Manager8 min de lecture

Créneaux à pourvoir

Publiez un créneau non couvert et laissez vos collaborateurs se positionner, en premier arrivé ou avec validation.

À lire avant

Construire et publier un planning

Sommaire de l’article

Créer un créneau à pourvoir
Choisir le mode d’attribution — un choix définitif
Ce qu’un créneau « Sans poste » vous fait perdre
Ce que votre équipe voit et peut faire
Attribuer un créneau et lire les blocages
Le dépassement contractuel d’un temps partiel
Annuler un créneau : ce que cela ne retire pas du planning
Un cas complet : combler un trou de couverture en une opération
Votre checklist avant de publier un créneau

Créer un créneau à pourvoir

Un créneau ouvert est un shift que vous publiez sans savoir encore qui le prendra. Vos collaborateurs du site le voient, se positionnent, et la place se transforme en case publiée dans leur planning. C’est l’outil du remplacement de dernière minute et du renfort ponctuel — le complément direct de la ligne Couverture du planning, décrite dans Exigences de couverture et alertes de sous-effectif.

Deux écrans distincts se répondent : côté gestion, Créneaux ouverts sert à publier et à arbitrer ; côté collaborateur, Créneaux à pourvoir sert à se positionner. Les deux libellés se ressemblent, ce sont bien deux écrans différents.

Horaires & PostesCréneaux ouvertsNouveau créneau

Publier un créneau à pourvoir

Ouvrez Horaires & Postes › Créneaux ouverts et sélectionnez le site
Le créneau est toujours rattaché à un site : seuls les collaborateurs actifs de ce site le verront et pourront s’y positionner.
Un manager ne voit que les sites de son périmètre. Voir Rôles, droits et périmètre par site.
Cliquez sur Nouveau créneau
Renseignez le Jour
La date du shift à pourvoir.
Une date passée est refusée : « Un créneau ouvert ne peut pas être dans le passé. »
Choisissez un poste dans Choisir un poste
C’est le poste qui porte les vraies plages horaires du créneau, et donc la matière des contrôles de repos et d’heures. Ne prenez Sans poste qu’en connaissance de cause.
Complétez Détails (créneau horaire, consigne)
Texte libre de 200 caractères maximum, affiché aux collaborateurs dans la notification et sur la carte du créneau.
Champ purement informatif : ce sont les horaires du poste qui font foi pour tous les calculs.
Fixez le nombre de Places
De 1 à 50. Quand toutes les places sont attribuées, le créneau bascule en Pourvu.
Décidez de Validation manager requise, puis publiez
Décoché, la première personne qui se positionne prend la place. Coché, vous arbitrez entre les candidats. Ce choix est figé à la création.
À la publication, tous les collaborateurs actifs du site reçoivent « 🆕 Créneau à pourvoir — positionnez-vous ! ».

Les champs de la fenêtre `Nouveau créneau`

Champ	Description	Exemple
JourobligatoireDate	Date du créneau à pourvoir. Une date antérieure à aujourd’hui est refusée : « Un créneau ouvert ne peut pas être dans le passé. »	`15/01/2026`
Choisir un posteListe	Poste de travail du créneau. L’option `Sans poste` existe, mais sans poste, aucun horaire théorique n’est rattaché au créneau : le contrôle du repos légal ne peut pas s’appliquer.	`Caisse`
Détails (créneau horaire, consigne)Texte — 200 caractères max	Consigne libre affichée aux collaborateurs. Jamais lue par les calculs. Le champ vous propose « Ex : 14h-22h » comme exemple de saisie.	`14h-22h`
PlacesobligatoireNombre — de 1 à 50	Nombre de postes à pourvoir. Vaut 1 par défaut. Une fois toutes les places attribuées, le créneau passe `Pourvu` et les candidatures encore en attente sont automatiquement refusées (notification « 😔 Créneau pourvu »).	`1`
Validation manager requiseCase à cocher — décochée par défaut	Décochée : « Premier arrivé, premier servi : le salarié qui se positionne prend la place immédiatement. » Cochée : « Les salariés se portent candidats ; vous choisissez qui attribuer. » Choix figé à la création.

JourDate

Date du créneau à pourvoir. Une date antérieure à aujourd’hui est refusée : « Un créneau ouvert ne peut pas être dans le passé. »

Exemple : 15/01/2026

Choisir un posteListe

Poste de travail du créneau. L’option Sans poste existe, mais sans poste, aucun horaire théorique n’est rattaché au créneau : le contrôle du repos légal ne peut pas s’appliquer.

Exemple : Caisse

Détails (créneau horaire, consigne)Texte — 200 caractères max

Consigne libre affichée aux collaborateurs. Jamais lue par les calculs. Le champ vous propose « Ex : 14h-22h » comme exemple de saisie.

Exemple : 14h-22h

PlacesNombre — de 1 à 50

Nombre de postes à pourvoir. Vaut 1 par défaut. Une fois toutes les places attribuées, le créneau passe Pourvu et les candidatures encore en attente sont automatiquement refusées (notification « 😔 Créneau pourvu »).

Exemple : 1

Validation manager requiseCase à cocher — décochée par défaut

Décochée : « Premier arrivé, premier servi : le salarié qui se positionne prend la place immédiatement. » Cochée : « Les salariés se portent candidats ; vous choisissez qui attribuer. » Choix figé à la création.

* Champ obligatoire.

Choisir le mode d’attribution — un choix définitif

La case Validation manager requise détermine tout le reste du cycle de vie du créneau. Elle ne se change pas après la création : si vous vous trompez, il faut annuler le créneau et en publier un autre.

	Premier arrivé (case décochée)	Validation manager (case cochée)
Action du collaborateur	`Me positionner` prend la place immédiatement	`Me positionner` dépose une candidature
Message reçu	« Créneau attribué : il apparaît dans votre planning. »	« Vous êtes positionné. En attente de validation du manager. »
Intervention du manager	Aucune — vous êtes seulement notifié « ✅ Créneau pourvu »	Vous cliquez `Attribuer` sur le candidat retenu
Vous êtes notifié	« ✅ Créneau pourvu »	« 🙋 Positionnement sur un créneau » à chaque candidature
Dépassement du contrat d’un temps partiel	Accepté, avec avertissement et alerte RH	Confirmation demandée au manager, avec motif
Usage adapté	Remplacement urgent, quand la rapidité prime	Quand le choix doit rester un arbitrage (compétence, équité, coût)

Dans les deux modes, les contrôles de congé, de repos légal et de plafond d’heures s’appliquent.

Le mode ne change pas la nature de la place obtenue

Dans les deux cas, la place attribuée devient une case publiée du planning du collaborateur : visible sur le web et le mobile, prioritaire sur sa classe horaire pour le calcul du pointage, et échangeable via Échanges de créneaux entre collaborateurs.

Ce qu’un créneau « Sans poste » vous fait perdre

L’option Sans poste est tentante quand le shift ne correspond à aucun modèle existant. Elle a un coût que rien ne signale au moment de la création.

Un créneau « Sans poste » échappe à tous les contrôles d’heures et de repos

Un créneau ouvert créé sans poste peut être attribué à un collaborateur déjà à 46 h dans la semaine sans le moindre avertissement de plafond d’heures ni de repos. C’est déroutant parce que vous avez renseigné « 14h-22h » dans Détails (créneau horaire, consigne) et que vous supposez la plateforme au courant — or ce champ est du texte purement informatif, jamais lu par les calculs. Renseignez toujours un poste : seul le poste porte de vraies plages horaires exploitables. Si aucun poste ne convient, créez-en un avant de publier le créneau (voir Poste de travail : le modèle de journée).

Sans poste, le repos quotidien de 11 h n’est pas vérifié sur ce créneau.
Sans poste, le plafond de 48 h hebdomadaires n’est pas alimenté par les heures de ce créneau.
Sans poste, le plafond contractuel d’un temps partiel ne détecte rien.
Sans poste, la ligne `Couverture` du planning ne compte pas le collaborateur sur la tranche.

Ce que votre équipe voit et peut faire

L’écran collaborateur ne demande aucune activation ni option supplémentaire : il est visible dès qu’un créneau est publié sur son site. Il vit dans le menu Mon Espace du collaborateur, et non dans Horaires & Postes où vous publiez les créneaux.

Mon EspaceCréneaux à pourvoir

Vous ne verrez pas cet écran depuis votre menu de gestion

Créneaux à pourvoir n’apparaît que dans le menu réduit du collaborateur. Si vous êtes vous-même salarié en plus d’encadrer une équipe, basculez sur la vue salarié pour y accéder et vous positionner ; en vue gestion, seul Créneaux ouverts est proposé.

L’écran `Créneaux à pourvoir` côté collaborateur

Champ	Description	Exemple
Disponibles / Mes candidaturesOnglets	`Disponibles` ne liste que les créneaux ouverts de son propre site, à partir d’aujourd’hui. Le collaborateur voit le nombre de places et son propre statut, mais jamais la liste nominative des autres candidats.
Me positionner	Prend la place (mode Premier arrivé) ou dépose une candidature (mode Validation manager). Bloqué si le collaborateur est en congé accepté ce jour-là.
Déjà planifié ce jour-là	Mention qui grise le bouton quand un poste ou un repos est déjà planifié à cette date. La plateforme l’annonce en amont plutôt que de faire échouer le clic.
Complet	Toutes les places sont attribuées. Si deux personnes cliquent en même temps sur la dernière place en mode Premier arrivé, la seconde reçoit « Ce créneau vient d’être pourvu. » — une place n’est jamais attribuée deux fois.
Me retirer	Retire une candidature encore `En attente` ; elle passe au statut `Retiré`.

Disponibles / Mes candidaturesOnglets

Disponibles ne liste que les créneaux ouverts de son propre site, à partir d’aujourd’hui. Le collaborateur voit le nombre de places et son propre statut, mais jamais la liste nominative des autres candidats.

Me positionner

Prend la place (mode Premier arrivé) ou dépose une candidature (mode Validation manager). Bloqué si le collaborateur est en congé accepté ce jour-là.

Déjà planifié ce jour-là

Mention qui grise le bouton quand un poste ou un repos est déjà planifié à cette date. La plateforme l’annonce en amont plutôt que de faire échouer le clic.

Complet

Toutes les places sont attribuées. Si deux personnes cliquent en même temps sur la dernière place en mode Premier arrivé, la seconde reçoit « Ce créneau vient d’être pourvu. » — une place n’est jamais attribuée deux fois.

Me retirer

Retire une candidature encore En attente ; elle passe au statut Retiré.

Un collaborateur ne peut pas rendre une place déjà attribuée

Il cherche Me retirer sur un créneau pris en mode « Premier arrivé » et ne le trouve pas. C’est normal : Me retirer ne concerne que les candidatures En attente. Une place passée au statut Attribué fait partie du planning officiel. Le collaborateur doit passer par Mes échanges pour proposer un échange, ou vous solliciter directement — vous videz alors la case depuis la grille du planning et republiez.

Un `Repos` explicite protège vraiment la journée

Un jour marqué Repos dans le planning empêche toute prise de créneau ouvert à cette date — et cela vaut dès l’enregistrement, sans attendre la publication : c’est l’un des rares effets qui ne demande pas de publier. Une case simplement vidée, elle, ne protège rien. Si vous voulez qu’un collaborateur ne soit pas sollicité un jour donné, posez un Repos explicite plutôt que de laisser la case vide.

Attribuer un créneau et lire les blocages

En mode Validation manager, la liste Candidats ({n}) affiche le nom et la note libre de chaque volontaire. Les contrôles ne sont pas rejoués à la candidature mais au moment de l’attribution — précisément parce que la situation a pu changer entre-temps : un congé accordé, un autre créneau pris, une semaine devenue trop chargée.

Horaires & PostesCréneaux ouvertsCandidatsAttribuer

Arbitrer entre les candidats

Ouvrez Créneaux ouverts et dépliez la liste Candidats ({n})
Chaque ligne porte le nom du volontaire et la note libre qu’il a éventuellement laissée.
Cliquez Attribuer sur le candidat retenu
La plateforme contrôle alors le repos légal, le plafond d’heures, le congé accepté et la double affectation le même jour.
Traitez le blocage éventuel
Un blocage de repos ou de plafond d’heures ouvre la fenêtre Dérogation requise : saisissez le Motif de la dérogation (obligatoire) et cliquez Forcer malgré tout si la situation le justifie. Un congé accepté, lui, n’ouvre aucune fenêtre.
Message de confirmation : « Créneau attribué (dérogation enregistrée). »
Vérifiez le résultat
Le collaborateur retenu reçoit « 🎉 Créneau attribué » (notification et email) et le créneau apparaît dans son planning publié. Quand toutes les places sont pourvues, le créneau passe Pourvu et les candidats non retenus reçoivent automatiquement « 😔 Créneau pourvu ».

Contrôle	Effet à l’attribution	Forçable ?
Déjà un créneau ou un repos ce jour-là	Attribution refusée	Non
Congé accepté sur la date	Attribution refusée	Non — jamais
Repos quotidien (11 h par défaut)	Fenêtre `Dérogation requise`	Oui, avec motif obligatoire
Repos hebdomadaire (35 h par défaut)	Fenêtre `Dérogation requise`	Oui, avec motif obligatoire
Plafond hebdomadaire (48 h par défaut)	Fenêtre `Dérogation requise`	Oui, avec motif obligatoire
Plafond contractuel d’un temps partiel	Confirmation demandée, avec motif	Oui — ce n’est pas une illégalité

Les seuils de repos et le plafond d’heures sont ceux réglés dans `Conformité repos` — voir [Conformité aux durées de repos et journal des dérogations](/planning/conformite-repos-et-derogations).

Le congé accepté n’est jamais forçable, contrairement au repos légal

Vous cherchez le bouton Forcer malgré tout sur le message « X est en congé le 20/01 (Congés payés) : impossible de lui attribuer ce créneau. » et vous ne le trouvez pas. C’est déroutant parce que les blocages de repos, eux, s’ouvrent toujours sur une fenêtre de dérogation. Le blocage congé est ferme par conception : levez ou modifiez d’abord le congé dans le module Congés (voir Demander et valider un congé), puis refaites l’attribution.

Une attribution passe si elle n’aggrave pas une situation déjà non conforme

Vous vous étonnez qu’une attribution passe alors que la semaine du collaborateur était déjà hors des clous côté repos. La plateforme applique un principe de causalité : elle ne bloque que si le changement lui-même crée ou aggrave la violation. Une non-conformité que vous aviez posée vous-même dans la grille du planning ne retombe pas sur le candidat que vous attribuez. Corollaire à connaître : la grille du planning n’est pas soumise à ce garde-fou préventif — vous pouvez y saisir librement une semaine non conforme. Seuls les créneaux ouverts et les échanges sont contrôlés en amont ; la grille est rattrapée a posteriori par Conformité repos.

Toute dérogation est tracée à votre nom

Chaque forçage de repos ou de plafond d’heures est journalisé dans Conformité repos › Dérogations manager, avec la règle enfreinte, la valeur mesurée face au seuil et le motif que vous avez saisi. La RH et les administrateurs reçoivent en parallèle « ⚖️ Dérogation repos/heures ».

Clinique Sainte-Anne (Lyon) — attribution refusée pour cause de congéExemple

Le cadre de santé tente d’attribuer un créneau du 20/01 à Marc Delaunay, qui s’était positionné avant que ses congés ne soient validés.

Écran: Créneaux ouverts › Candidats (2)
Action: Attribuer sur Marc Delaunay
Message: « Marc Delaunay est en congé le 20/01 (Congés payés) : impossible de lui attribuer ce créneau. »

Résultat

Blocage ferme, aucune fenêtre de dérogation n’est proposée. Le cadre doit d’abord modifier ou lever le congé dans le module Congés, puis réessayer. Le contrôle est refait à l’attribution précisément parce que le congé peut avoir été accordé après la candidature.

Le dépassement contractuel d’un temps partiel

Dépasser la durée contractuelle d’un temps partiel n’est pas illégal en soi : c’est un risque de requalification. La plateforme traite donc ce cas différemment du plafond légal — et différemment selon le mode d’attribution du créneau.

Le plafond contractuel des temps partiels est un opt-in silencieux

Un collaborateur à 20 h par semaine peut accumuler créneaux ouverts et échanges jusqu’à 45 h planifiées sans qu’aucun avertissement ne remonte, tant que le plafond légal de 48 h n’est pas atteint. C’est déroutant parce que les autres contrôles fonctionnent, eux, sans rien paramétrer. La raison : le contrôle contractuel n’existe que si Heures contractuelles / semaine est renseigné sur la fiche du collaborateur. Renseignez ce champ sur la fiche de chaque temps partiel (menu Gestion du Personnel). Le Taux heures complémentaires (%) vaut 10 % par défaut si vous ne le précisez pas.

En mode « Premier arrivé », un dépassement contractuel ne bloque pas le collaborateur

Un temps partiel dépasse son contrat en se positionnant seul, sans qu’aucun manager n’ait eu à valider quoi que ce soit. C’est un choix délibéré : la prise passe, le collaborateur est averti, et la RH reçoit « ⚠️ Dépassement contractuel » pour arbitrer a posteriori. Si l’arbitrage doit être préalable, cochez `Validation manager requise` à la création du créneau — vous devrez alors confirmer le dépassement avec un motif avant d’attribuer.

Clinique Sainte-Anne (Lyon) — le plafond contractuel d’InèsExemple

Inès Chaouki est aide-soignante à 24 h par semaine. Elle est déjà planifiée 24 h cette semaine et se positionne sur un créneau ouvert de 7 h publié en mode « Premier arrivé ».

Fiche salarié › Heures contractuelles / semaine: 24
Fiche salarié › Taux heures complémentaires (%): 10
Plafond contractuel effectif: 26,4 h
Action d’Inès: Créneaux à pourvoir › Me positionner

Résultat

La prise est acceptée. Inès reçoit l’avertissement « Plafond contractuel dépassé sur la semaine du 12/01 : 31 h planifiées après ce changement (contrat 24 h + heures complémentaires, maximum 26,4 h). » et la RH reçoit « ⚠️ Dépassement contractuel — Inès Chaouki a pris un créneau ouvert dépassant son plafond contractuel. » Si un manager lui attribuait le même créneau en mode « Validation manager », il devrait au contraire confirmer via la fenêtre Confirmation requise avec un motif.

Annuler un créneau : ce que cela ne retire pas du planning

Le bouton Annuler le créneau fait passer le créneau au statut Annulé et refuse automatiquement toutes les candidatures encore en attente, qui reçoivent la notification « 🚫 Créneau annulé ». Son périmètre s’arrête là.

Annuler un créneau ouvert ne retire pas les places déjà attribuées

Vous cliquez Annuler le créneau, le statut passe Annulé — et les collaborateurs déjà attribués gardent le créneau dans leur planning publié. C’est le piège coûteux de cet écran : vous croyez le shift supprimé, votre équipe le croit maintenu, et personne ne se contredit avant le jour J. Annuler le créneau ne refuse que les candidatures encore en attente. Pour retirer une place déjà attribuée, ouvrez la grille du planning, cliquez la case du collaborateur, choisissez Vider, puis republiez la semaine.

Retirer complètement un créneau déjà partiellement pourvu

Cliquez Annuler le créneau depuis Créneaux ouverts
Les candidatures encore en attente sont refusées et notifiées.
Ouvrez Horaires & Postes › Planning sur la semaine concernée
Cliquez la case du collaborateur attribué et choisissez Vider
Ne posez pas un Repos si le collaborateur devait travailler autre chose : Vider fait retomber le calcul sur sa classe horaire habituelle.
Cliquez Enregistrer ({n}) puis Publier
Tant que la semaine n’est pas republiée, le retrait reste en brouillon et le collaborateur voit toujours l’ancienne version.

Un cas complet : combler un trou de couverture en une opération

Supermarché Vasseur (Tours) — remplacer une caissière maladeExemple

Le jeudi matin, une caissière se déclare malade. La règle de couverture « Caisse midi » exige 3 caissiers entre 12:00 et 14:00 ; la ligne Couverture du planning affiche « 1 manque » sur le jeudi. Le directeur doit trouver un remplaçant vite, sans avoir à arbitrer.

Écran: Créneaux ouverts › Nouveau créneau
Jour: 15/01/2026
Choisir un poste: Caisse
Détails (créneau horaire, consigne): 11h-19h, renfort caisse midi
Places: 1
Validation manager requise: DÉCOCHÉ

Résultat

Tous les collaborateurs actifs du site reçoivent « 🆕 Créneau à pourvoir — 15/01 · Caisse (11h-19h, renfort caisse midi) — positionnez-vous ! » : la notification reprend la date, le poste et votre consigne mot pour mot. Le premier à cliquer Me positionner depuis Créneaux à pourvoir obtient « Créneau attribué : il apparaît dans votre planning. » Le créneau passe Pourvu, le directeur est notifié « ✅ Créneau pourvu », et la ligne Couverture du jeudi repasse « OK ».

Le garde-fou préventif est volontairement « fail-open »

Il arrive qu’une prise de créneau passe alors qu’elle aurait dû être bloquée. En cas d’incident interne du contrôle — donnée de poste incohérente, horaire illisible — la plateforme laisse passer l’action métier plutôt que de paralyser l’exploitation. Ne considérez donc jamais l’absence de blocage comme une preuve de conformité : le filet de sécurité reste l’écran Conformité repos, qui recalcule les violations sur les pointages réels.

Votre checklist avant de publier un créneau

Les six vérifications qui évitent un litige

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Puis-je changer le mode d’attribution après la création du créneau ?

Non. Validation manager requise est figé à la création. Annulez le créneau et publiez-en un nouveau au bon mode — pensez alors à retirer manuellement du planning les places déjà attribuées.

Un collaborateur voit-il qui d’autre s’est positionné ?

Non. Il voit le nombre de places et son propre statut, jamais la liste nominative des autres candidats. Seul l’écran de gestion Créneaux ouverts affiche la liste Candidats ({n}) avec les noms et les notes.

Que se passe-t-il si deux personnes cliquent en même temps sur la dernière place ?

En mode « Premier arrivé », la seconde reçoit « Ce créneau vient d’être pourvu. » Une place n’est jamais attribuée deux fois.

Un collaborateur déjà planifié ce jour-là peut-il quand même se positionner ?

Non. La mention Déjà planifié ce jour-là grise le bouton Me positionner : la plateforme l’annonce en amont plutôt que de faire échouer le clic. Cela vaut aussi bien pour un poste affecté que pour un Repos explicite.

Faut-il une option payante pour utiliser les créneaux ouverts ?

Non. Côté collaborateur, Créneaux à pourvoir est visible sans aucune activation. Côté gestion, Créneaux ouverts exige le droit Paramètres de Temps et un rôle manager ou administrateur ; sans ce droit, l’écran affiche « Vous n’avez pas accès aux créneaux ouverts. »

Un salarié peut-il attribuer un créneau à un collègue ?

Jamais, même sur son propre site. L’attribution est un acte de gestion réservé aux managers, RH et administrateurs.

Construire et publier un planningLa grille, l’étiquette Brouillon / Publié, et pourquoi enregistrer ne suffit jamais.Exigences de couvertureDéfinir l’effectif minimum par tranche pour savoir quand publier un créneau ouvert.Conformité repos et dérogationsRégler les seuils qui bloquent les attributions, et auditer les forçages.Échanges de créneauxLa seule voie pour qu’un collaborateur se libère d’une place déjà attribuée.