénérer le matricule selon le paramétrage société permet de le recalculer.

Ce matricule n’est pas une simple référence de dossier : c’est aussi l’identifiant de connexion du collaborateur. C’est sous ce code qu’il se connectera, et c’est le code que porte son compte dans l’écran Utilisateurs.

Le matricule ne peut plus être modifié après la création

Une faute de frappe ou un changement de politique de codification ne se rattrape pas : en modification, le champ Matricule est grisé. La seule issue est de supprimer définitivement la fiche et de la recréer — ce qui détruit tout son historique. Contrôlez le matricule avant de cliquer sur `Créer l’employé` ; c’est le dernier moment où le bouton de régénération est utilisable. Après coup, la recréation n’est acceptable que sur une fiche du jour, encore vide de données.

Supprimer définitivement une fiche remet son matricule en circulation

Le matricule d’un collaborateur supprimé définitivement est libéré : il sera réattribué à un futur embauché, qui se retrouvera avec exactement le même code que son prédécesseur — de quoi semer la confusion dans les échanges avec la paie et dans vos archives. C’est une raison de plus de préférer la désactivation, qui conserve la fiche, l’historique et le matricule. Voir Faire sortir un collaborateur.

Arrêtez votre mode de génération de matricule avant la première fiche

Changer ce paramétrage plus tard ne renomme aucune fiche existante : vous obtenez un parc de matricules hétérogène, moitié à l’ancien format, moitié au nouveau, sans possibilité de réalignement.

Si votre reprise de données contient un « matricule » distinct du code employé

La fiche ne propose qu’un seul identifiant, libellé Matricule, qui est le code employé. L’ancien champ matricule historique n’est plus alimenté ni saisissable ; il reste seulement interrogeable par la recherche de l’annuaire. Ne cherchez pas où le saisir : l’écran ne le propose plus.

Les cinq champs sans lesquels l’enregistrement échoue

La fiche est longue, mais seuls cinq champs bloquent réellement l’enregistrement. Renseignez-les d’abord, complétez le reste ensuite. Il manque le Nom complet, l’Email ou le Type de contrat ? L’enregistrement s’arrête sur Veuillez renseigner …, en nommant les champs manquants.

Les champs obligatoires

Sans site, l’enregistrement est refusé avec le message Veuillez sélectionner une filiale (site) avant d’enregistrer.

MatriculeobligatoireTexte — 6 caractères

Pré-rempli selon le paramétrage société. Sert d’identifiant de connexion. Non modifiable après création.

Exemple : BE0007

Nom completobligatoireTexte

Nom et prénom. Sert de nom affiché sur le compte utilisateur.

Exemple : Camille Fournier

EmailobligatoireAdresse email

Format et unicité vérifiés. C’est l’adresse de connexion et la destinataire de l’email de bienvenue. Doit être unique sur toute la plateforme, pas seulement dans votre société. Un changement d’email ultérieur déclenche une notification automatique au collaborateur.

Exemple : camille.fournier@beaumont-distribution.fr

Type de contratobligatoireListe

CDI, CDD, Stage, Freelance, CIVP, Ouvrier ou Alternance.

Exemple : CDI

SiteobligatoireListe

Site de rattachement. Détermine qui peut voir ce collaborateur. Créable à la volée via Nouveau Site.

Exemple : Siège Nantes

* Champ obligatoire.

« Cet email est déjà utilisé par un autre compte. » alors que l’adresse n’est nulle part chez vous

L’unicité de l’email est vérifiée à l’échelle de toute la plateforme, tous clients confondus. Le cas typique : un prestataire ou un dirigeant déjà enregistré chez une autre entreprise cliente. Le message est donc exact même si l’adresse est introuvable dans votre annuaire. Utilisez une adresse professionnelle propre à votre organisation.

Un collaborateur dont le site n’est pas renseigné devient invisible

Le site n’est pas une étiquette d’adresse : c’est le périmètre de visibilité. Une fiche sans site n’apparaît chez aucun manager ni aucun Responsable RH — seul un administrateur la voit encore. Comme rien ne signale l’anomalie, le collaborateur reste des semaines hors des plannings et des validations de son propre encadrement.

Choisir ce que le collaborateur reçoit par email : CIN renseigné ou laissé vide

Le champ CIN / ID (numéro de pièce d’identité) a un rôle inattendu au moment précis de la création : il détermine la façon dont le collaborateur obtient son premier mot de passe. C’est le seul champ facultatif de la fiche qui change le contenu d’un email envoyé à un tiers.

`CIN / ID` laissé vide`CIN / ID` renseigné
Email reçuBienvenue sur Concorde Workforce — définissez votre mot de passeBienvenue sur Concorde Workforce — vos identifiants
ContenuUn lien personnel de mise en place du mot de passeLe numéro de pièce d’identité, en clair, comme mot de passe provisoire
ValiditéLien valable 7 joursAucune expiration ; l’email invite à changer le mot de passe à la première connexion
Donnée d’identité envoyée par emailAucuneOui — le CIN circule en clair
Le CIN est stocké chiffré dans la plateforme, mais l’email de bienvenue, lui, l’affiche en clair.

Laissez le champ « CIN / ID » vide à la création

S’il est renseigné, le numéro de pièce d’identité du collaborateur part en clair dans son email de bienvenue, comme mot de passe provisoire. C’est déroutant parce que le champ ressemble à une simple donnée d’état civil et que rien, à l’écran, n’annonce cet usage. La bonne pratique : créez la fiche sans CIN — le collaborateur reçoit un lien personnel valable 7 jours pour choisir lui-même son mot de passe, et aucune donnée d’identité ne circule par email. Complétez le CIN ensuite, en modification.

Rattacher le collaborateur à votre organisation

Ces listes proviennent du socle que vous avez posé en amont. Chacune peut être créée à la volée depuis la fiche : tapez un libellé inexistant, puis choisissez Créer "…". Le code est généré automatiquement.

Les rattachements de la fiche

Siteobligatoire

Établissement de rattachement. Décide qui voit ce collaborateur. Créable à la volée (Nouveau Site).

Exemple : Entrepôt Saint-Herblain

Service

Périmètre du manager et maille de l’effectif minimum. Créable à la volée (Nouveau Service). Pour un manager verrouillé sur son équipe, le champ est en lecture seule et affiche Votre service (affecté automatiquement).

Exemple : Logistique

Direction

Direction de rattachement. Créable à la volée (Nouvelle Direction).

Exemple : Direction Commerciale

Section

Section de rattachement. Créable à la volée (Nouvelle Section).

Exemple : Préparation

Classe Horaire

Horaires théoriques appliqués au collaborateur. Créable à la volée (Nouvelle Classe Horaire). Une classe dont la période ne couvre plus aujourd’hui reste affichée avec la mention (hors plage active).

Exemple : Bureau 35h

Calendrier

Type de calendrier appliqué (jours fériés / jours ouvrés).

Exemple : France - Jours fériés

Fonction

Intitulé de poste. Créable à la volée (Nouvelle Fonction).

Exemple : Assistante commerciale

Qualification

Qualification professionnelle. Créable à la volée (Nouvelle Qualification).

Exemple : Employé qualifié

Ville

Ville de résidence. Créable à la volée (Nouvelle Ville, code numérique).

Exemple : Nantes

Pays

Nationalité / pays. Créable à la volée (Nouveau Pays).

Exemple : France

Régime

Mensuelle ou Horaire. Détermine le mode de rémunération et alimente les statistiques d’effectif.

Exemple : Mensuelle

Statut

Actif / Inactif. Passer à Inactif coupe l’accès et retire le collaborateur des effectifs facturés, en conservant la fiche et l’historique.

Exemple : Actif

* Champ obligatoire.

La création à la volée dépanne, mais fabrique des doublons

Créer un service ou une fonction depuis la fiche est pratique pour une embauche isolée. Sur une campagne de recrutement, deux gestionnaires produisent en une matinée « Logistique » et « logistique » — deux entrées distinctes qui éclatent vos filtres d’annuaire et vos statistiques d’effectif. Voir Structure organisationnelle.

La grille « Semaine en cours » de la fiche

Elle affiche les horaires du collaborateur (POSTE, ENTRÉE MATIN, SORTIE MATIN, ENTRÉE AM, SORTIE AM, STATUT — Travail / Repos). Elle est résolue en priorité par le planning publié, avec repli sur la classe horaire. Sans l’un ni l’autre, elle affiche Aucun horaire défini pour cet employé.

Renseigner la date d’embauche : c’est votre référence d’ancienneté

La Date d’embauche n’est pas une information d’archive. C’est la date d’ancienneté de référence sur laquelle repose tout le calcul des droits à congés. Une erreur ici ne provoque aucun message : elle produit des soldes faux, qui ne se remarquent qu’au moment où le salarié conteste son compteur.

Le contrat peut corriger cette date vers le passé, jamais vers le futur

Quand vous enregistrez ensuite le contrat de travail, sa date de début est répercutée sur la date d’embauche uniquement si elle est plus ancienne que celle déjà enregistrée. C’est une protection : l’ancienneté ne peut être qu’allongée, jamais raccourcie par une saisie ultérieure. Un renouvellement de CDD ne remet donc jamais l’ancienneté à zéro — voir Contrats, échéances et renouvellements.

Régler les heures contractuelles et le taux d’heures complémentaires

Ces deux champs arment le garde-fou préventif de la plateforme : ils lui permettent d’alerter avant validation quand une prise de créneau ouvert ou un échange de planning ferait dépasser la durée contractuelle. Ils sont décisifs sur les temps partiels.

Durée du travail et plafonds individuels

Heures contractuelles / semaineNombre d’heures

Durée hebdomadaire du contrat. Laissé vide, le champ vaut Aucun plafond : aucun contrôle individuel n’est effectué.

Exemple : 24

Taux heures complémentaires (%)Pourcentage

Marge autorisée au-delà de la durée contractuelle, en points de pourcentage. 10 = le +10 % légal d’un temps partiel, 33 ≈ le tiers ouvert par certains accords de branche. Laissé vide alors que les heures contractuelles sont renseignées, 10 % s’applique par défaut.

Exemple : 33

Jour Max / MoisNombre

Plafond de jours travaillés par mois. 0 = illimité.

Exemple : 22

Max Heure / JourNombre

Plafond d’heures par jour. 0 = illimité. Alimente le suivi des dépassements.

Exemple : 8

Min Heure / JourNombre

Plancher d’heures par jour.

Exemple : 4

Compter ReposListe

0- Ne pas compter / 1- Tous les repos / 2- Repos Samedi / 3- Repos Dimanche. Règle de décompte des jours de repos.

Exemple : 1- Tous les repos

PanierListe

0- Pas de panier / 1- Panier 7H / 2- Panier 6H. Prime de panier repas.

Exemple : 1- Panier 7H

Heures NuitListe

0- Normal / 1- Spécial. Régime des heures de nuit.

Exemple : 0- Normal

Éliminer RetardNon / Oui

Neutralise le décompte des retards pour ce collaborateur.

Exemple : Non

Sophie Marchand — 24 h par semaine, un tiers d’heures complémentairesExemple

Sophie Marchand est employée à 24 h par semaine au service Comptabilité de Beaumont Distribution. La convention de branche autorise un tiers d’heures complémentaires. Le gestionnaire veut être alerté si un échange de créneau la fait dépasser.

Nom complet
Sophie Marchand
Type de contrat
CDI
Régime
Mensuelle
Service
Comptabilité
Heures contractuelles / semaine
24
Taux heures complémentaires (%)
33
Max Heure / Jour
8
Méthode RTT
Non éligible

Résultat

La plateforme plafonne Sophie à 24 h + 33 % ≈ 31,9 h par semaine. Toute prise de créneau ouvert ou tout échange de planning qui la ferait dépasser déclenche une alerte préventive avant validation. Si Taux heures complémentaires (%) avait été laissé vide, la plateforme aurait appliqué le minimum légal de 10 %, soit 26,4 h — et alerté sur environ 5,5 h par semaine que la branche autorisait pourtant.

Heures contractuelles vides = aucun contrôle, et aucun message pour le dire

Un temps partiel dont le champ Heures contractuelles / semaine est resté vide n’est pas plafonné à sa durée contractuelle : il est traité comme Aucun plafond. Les échanges et les créneaux ouverts passent sans la moindre alerte, et le dépassement ne se découvre qu’à la préparation de la paie. Renseignez ce champ sur tous vos temps partiels, y compris ceux qui ne prennent jamais de créneau ouvert aujourd’hui.

Choisir la méthode RTT et l’éligibilité au télétravail

La Méthode RTT décide si le collaborateur acquiert des jours de RTT, et selon quelle règle. Le choix fait apparaître un champ complémentaire, différent à chaque fois.

Méthode RTTChamp complémentaire qui apparaîtExemple
Non éligible (valeur par défaut)Aucun
Saisie manuelleJours RTT annuels12
Calcul horaire (>35h/sem)Heures hebdo contractuelles39
Forfait joursJours forfait annuels218
La valeur par défaut est « Non éligible » : un collaborateur pour qui rien n’est choisi n’acquiert aucun RTT.

Sans méthode RTT, le salarié ne verra jamais le type de congé RTT

La valeur par défaut Non éligible est silencieuse : la fiche s’enregistre normalement, le salarié pointe normalement, et son compteur RTT reste simplement à zéro. C’est au premier dépôt de demande que le problème se voit — le type RTT n’apparaît pas dans son formulaire. Positionnez la méthode dès la création pour tout cadre au forfait et tout salarié à plus de 35 h. Voir Comprendre les soldes : CP, RTT et CET.

L’Éligibilité au télétravail est réglée sur éligible par défaut. Positionnez-la sur non éligible pour les fonctions qui ne peuvent pas être exercées à distance : le collaborateur ne pourra alors plus soumettre de demande. Voir Télétravail : politique, demandes et paie.

Saisir la rémunération dans la section confidentielle

La section Rémunération porte la mention Confidentiel et regroupe trois champs : Salaire de Base, Salaire Brut et Salaire Net. Ils sont chiffrés dans la base, au même titre que le CIN / ID et le Téléphone.

Les salaires ne sortent jamais dans l’annuaire — c’est volontaire

Un gestionnaire qui cherche à trier ou exporter les salaires depuis Effectifs Globaux ne les y trouvera pas : ils ne sont servis que sur la fiche individuelle, à un utilisateur ayant accès à ce collaborateur. Les documents qui contiennent du salaire — attestation de salaire, contrat PDF — sont soumis au même contrôle de périmètre.

Le salarié ne peut pas toucher à ces champs

Depuis son espace personnel, un salarié met à jour ses coordonnées et son état civil, mais jamais sa fonction, son service, son site, sa date d’embauche, ses salaires ni son CIN. Ces champs restent sous contrôle exclusif des RH.

Attribuer le rôle utilisateur

La liste Rôle Utilisateur de la section Détails Employé fixe le rôle du compte de connexion : Administrateur, Responsable RH, Manager ou Employé. `Employé` est la valeur par défaut — c’est celle à laisser pour un salarié standard.

Un non-administrateur qui attribue un rôle élevé obtient un message de succès… et un simple employé

Le comportement diffère selon le moment. À la création, si vous n’êtes pas administrateur, le rôle demandé est silencieusement rétrogradé en `Employé` et la fiche s’enregistre avec un message de succès : vous croyez avoir créé un administrateur, vous avez créé un salarié sans droits. À la modification, la même tentative est franchement refusée. Conséquence pratique : toute attribution de rôle d’administration doit être faite par un administrateur, et après la création d’un collaborateur censé avoir des droits élevés, rouvrez sa fiche et vérifiez son `Rôle Utilisateur` plutôt que de vous fier au message de succès. Personne ne peut par ailleurs modifier son propre rôle sans être administrateur.

Désigner quelqu’un comme « Responsable » d’un collaborateur le promeut Administrateur

Renseigner un collaborateur comme responsable d’un autre déclenche, lorsque l’opération est faite par un administrateur, sa promotion automatique au rang d’administrateur : pleins pouvoirs sur les utilisateurs, les rôles et les paramètres globaux, sans que personne ne l’ait décidé. La même action effectuée par un non-administrateur est silencieusement ignorée, ce qui rend le comportement d’autant plus difficile à identifier. Surveillez l’indicateur Administrateurs de l’écran Utilisateurs et rétrogradez les comptes qui n’ont pas besoin de ce niveau — d’autant qu’un administrateur consomme un siège d’administrateur plafonné par votre pack.

Le rôle ne suffit pas : sans site coché, l’intéressé voit des listes vides

Le rôle donne la nature des droits ; le rattachement au site en donne le périmètre. Les deux sont nécessaires et indépendants. Un Responsable RH fraîchement créé, avec tous les droits RH, verra Aucun collaborateur. tant qu’aucun site ne lui est affecté — sans le moindre message d’erreur, ce qui le conduit à conclure que la plateforme est cassée. Après avoir créé la fiche, allez dans AdministrationDroits d’accès par site et affectez-lui ses sites. Seul l’administrateur est dispensé de ce rattachement. Voir Comptes, rôles et droits d’accès par site.

Enregistrer, et confirmer le supplément si le quota est atteint

Profil EmployéCréer l’employé

La procédure complète, de bout en bout

  1. Ouvrez Gestion du PersonnelGestion Des Employés, puis cliquez sur Ajouter un Collaborateur

  2. Contrôlez le Matricule pré-rempli

    Régénérez-le si nécessaire — c’est votre dernière occasion.

  3. Saisissez le Nom complet et l’Email

    L’email est l’adresse de connexion ; il doit être unique sur toute la plateforme.

  4. Laissez le CIN / ID vide

    Le collaborateur recevra un lien personnel de 7 jours pour choisir son mot de passe, sans donnée d’identité par email.

  5. Complétez l’état civil

    Sexe, Date de naissance, Lieu de naissance, Situation familiale, Nb. personnes à charge.

  6. Complétez les coordonnées

    Adresse, Ville, Pays, Téléphone, Mobile.

  7. Renseignez la Date d’embauche

    Elle fixe l’ancienneté, donc les droits à congés.

  8. Choisissez le Type de contrat

    CDI, CDD, Stage, Freelance, CIVP, Ouvrier ou Alternance.

  9. Sélectionnez le Site et le Service

    Le site est obligatoire. Si vous êtes manager, le Service est verrouillé sur le vôtre.

  10. Affectez la Classe Horaire et le Calendrier

  11. Renseignez Fonction, Qualification, Direction, Section

    Chacun est créable à la volée en tapant un libellé inexistant puis en choisissant Créer "…".

  12. Vérifiez que le Statut est sur Actif

  13. Choisissez le Rôle Utilisateur

    Laissez Employé pour un salarié standard.

  14. Renseignez les plafonds et la durée du travail

    Jour Max / Mois, Max Heure / Jour, Min Heure / Jour et, pour un temps partiel, Heures contractuelles / semaine et Taux heures complémentaires (%).

  15. Définissez la Méthode RTT et l’Éligibilité au télétravail

  16. Saisissez la rémunération dans la section Rémunération

    Salaire de Base, Salaire Brut, Salaire Net. La section porte la mention Confidentiel.

  17. Cliquez sur Créer l’employé

  18. Si un message de quota apparaît, confirmez la facturation du collaborateur supplémentaire

    Le collaborateur n’est créé qu’après cette confirmation.

À l’enregistrement, la plateforme crée la fiche, ouvre le compte de connexion avec le matricule comme identifiant, applique le rôle, inscrit l’adresse dans l’annuaire de connexion et envoie l’email de bienvenue. Le collaborateur entre dans les effectifs facturés.

Le quota du pack : supplément à confirmer en payant, blocage sec pendant l’essai

L’enregistrement s’interrompt sur un message de quota. En pack payant : Vous avez atteint le quota de N collaborateurs inclus dans le pack … Ajouter ce collaborateur facturera X €/mois en supplément (proration appliquée sur la prochaine facture). — confirmez pour poursuivre, le supplément est facturé automatiquement et il n’y a pas de plafond de collaborateurs. Pendant l’essai gratuit : Limite de l’essai gratuit atteinte (N collaborateurs maximum). Souscrivez à un plan payant… — la limite est ferme, impossible de passer outre. Désactiver les collaborateurs sortis les retire immédiatement des effectifs facturés et libère du quota. Voir Abonnement, collaborateurs supplémentaires et factures.

La photo ne peut pas être ajoutée pendant la création

La photo est techniquement portée par le compte de connexion, pas par la fiche. Elle ne s’ajoute donc qu’en modification, une fois le compte ouvert. Sur une fiche sans email, ou dont la création du compte a échoué, l’ajout échoue avec Ce collaborateur n’a pas de compte utilisateur : la photo ne peut pas être enregistrée. Vérifiez alors que le collaborateur a bien un email valide et un compte actif dans l’écran Utilisateurs (JPG, PNG, WEBP ou GIF, 5 Mo maximum).

Un cas complet : embauche d’une assistante commerciale en CDI

Beaumont Distribution — Camille Fournier, CDI au siège de NantesExemple

Beaumont Distribution (32 salariés, siège à Nantes) recrute Camille Fournier comme assistante commerciale en CDI, au service Commercial, à compter du 1er septembre 2026. La DRH crée sa fiche et souhaite que Camille choisisse elle-même son mot de passe.

Matricule
BE0007 (pré-rempli, préfixe société)
Nom complet
Camille Fournier
Sexe
Féminin
CIN / ID
(laissé vide volontairement)
Date de naissance
12/04/1994
Lieu de naissance
Nantes
Situation familiale
Célibataire
Nb. personnes à charge
0
Email
camille.fournier@beaumont-distribution.fr
Adresse
14 rue des Hauts Pavés
Ville
Nantes
Pays
France
Mobile
+33 6 12 45 78 90
Date d’embauche
01/09/2026
Type de contrat
CDI
Régime
Mensuelle
Site
Siège Nantes
Service
Commercial
Classe Horaire
Bureau 35h
Calendrier
France - Jours fériés
Fonction
Assistante commerciale
Direction
Direction Commerciale
Statut
Actif
Rôle Utilisateur
Employé
Heures contractuelles / semaine
35
Méthode RTT
Non éligible
Éligibilité au télétravail
Éligible
Salaire de Base
2 100 €

Résultat

La fiche est créée et Camille reçoit l’email Bienvenue sur Concorde Workforce — définissez votre mot de passe, avec un lien personnel valable 7 jours. Son identifiant est BE0007, son adresse de connexion camille.fournier@beaumont-distribution.fr. Son contrat étant un CDI, aucune date de sortie n’est enregistrée : son accès n’a pas de terme. Elle apparaît dans l’annuaire avec la pastille verte CDI et entre dans les effectifs facturés.

Le cas d’un CDD se termine différemment. Karim Belhadj, préparateur de commandes embauché du 1er juin au 30 septembre 2026 sur le site Entrepôt Saint-Herblain, verra le 30/09/2026 inscrit comme date de sortie sur sa fiche dès l’enregistrement de son contrat — et son accès coupé ce jour-là s’il n’est pas renouvelé avant. Voir Contrats, échéances et renouvellements.

Ce qu’il reste à faire une fois la fiche enregistrée

À vérifier avant de considérer l’embauche comme traitée

0/10
Je ne trouve pas le champ « Date de sortie » sur la fiche. Où est-il ?
Il n’existe pas sur la fiche : la date de sortie est pilotée exclusivement par la date de fin saisie dans Gestion Des Contrats. Pour la corriger, créez un contrat de renouvellement avec la bonne date de fin, ou basculez le collaborateur sur un CDI, qui n’enregistre aucune date de sortie. Remettre le Statut sur Actif ne suffit pas : la date de sortie bloque l’accès indépendamment du statut.
Le bouton « Ajouter un Collaborateur » n’apparaît pas dans mon annuaire.
Le bouton est conditionné au droit d’ajout sur le module Gestion Employés. Faites vérifier la matrice Droit d’accées par un administrateur. Par défaut, l’Administrateur et le Responsable RH ont les quatre droits, le Manager a tout sauf la suppression, l’Employé n’a aucun droit sur ce module.
Un collaborateur que je viens de créer n’apparaît pas dans mon annuaire.
Deux causes possibles. Soit sa fiche n’a pas de site renseigné — dans ce cas seul un administrateur la voit. Soit votre propre compte n’est rattaché à aucun site : votre rôle vous donne les droits, mais sur aucune donnée. Vérifiez AdministrationDroits d’accès par site.
Puis-je créer plusieurs dizaines de fiches d’un coup ?
Oui, avec Importer (Excel) depuis l’annuaire. Les en-têtes français usuels sont reconnus automatiquement. Attention : l’import s’arrête au premier email répété dans le fichier, avec le message L’email "…" apparaît plusieurs fois dans l’import. Voir Importer une équipe depuis Excel.
Un salarié a modifié son email lui-même. Est-ce normal ?
Oui, et c’est tracé. Le salarié peut corriger ses coordonnées et son état civil sans solliciter les RH ; toute modification d’email déclenche la notification Concorde Workforce — Mise à jour de votre adresse email et met à jour son adresse de connexion. Il ne peut en revanche jamais toucher à sa fonction, son service, son site, sa date d’embauche, ses salaires ni son CIN.
Mon effectif semble anormalement bas, ou un salarié actif est introuvable.
Le statut « actif » se lit de plusieurs façons dans les données historiques issues d’un import ou d’une reprise. La plateforme applique désormais partout une lecture tolérante : tout ce qui n’est pas explicitement N, 0 ou Non est considéré comme actif, y compris une valeur vide. Ouvrez la fiche du salarié concerné et réenregistrez explicitement son Statut sur Actif pour normaliser la valeur.
La génération d’une attestation renvoie un message d’erreur.
Deux messages possibles. Le modèle "…" n’est pas configuré pour cette société. Contactez l’administrateur. — le modèle du document manque. Renseignez d’abord les informations de la société (Données de Base → Société) avant de générer l’attestation. — la fiche société est incomplète. Voir Société et sites.