Exigences de couverture et alertes de sous-effectif
Définissez l’effectif minimum par tranche horaire et voyez les trous avant, pendant et après.
À lire avant
Sommaire de l’article
- Créer une règle d’effectif minimum sur une tranche horaire
- Ce que « Tout poste » change au comptage
- Lire la ligne Couverture du planning : Prévu ou Réalisé
- Surveiller le bandeau « Couverture en direct » en cours de journée
- Recevoir l’alerte automatique de sous-effectif
- Neutraliser une règle saisonnière sans la supprimer
- Combler un trou détecté par un créneau ouvert
- Vérifier que votre dispositif de couverture est réellement actif
Créer une règle d’effectif minimum sur une tranche horaire
Une règle de couverture répond à une question unique : combien de personnes doivent au minimum être présentes, sur quelle tranche horaire, quels jours, et sur quel poste ? Une fois posée, elle alimente d’un seul coup quatre dispositifs : la ligne Couverture du planning, le bandeau Couverture en direct, l’alerte automatique de sous-effectif envoyée aux managers, et le garde-fou de couverture des échanges entre deux sites.
Les règles se définissent site par site. Un manager ne voit que les sites de son périmètre ; un administrateur les voit tous. Voir Rôles, droits et périmètre par site.
Poser une règle de couverture
Ouvrez
Horaires & Postes›Couvertureet choisissez le site concerné.Les règles ne sont jamais globales : chaque établissement porte les siennes.
Cliquez sur
Nouvelle règle.Renseignez un
Libellé (optionnel)parlant.Il est repris tel quel dans le corps des alertes de sous-effectif.
S’il est vide, la plateforme utilise le nom du poste concerné, ou à défaut « Couverture ». À l’inverse, sur le planning et dans le bandeau temps réel, c’est le nom du poste qui s’affiche dès qu’un poste est renseigné : le libellé n’y apparaît que pour les règles
Tout poste.Activez les
Jours d’application.Les boutons
LunàVensont actifs par défaut,SametDiminactifs.Au moins un jour est obligatoire : « Sélectionnez au moins un jour. »
Fixez
DébutetFin, puisEffectif min.La tranche par défaut va de 12:00 à 14:00 et l’effectif minimum vaut 1.
Choisissez le
Poste concerné, ou laissezTout poste.C’est ce champ qui décide de qui compte réellement dans la tranche.
Laissez
Règle activecochée, puis enregistrez.Revenez sur
Planninget lisez la ligneCouvertureen bas de grille.Elle affiche désormais
OKou{n} manquepar jour, au lieu d’un comptage brut.
Les champs de l’écran `Couverture`
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Libellé (optionnel)Texte — 100 caractères max | Nom métier de la règle. Repris tel quel dans les alertes de sous-effectif. Vide, la plateforme retombe sur le nom du poste, ou sur « Couverture ». Sur le planning et dans le bandeau temps réel, le nom du poste prime : le libellé n’y sert que pour les règles Tout poste. | Caisse midi |
| Jours d’applicationobligatoireBoutons Lun / Mar / Mer / Jeu / Ven / Sam / Dim | Jours où la règle est évaluée. Lun→Ven actifs par défaut. Au moins un jour est exigé (« Sélectionnez au moins un jour. »). | Lun Mar Mer Jeu Ven |
| Début / FinobligatoireHeures | Bornes de la tranche à couvrir. La fin doit être strictement postérieure au début (« L’heure de fin doit être postérieure à l’heure de début. »). | 12:00 → 14:00 |
| Effectif minobligatoireNombre — de 1 à 999 | Nombre minimum de personnes devant couvrir la tranche. En dessous, la tranche est signalée en sous-effectif. Valeur par défaut : 1. | 3 |
| Poste concernéListe | Restreint le comptage à un poste de travail précis. Valeur par défaut Tout poste : n’importe quel collaborateur planifié ce jour-là couvre la tranche. | Caisse |
| Règle activeCase à cocher | Cochée par défaut. Décochée, la règle reste enregistrée (grisée, étiquette Inactive) mais n’est plus évaluée nulle part. | Coché |
Nom métier de la règle. Repris tel quel dans les alertes de sous-effectif. Vide, la plateforme retombe sur le nom du poste, ou sur « Couverture ». Sur le planning et dans le bandeau temps réel, le nom du poste prime : le libellé n’y sert que pour les règles Tout poste.
Exemple : Caisse midi
Jours où la règle est évaluée. Lun→Ven actifs par défaut. Au moins un jour est exigé (« Sélectionnez au moins un jour. »).
Exemple : Lun Mar Mer Jeu Ven
Bornes de la tranche à couvrir. La fin doit être strictement postérieure au début (« L’heure de fin doit être postérieure à l’heure de début. »).
Exemple : 12:00 → 14:00
Nombre minimum de personnes devant couvrir la tranche. En dessous, la tranche est signalée en sous-effectif. Valeur par défaut : 1.
Exemple : 3
Restreint le comptage à un poste de travail précis. Valeur par défaut Tout poste : n’importe quel collaborateur planifié ce jour-là couvre la tranche.
Exemple : Caisse
Cochée par défaut. Décochée, la règle reste enregistrée (grisée, étiquette Inactive) mais n’est plus évaluée nulle part.
Exemple : Coché
* Champ obligatoire.
Le directeur veut trois caissiers en poste de 12h à 14h du lundi au vendredi, sans avoir à le vérifier à la main chaque matin. Le poste Caisse existe déjà avec ses horaires jour par jour.
- Écran
- Couverture → Nouvelle règle
- Libellé (optionnel)
- Caisse midi
- Jours d’application
- Lun Mar Mer Jeu Ven (Sam et Dim désactivés)
- Début
- 12:00
- Fin
- 14:00
- Effectif min
- 3
- Poste concerné
- Caisse
- Règle active
- coché
Résultat
Couverture affiche OK les jours conformes et 1 manque en rouge le jeudi, avec au survol le détail « 12:00–14:00 · Caisse : 2/3 ». Le jeudi à 12h10, si seuls deux caissiers ont pointé, le bandeau Couverture en direct vire au rouge et les managers du site reçoivent « ⚠ Sous-effectif — Caisse midi : 2/3 présent(s) à l’instant — il manque 1 personne(s) (créneau 12:00–14:00). »Un poste sans horaires renseignés rend la couverture aveugle
Ce que « Tout poste » change au comptage
Le champ Poste concerné est le plus discret de l’écran et le plus déterminant. Il ne restreint pas l’affichage : il restreint qui est compté.
Un chevauchement partiel suffit à couvrir la tranche
Lire la ligne Couverture du planning : Prévu ou Réalisé
La ligne Couverture s’affiche en bas de la grille du planning. Elle propose deux modes de lecture, Prévu et Réalisé, qui ne mesurent pas la même chose. Le bandeau Couverture en direct, distinct de la ligne, apporte une troisième mesure — l’instant présent.
- Un jour conforme affiche une pastille
OKen vert. - Un jour non conforme affiche
{n} manqueen rouge. - Le survol donne le détail tranche par tranche, avec une coche ou une croix : « 12:00–14:00 · Caisse : 2/3 ».
« Prévu » et « Réalisé » divergent, et c’est normal
OK en Prévu et 2 manque en Réalisé le même jour, ce qui donne l’impression d’une incohérence. Il n’y en a pas : Prévu compte les personnes planifiées, Réalisé compte celles qui ont effectivement pointé. L’écart est précisément l’information utile — il chiffre vos absences, vos retards et vos départs anticipés. Ne cherchez pas à faire coïncider les deux chiffres : analysez la différence, puis traitez les pointages concernés dans Contrôler et corriger les pointages.Une semaine en Brouillon fait apparaître du sous-effectif partout
Prévu ne regarde que les créneaux publiés. Tant que la semaine porte l’étiquette Brouillon, elle compte donc zéro collaborateur, et toutes vos règles s’affichent en sous-effectif alors que la grille est parfaitement remplie. C’est déroutant parce que vous voyez vos affectations à l’écran. Cliquez sur Publier et vérifiez que l’étiquette affiche bien Publié. Rappel : toute modification d’une case déjà publiée la refait retomber en brouillon — il faut republier après chaque retouche. Voir Construire et publier un planning.Sans règle applicable ce jour-là, la ligne ne montre qu’un comptage brut
OK / {n} manque ne s’affiche que les jours où au moins une règle active s’applique. Partout ailleurs, la ligne Couverture retombe sur un simple décompte d’effectif planifié, du type 5/8, sans notion de seuil. Deux situations donnent ce repli : le site n’a aucune règle active, ou la journée regardée n’est pas dans les Jours d’application de vos règles. Une règle Lun→Ven laisse donc le samedi et le dimanche en 5/8 — c’est le comportement attendu, pas une panne.Surveiller le bandeau « Couverture en direct » en cours de journée
Le bandeau Couverture en direct s’affiche en haut de la grille du planning, à deux conditions cumulatives : le site possède des règles de couverture, et au moins une tranche est active à l’instant présent. En dehors des tranches surveillées, il ne s’affiche pas — ce n’est pas une anomalie.
- En sous-effectif : bandeau rouge, avec une pastille par tranche en défaut, du type
Caisse 12:00–14:00 · 2/3. - Effectif suffisant : bandeau vert, « Effectif suffisant sur tous les créneaux actifs ({n} présent·e·s) ».
- Fraîcheur : le bandeau est rafraîchi toutes les 60 secondes et horodaté « màj HH:mm ».
- Périmètre du comptage : les collaborateurs réellement pointés à cet instant, sessions de pointage encore ouvertes incluses.
C’est le bandeau, et non l’alerte, qu’il faut regarder pour un suivi continu
Planning ouvert : le bandeau se rafraîchit tout seul toutes les 60 secondes.Recevoir l’alerte automatique de sous-effectif
Sans aucune action de votre part, la plateforme balaie toutes les 10 minutes les tranches horaires actives et compare le nombre de personnes réellement pointées à l’Effectif min de chaque règle. En cas de manque, elle notifie les managers, les responsables RH et les administrateurs rattachés au site concerné — pas les autres.
⚠ Sous-effectif — Caisse midi : 2/3 présent(s) à l’instant — il manque 1 personne(s) (créneau 12:00–14:00).Le Libellé (optionnel) de la règle est repris tel quel dans le message : c’est la raison pour laquelle une règle nommée « Caisse midi » se traite bien plus vite qu’une règle nommée « Couverture ».
Une seule alerte par règle et par jour, même si le trou dure tout l’après-midi
Couverture en direct, rafraîchi toutes les 60 secondes.Le rattachement au site conditionne la réception de l’alerte
Neutraliser une règle saisonnière sans la supprimer
Une exigence de renfort estival, une tranche de fêtes de fin d’année : plutôt que de supprimer la règle et de la ressaisir six mois plus tard, décochez Règle active. La règle reste enregistrée, s’affiche grisée avec l’étiquette Inactive, et se réactive d’une case à cocher.
Une règle décochée disparaît des quatre dispositifs à la fois
Règle active ne fait pas que masquer une ligne : la règle n’est plus évaluée nulle part. Ni dans la ligne Couverture du planning, ni dans le bandeau Couverture en direct, ni dans l’alerte automatique de sous-effectif, ni dans le garde-fou des échanges entre sites. Le symptôme est silencieux : plus aucune alerte n’arrive et la ligne Couverture retombe sur un comptage brut du type 5/8, sans seuil — on croit à une panne. Si vos indicateurs de couverture semblent avoir disparu, ouvrez l’écran Couverture et cherchez l’étiquette grisée Inactive.Combler un trou détecté par un créneau ouvert
Détecter le sous-effectif n’est utile que si vous pouvez le combler dans la foulée. Le chemin le plus court est le créneau à pourvoir, publié sur la tranche en défaut. Voir Créneaux à pourvoir.
Publier un renfort sur une tranche en défaut
Repérez le jour en
{n} manquesur la ligneCouvertureet survolez-le.Le détail vous donne la tranche et le poste exacts : « 12:00–14:00 · Caisse : 2/3 ».
Ouvrez
Créneaux ouverts›Nouveau créneausur le même site.Saisissez le
Jouret sélectionnez impérativement le poste dansChoisir un poste.Un créneau ouvert ne peut pas être créé dans le passé : « Un créneau ouvert ne peut pas être dans le passé. »
Renseignez
Détails (créneau horaire, consigne)et le nombre dePlaces.Ce texte est purement informatif pour les collaborateurs : ce sont les horaires du poste qui font foi pour tous les calculs.
Choisissez le mode d’attribution, puis cliquez sur
Publier.Validation manager requisedécoché = premier arrivé, premier servi. Coché = vous arbitrez parmi les candidats.Vérifiez que la ligne
Couverturedu jour repasseOKune fois la place attribuée.
Le jeudi à 8h, une caissière se déclare malade. La ligne Couverture du jeudi passe à 1 manque (« 12:00–14:00 · Caisse : 2/3 »). Le directeur doit trouver un renfort vite, sans avoir à arbitrer entre candidats.
- Écran
- Créneaux ouverts → Nouveau créneau
- Jour
- 15/01/2026
- Choisir un poste
- Caisse
- Détails (créneau horaire, consigne)
- 11h-19h, renfort caisse midi
- Places
- 1
- Validation manager requise
- DÉCOCHÉ
Résultat
Me positionner obtient « Créneau attribué : il apparaît dans votre planning. » Le créneau passe Pourvu, le directeur est notifié « ✅ Créneau pourvu », et la ligne Couverture du jeudi repasse OK.Un créneau ouvert « Sans poste » ne recouvre rien et n’est contrôlé par rien
Sans poste existe à la création d’un créneau ouvert, et c’est un piège dans ce contexte. Sans poste, aucun horaire théorique n’est rattaché au créneau : la personne qui le prend ne sera comptée dans aucune tranche de couverture, et ni le repos légal ni le plafond d’heures ne peuvent être vérifiés — un collaborateur déjà à 46 h dans la semaine peut se le voir attribuer sans le moindre avertissement. Renseignez toujours un poste. Le champ Détails (créneau horaire, consigne) n’est jamais lu par les calculs.La couverture bloque les échanges entre sites, jamais ceux d’un même site
Échanger direct entre deux collaborateurs de sites différents, la plateforme vérifie que le site quitté ne tombe pas sous son minimum : « L’échange ferait passer la couverture du site Lille Centre sous le minimum requis le 15/01 (2 au lieu de 3 pour « Caisse midi », 12:00–14:00) : le départ de Karim Ould n’est pas remplacé (échange inter-sites). » Une fenêtre Dérogation requise propose alors de forcer avec un motif obligatoire, tracé à votre nom. En revanche, un échange entre deux collaborateurs du même site n’est jamais bloqué pour ce motif : l’effectif du site reste inchangé. Retenez surtout que l’échange inter-sites est le seul geste que la couverture bloque : la saisie de la grille du planning et l’attribution d’un créneau ouvert ne sont, elles, jamais empêchées par une règle de couverture — vous pouvez y créer un sous-effectif sans le moindre avertissement, la ligne Couverture se contentant de le signaler après coup. Voir Échanges de créneaux entre collaborateurs.Vérifier que votre dispositif de couverture est réellement actif
Avant de vous fier aux indicateurs de couverture
0/7Pourquoi le bandeau « Couverture en direct » ne s’affiche-t-il jamais ?
Inactive, ou aucune tranche n’est active à l’instant où vous regardez. Le bandeau n’apparaît que pendant les tranches surveillées.Ma ligne « Couverture » affiche « 5/8 » au lieu de « OK » ou « 2 manque ». Pourquoi ?
Inactive, et le jour concerné figure bien dans leurs Jours d’application — une règle Lun→Ven laisse par construction le samedi et le dimanche en 5/8.Puis-je exiger 3 caissiers ET 1 personne à l’accueil sur la même tranche ?
Début / Fin et le même jeu de Jours d’application, mais un Poste concerné différent et son propre Effectif min. Chaque règle est évaluée pour elle-même et déclenche sa propre alerte.Une règle de couverture empêche-t-elle un congé d’être accepté ?
Couverture du planning, au bandeau temps réel, à l’alerte de sous-effectif et aux échanges entre deux sites. La relation inverse existe en revanche, et elle est ferme : un collaborateur en congé accepté ne peut ni se voir attribuer un créneau ouvert, ni échanger un créneau ce jour-là. Voir Demander et valider un congé.Puis-je poser une règle sur une tranche qui passe minuit ?
Fin doit être strictement postérieure au Début (« L’heure de fin doit être postérieure à l’heure de début. »). Pour une exigence de nuit, découpez-la en deux règles — par exemple 22:00 → 23:59 et 00:00 → 06:00 — chacune avec son propre Effectif min. Sur des équipes de nuit, vérifiez le résultat obtenu sur une semaine déjà écoulée avant de vous fier aux alertes.