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Coffre-fort numérique et signature électronique

Archivez les documents RH et faites signer contrats et avenants à distance, avec scellement SHA-256.

À lire avant

Sommaire de l’article

Ce que la souscription de la signature active en cascade
Vérifier les modèles de documents et l’organigramme avant de lancer un circuit
Lancer une demande de signature
Côté signataire : lire, confirmer, signer
Refuser un document : motif obligatoire, circuit clos
Le scellement et la vérification d’intégrité
Consulter et alimenter le coffre-fort d’un collaborateur
La vue globale des coffres-forts
Questions fréquentes

Ce que la souscription de la signature active en cascade

La signature électronique et le coffre-fort numérique ne se souscrivent pas séparément : souscrire la signature active automatiquement le coffre-fort. La raison est mécanique — un document signé doit être archivé quelque part, et cet endroit est le coffre-fort du collaborateur. Sans cette cascade, un client en pack Starter aurait payé l’option sans rien voir apparaître.

Avant d’acheter, vérifiez ce que votre pack contient déjà. La matrice est contre-intuitive et c’est l’erreur la plus coûteuse de cette page.

Votre pack	Signature électronique	Coffre-fort numérique	Ce que vous devez faire
Starter	Non inclus	Non inclus	Souscrire l’option `Signature électronique` (19 €/mois) depuis `Mon abonnement` — le coffre suit.
Standard	Déjà inclus	Déjà inclus	Rien. Acheter l’option serait payer deux fois.
Premium	Déjà inclus	Déjà inclus	Rien.

La signature électronique est incluse dès le pack Standard. Voir [Packs et modules optionnels](/comprendre-la-plateforme/packs-et-modules-optionnels).

N’essayez pas d’acheter le coffre-fort séparément

Il n’existe pas comme module à part. Il est soit compris dans votre pack (Standard, Premium), soit activé en cascade par l’option Signature électronique. Si Coffre-fort apparaît dans votre menu, il est actif — il n’y a rien de plus à faire.

Tant que l’option n’est pas active, l’adresse directe ne sert à rien

Les modules sont verrouillés côté serveur, pas seulement dans le menu. Si l’option n’est pas souscrite, l’entrée de menu disparaît et la page refuse de se charger même en tapant son adresse à la main. Ce n’est pas un défaut d’affichage : c’est le contrôle d’abonnement.

Cabinet Delaunay & Associés — 18 salariés, pack StarterExemple

Le cabinet reste en pack Starter mais veut arrêter d’imprimer, faire signer, puis scanner ses contrats. Il souscrit la seule option Signature électronique depuis Mon abonnement.

Module souscrit: Signature électronique — 19 €/mois
Pack conservé: Starter (n’inclut ni la signature ni le coffre)
Entrées de menu apparues: Demandes de signature ET Coffre-fort
Coût mensuel de l’ajout: 19 €

Résultat

Bien qu’en Starter, le cabinet voit apparaître deux entrées de menu pour un seul module acheté : Demandes de signature et Coffre-fort. C’est le fonctionnement attendu — il faut bien un endroit où archiver le document signé.

Vérifier les modèles de documents et l’organigramme avant de lancer un circuit

Deux éléments conditionnent le succès d’un circuit de signature, et aucun des deux ne se règle sur l’écran de signature : le modèle de document qui sert à fabriquer le PDF, et le responsable renseigné sur la fiche du collaborateur, qui détermine les validateurs.

Côté modèles, vous n’avez en principe rien à faire : huit modèles sont créés automatiquement pour chaque société au démarrage, déjà reliés aux types de documents signables.

Contrat de travail
Titre de congé
Demande de congé
Autorisation de sortie
Certificat de travail
Attestation de travail
Visite médicale
Attestation de salaire

Un type sans modèle fait échouer le lancement, pas la signature

Si aucun modèle n’est configuré pour le type que vous choisissez, la demande ne part pas et l’écran affiche « Aucun modèle de document configuré pour … ». Le message arrive au moment de la confirmation, après que vous avez rempli tout le formulaire. Vérifiez la couverture de vos types avant de lancer une campagne de signature sur plusieurs dizaines de collaborateurs.

Sans responsable renseigné, le document est scellé sans aucune validation

Les approbateurs ne se choisissent pas à la main : ils sont déduits automatiquement en remontant la hiérarchie renseignée sur les fiches collaborateurs. Si le responsable du signataire n’est pas renseigné, demander « 2 niveaux d’approbation » ne change rien — le document est scellé et archivé dès que le salarié a signé, sans qu’aucun manager n’ait rien validé. Vous croyez le circuit en cours et vous attendez une validation qui n’arrivera jamais. Le scellement étant définitif, le circuit ne peut pas être rejoué : il faut relancer une nouvelle demande. Contrôlez le responsable sur la fiche du signataire avant de lancer — voir Créer un collaborateur.

Un quota de stockage saturé bloque aussi la signature

Le lien n’est pas apparent : le PDF généré pour signature doit être archivé dans le coffre-fort, il est donc soumis au contrôle de quota. Quand la jauge Stockage utilisé de Mon abonnement passe au rouge, vous constatez d’abord que vous ne pouvez plus déposer de bulletins, puis que le lancement d’une nouvelle demande de signature échoue lui aussi, sans message évoquant le stockage. Réagissez dès le passage à l’orange (70 %), sans attendre le rouge (90 %), et sachez que la mesure n’est rafraîchie qu’une fois par heure — un ménage de fichiers ne se voit donc pas immédiatement. Voir Branding, stockage et API.

Avant votre premier circuit

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Lancer une demande de signature

Demandes de signatureNouvelle demande

L’écran Demandes de signature est double : c’est votre boîte de réception personnelle — tous les documents qui attendent votre signature ou votre validation — et c’est de là que l’on lance une nouvelle demande vers un collaborateur.

Le formulaire de nouvelle demande

Champ	Description	Exemple
Type de documentobligatoireListe	Les types réellement configurés pour votre société. Libellés livrés d’origine : « Demande de congé », « Demande d’autorisation », « Absence / visite médicale », « Télétravail », « Document / contrat ». C’est ce choix qui détermine le modèle utilisé pour fabriquer le PDF.	`Document / contrat`
Collaborateur signataireobligatoireListe	Le salarié qui signera en premier — le circuit démarre toujours par lui. Un manager ne voit que les salariés de son périmètre (sites et service) ; un salarié simple ne peut lancer une demande que pour lui-même. Voir Rôles et périmètre par site.	`Camille Bertin`
Circuit d’approbationobligatoireListe	Nombre de validateurs après le salarié : « Signataire uniquement (sans approbation) » ou « N niveau(x) d’approbation ». Les approbateurs sont trouvés automatiquement en remontant la hiérarchie — le responsable du salarié, puis le responsable du responsable. S’il n’y a pas de responsable renseigné, le circuit s’arrête là.	`1 niveau d’approbation`
Nom du documentTexte	Facultatif. « Laisser vide pour une génération automatique » : le document sera fabriqué depuis le modèle lié au type choisi.	`(laissé vide)`

Type de documentListe

Les types réellement configurés pour votre société. Libellés livrés d’origine : « Demande de congé », « Demande d’autorisation », « Absence / visite médicale », « Télétravail », « Document / contrat ». C’est ce choix qui détermine le modèle utilisé pour fabriquer le PDF.

Exemple : Document / contrat

Collaborateur signataireListe

Le salarié qui signera en premier — le circuit démarre toujours par lui. Un manager ne voit que les salariés de son périmètre (sites et service) ; un salarié simple ne peut lancer une demande que pour lui-même. Voir Rôles et périmètre par site.

Exemple : Camille Bertin

Circuit d’approbationListe

Nombre de validateurs après le salarié : « Signataire uniquement (sans approbation) » ou « N niveau(x) d’approbation ». Les approbateurs sont trouvés automatiquement en remontant la hiérarchie — le responsable du salarié, puis le responsable du responsable. S’il n’y a pas de responsable renseigné, le circuit s’arrête là.

Exemple : 1 niveau d’approbation

Nom du documentTexte

Facultatif. « Laisser vide pour une génération automatique » : le document sera fabriqué depuis le modèle lié au type choisi.

Exemple : (laissé vide)

* Champ obligatoire.

Faire signer un avenant avec validation du responsable

Ouvrez Demandes de signature, puis cliquez sur Nouvelle demande
Choisissez le Type de document
Pour un avenant ou un contrat, retenez « Document / contrat ».
Choisissez le Collaborateur signataire
Si le salarié attendu n’apparaît pas dans la liste, c’est un problème de périmètre : il n’est pas rattaché à un site ou à un service qui vous est ouvert.
Choisissez le Circuit d’approbation
Retenez « 1 niveau d’approbation » pour que le responsable valide après le salarié.
Ce choix ne crée pas les validateurs : il indique combien de niveaux remonter dans la hiérarchie déjà renseignée.
Laissez Nom du document vide pour une génération automatique depuis le modèle
Cliquez sur Continuer et relisez l’écran Vérification
Cet écran vous prévient : « Le circuit de signature est irréversible une fois lancé. » C’est votre dernier point d’arrêt.
Cliquez sur Confirmer et envoyer
Le PDF est généré depuis le modèle, archivé dans le coffre-fort du salarié au statut « En attente », et le salarié reçoit la notification « ✍️ Document à signer ».

Une fois tout le circuit terminé, vous recevez à votre tour la notification « ✅ Document signé et scellé ». Voir Notifications et alertes.

Côté signataire : lire, confirmer, signer

Demandes de signatureSigner

Le parcours de signature est volontairement contraignant : il produit la preuve que le signataire a bien eu le document sous les yeux avant d’apposer sa signature. Communiquez-le tel quel à vos collaborateurs.

Signer un document reçu

Cliquez sur la notification, ou ouvrez Demandes de signature puis cliquez sur Signer
Étape Vérifier : ouvrez ou téléchargez le document
La case de confirmation reste bloquée tant que ce n’est pas fait : « Ouvrez ou téléchargez le document pour pouvoir confirmer sa lecture. »
Ce n’est pas un blocage à contourner : c’est la preuve de lecture qui sera attachée au document.
Cochez Je confirme avoir lu l’intégralité du document., puis cliquez sur Apposer ma signature
Étape Signer : choisissez Dessiner ou Saisir
Dessiner trace la signature à la souris ou au doigt — c’est le mode naturel sur mobile. Saisir demande le nom et le prénom.
Saisissez la mention manuscrite recommandée et le lieu de signature
La mention recommandée est « Lu et approuvé ». Le lieu est la ville où vous signez.
Facultatif : cliquez sur Renforcer ma signature (code de vérification)
Cliquez sur Recevoir le code pour le recevoir par e-mail, ou utilisez votre application d’authentification. Le code est valable 10 minutes et vous disposez de 5 essais maximum.
À réserver aux documents à enjeu — contrat, avenant, rupture. Voir Sécurité des comptes.
Cochez la mention d’acceptation
Elle est explicite : « J’accepte de signer ce document électroniquement, ce qui a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. »
Cliquez sur Signer le document
La signature est tamponnée dans le PDF à l’emplacement prévu par le modèle, un Identifiant du certificat est délivré au format CERT-LEDG-…, et le document part au signataire suivant.

La signature se fait aussi depuis le téléphone

Le mode Dessiner accepte la signature au doigt, ce qui rend le parcours utilisable sur mobile pour les collaborateurs sans poste informatique. Voir Utiliser le mobile au quotidien.

Cabinet Delaunay & Associés — l’avenant de Camille BertinExemple

Le cabinet fait signer un avenant à Camille Bertin, assistante juridique, avec validation de son responsable. La demande est lancée depuis Demandes de signature avec le type « Document / contrat ».

Type de document: Document / contrat
Collaborateur signataire: Camille Bertin
Circuit d’approbation: 1 niveau d’approbation
Nom du document: laissé vide (génération automatique)
Mention manuscrite: Lu et approuvé
Lieu de signature: Nantes
Identifiant du certificat: CERT-LEDG-2026-A3F91C4B

Résultat

Camille ouvre le PDF, confirme sa lecture, signe en mode Dessiner et renforce sa signature par un code reçu par e-mail. Son responsable valide à son tour. Le document est alors scellé, marqué « Signé » et classé dans le coffre-fort de Camille. Le certificat CERT-LEDG-2026-A3F91C4B sert de référence dans les échanges, et Vérifier l’intégrité confirme à tout moment : « Scellement valide : le document n’a pas été modifié. »

Refuser un document : motif obligatoire, circuit clos

Le refus est ouvert au salarié comme à chaque approbateur, à l’étape Signer. Il n’est pas une mise en pause : il clôt le circuit définitivement.

Demandes de signatureSignerRefuser le document

Refuser un document à signer

Ouvrez le document depuis Demandes de signature
À l’étape Signer, cliquez sur Refuser le document
Saisissez le Motif du refus
Il est obligatoire et sera transmis au demandeur.
Cliquez sur Confirmer le refus
L’écran confirme : « Votre refus a été enregistré et le demandeur en a été informé. Le circuit de signature est clos. »

Un refus ne se rattrape pas — il faut relancer une demande

Le demandeur reçoit la notification « ⛔ Document rejeté » avec le motif, et le document n’est pas scellé. Il n’existe pas d’action pour corriger et repartir du même circuit : le seul chemin est de traiter le motif, puis de lancer une nouvelle demande depuis Nouvelle demande. Prévenez vos signataires : refuser pour signaler une coquille coûte un circuit entier.

Le scellement et la vérification d’intégrité

Quand le dernier signataire du circuit a signé, le document est scellé : il est marqué « Signé », archivé dans le coffre-fort du collaborateur, et une Empreinte de scellement (SHA-256) lui est attachée. Cette empreinte est un condensé calculé sur le contenu exact du fichier : la moindre modification, même d’un caractère, la rend fausse.

C’est ce qui vous permet, des années plus tard, de démontrer qu’un contrat produit à l’appui d’un litige est bien celui qui a été signé. L’action Vérifier l’intégrité recalcule l’empreinte et la compare à celle du scellement ; quand tout est conforme, elle répond : « Scellement valide : le document n’a pas été modifié. »

Élément	À quoi il sert	Où le trouver
`Identifiant du certificat`	Référence de la signature apposée, à citer dans les échanges. Format `CERT-LEDG-…`.	Délivré au signataire au moment de la signature
`Empreinte de scellement (SHA-256)`	Preuve que le fichier n’a pas été altéré depuis le scellement.	Sur le document scellé, dans le coffre-fort
`Vérifier l’intégrité`	Contrôle à la demande, disponible à tout moment.	Sur le document scellé

Le scellement est définitif — rien ne se corrige après coup

Un document scellé ne se rejoue pas, ne se complète pas et ne se re-signe pas. Si vous découvrez après scellement qu’un validateur manquait ou qu’une clause était erronée, la seule issue est un nouveau document et un nouveau circuit. C’est précisément pour cela que l’écran Vérification insiste avant l’envoi : « Le circuit de signature est irréversible une fois lancé. »

Consulter et alimenter le coffre-fort d’un collaborateur

Coffre-fort

Le coffre-fort est l’archive chiffrée des documents du salarié : bulletins, contrats, attestations. C’est là qu’atterrissent les documents signés et scellés, mais vous pouvez aussi y déposer directement des fichiers sans passer par un circuit de signature. Le salarié, lui, y accède sous le libellé Mon Coffre-fort et y retrouve ses propres documents.

L’écran Coffre-fort

Champ	Description	Exemple
CollectionsRépertoires prédéfinis	Trois répertoires de classement livrés d’origine : « Fiches de Paie », « Contrats », « Attestations ». Ils structurent l’archive pour que le salarié retrouve un document sans le chercher dans une liste plate.	`Contrats`
Consulter / déposer dans le coffre d’un employéAction réservée aux gestionnaires	La portée dépend de votre rôle : « (tous les employés) » pour un administrateur, « (employés de votre service uniquement) » pour un manager. Tout dépôt notifie le salarié — il n’existe pas de dépôt silencieux.

CollectionsRépertoires prédéfinis

Trois répertoires de classement livrés d’origine : « Fiches de Paie », « Contrats », « Attestations ». Ils structurent l’archive pour que le salarié retrouve un document sans le chercher dans une liste plate.

Exemple : Contrats

Consulter / déposer dans le coffre d’un employéAction réservée aux gestionnaires

La portée dépend de votre rôle : « (tous les employés) » pour un administrateur, « (employés de votre service uniquement) » pour un manager. Tout dépôt notifie le salarié — il n’existe pas de dépôt silencieux.

Le salarié est prévenu de chaque dépôt

Déposer un document dans le coffre d’un collaborateur déclenche systématiquement une notification. Tenez-en compte lors d’un import de masse — un chargement de trois années de bulletins d’un coup produira autant de notifications. Voir Notifications et alertes.

Le coffre-fort consomme votre quota de stockage

Chaque document archivé pèse sur la jauge Stockage utilisé de Mon abonnement : 10 Go en Starter, 50 Go en Standard, 200 Go en Premium. Un coffre-fort alimenté par les bulletins de plusieurs années sature un pack Standard plus vite qu’on ne l’anticipe — et une fois le quota atteint, plus aucun dépôt ni aucun nouveau circuit de signature n’est possible. Des blocs de Stockage supplémentaire 100 Go se souscrivent à 29 €/mois en Starter et Standard, 49 €/mois en Premium, sans plafond de cumul.

Éditions Marbeau — 48 salariés, pack Standard : le coffre satureExemple

Après trois ans de bulletins de paie et de contrats archivés, la jauge de Mon abonnement passe au rouge et les gestionnaires ne peuvent plus rien déposer — ni lancer le moindre nouveau circuit de signature.

Stockage utilisé: 48,7 Go / 50 Go (97,4 %)
Quota inclus au pack Standard: 50 Go
Bloc souscrit: Stockage supplémentaire 100 Go — 29 €/mois
Quota après achat: 150 Go

Résultat

Avant l’achat, tout téléversement est refusé avec « Quota de stockage atteint ». Après souscription d’un bloc, la jauge affiche 48,7 Go / 150 Go. La mesure n’étant rafraîchie qu’une fois par heure, la jauge peut mettre jusqu’à une heure à refléter un grand ménage de fichiers : la ligne « dernière mesure il y a N min » indique la fraîcheur de l’affichage.

La vue globale des coffres-forts

Vue Globale Vault

L’écran Vue Globale Vault donne aux administrateurs et aux responsables RH une vue transverse des coffres-forts de l’ensemble des collaborateurs, là où l’écran Coffre-fort travaille collaborateur par collaborateur. C’est l’outil de contrôle : vérifier qu’une campagne d’archivage a bien atterri partout, repérer un coffre resté vide.

Cette vue est réservée aux administrateurs et aux RH

Les managers n’y ont pas accès : ils passent par Coffre-fort, dont la portée est limitée aux « employés de votre service uniquement ». Voir Comptes, rôles et droits d’accès par site.

Questions fréquentes

Je suis en pack Standard : dois-je souscrire l’option Signature électronique à 19 €/mois ?

Non. La signature électronique et le coffre-fort sont déjà inclus dès le pack Standard. Souscrire l’option reviendrait à payer deux fois la même chose. L’option ne concerne que le pack Starter.

J’ai demandé « 2 niveaux d’approbation » mais le document a été scellé dès la signature du salarié. Pourquoi ?

Parce que le responsable n’est pas renseigné sur la fiche du signataire. Les approbateurs sont déduits automatiquement en remontant la hiérarchie ; sans responsable, le circuit s’arrête au salarié et le document est scellé. Le scellement étant définitif, il faut renseigner la hiérarchie puis relancer une nouvelle demande.

Le lancement d’une demande de signature échoue et je ne comprends pas le message. Que vérifier ?

Deux causes classiques. Soit aucun modèle n’est configuré pour le type choisi — le message est alors « Aucun modèle de document configuré pour … ». Soit votre quota de stockage est atteint : le PDF généré doit être archivé dans le coffre, et le dépôt est refusé. Contrôlez la jauge Stockage utilisé sur Mon abonnement.

Le signataire ne peut pas cocher la case de confirmation de lecture.

C’est volontaire. La case reste bloquée tant que le document n’a pas été ouvert ou téléchargé : « Ouvrez ou téléchargez le document pour pouvoir confirmer sa lecture. » C’est ce qui fonde la preuve de lecture.

Le code de vérification n’arrive pas ou est refusé.

Le code envoyé par e-mail n’est valable que 10 minutes et vous disposez de 5 essais maximum. Passé ce délai, cliquez de nouveau sur Recevoir le code. Le renforcement par code reste facultatif : la signature est valable sans lui.

Un salarié a refusé par erreur. Peut-on annuler le refus ?

Non. Le refus clôt le circuit définitivement — « Le circuit de signature est clos. » Il faut lancer une nouvelle demande depuis Nouvelle demande.

Comment prouver qu’un contrat archivé est bien celui qui a été signé ?

Ouvrez le document scellé dans le coffre-fort et lancez Vérifier l’intégrité. La plateforme recalcule l’Empreinte de scellement (SHA-256) et répond « Scellement valide : le document n’a pas été modifié. » L’Identifiant du certificat au format CERT-LEDG-… sert de référence dans vos échanges.

Packs et modules optionnelsVérifier ce que votre pack inclut déjà avant d’acheter une option.Branding, stockage et APISurveiller la jauge de stockage et souscrire des blocs supplémentaires.Créer un collaborateurRenseigner le responsable — c’est lui qui alimente le circuit d’approbation.Rétention RGPDRégler les durées de conservation des données de la plateforme.