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Manager7 min de lecture

Valider et piloter son équipe depuis le mobile

Traitez vos files de validation entre deux rendez-vous, sans ouvrir d’ordinateur.

Sommaire de l’article

Ouvrir le tableau de bord équipe et lire la carte « À VALIDER »

L’application mobile Concorde Workly n’est pas seulement le poste de travail du salarié : elle embarque un volet de gestion complet qui permet de traiter vos files de validation depuis votre téléphone. Le point d’entrée est le bandeau bleu affiché en haut de l’accueil : Tableau de bord équipeValidations, contrats, absences du jour.

Ce bandeau n’apparaît que pour les rôles administrateur, Manager, rh et superviseur. Un salarié standard ne le voit jamais — c’est le mécanisme normal de cloisonnement, décrit dans Rôles et périmètre par site.

AccueilTableau de bord équipe

L’écran s’ouvre sur la phrase Voici ce qui demande votre attention. et une carte principale À VALIDER qui totalise vos demandes en attente, détaillées par nature : congés, autorisations, frais, missions. Un appui sur cette carte vous envoie directement vers la pile la plus volumineuse. Quand tout est traité, l’écran affiche Tout est à jour, bon travail !.

Bloc du tableau de bordCe qu’il vous donne
À VALIDERLe total des demandes en attente, ventilé par nature. Raccourci vers la pile la plus fournie.
Congés en attenteOuvre les approbations de congé de l’équipe.
Autorisations à validerOuvre les demandes de sortie pendant les heures de travail.
Frais à validerOuvre les notes de frais, justificatif consultable.
Missions en attenteOuvre les ordres de mission de l’équipe.
Absents aujourd’huiLe nombre d’absents du jour. La carte ouvre Pointage du jour.
Contrats à renouveler{n} contrats à renouvelerÉchéance dans les 30 prochains jours.
Gestion d’équipeMes collaborateurs (Liste, recherche, ajout), Pointage du jour (Présences, retards, absences), Mon espace personnel (Mon pointage, mes demandes).
Le tableau de bord équipe est un aiguillage : chaque carte ouvre une file de travail.

Un rôle qui n’est pas exactement reconnu supprime tous les écrans de gestion

Un responsable ne voit ni le bandeau Tableau de bord équipe, ni aucune entrée de validation dans le menu, et en conclut que l’application mobile ne gère pas les managers. En réalité, seuls quatre rôles ouvrent les écrans de gestion : administrateur, Manager, rh et superviseur. Tout autre libellé — Employee, standard, ou un intitulé personnalisé — est traité comme un salarié standard, sans aucun écran de validation. Vérifiez le rôle exact sur la fiche du collaborateur depuis le web : voir Comptes, rôles et droits d’accès par site.

Sur le pack Starter, aucun téléphone ne se connecte — pas même celui du manager

La connexion mobile est refusée avec la fenêtre 🔒 Pack Starter — mobile non inclus. L’application mobile fait partie des packs Standard et Premium. Pendant l’essai gratuit, toutes les fonctionnalités sont accordées, mobile compris : si le compte bascule ensuite sur Starter, tous les téléphones se verrouillent d’un coup. Anticipez ce point avant la fin d’essai. Voir Packs et modules optionnels.

Valider congés, autorisations, frais et missions

Les quatre files de validation partagent la même logique : des onglets de filtrage par statut, une liste de demandes, et deux actions terminales avec confirmation. Elles se distinguent surtout par ce qu’elles exigent de vous au moment du refus.

AccueilTableau de bord équipeCongés en attente

Traiter une file de validation en mobilité

  1. Touchez le bandeau bleu Tableau de bord équipe sur l’accueil.

    La carte À VALIDER affiche le total et son détail, par exemple 3 congés · 2 frais · 1 mission.

  2. Touchez la carte À VALIDER, ou choisissez précisément dans la grille.

    La carte vous envoie vers la pile la plus volumineuse ; la grille vous laisse choisir Congés en attente, Missions en attente, Frais à valider ou Autorisations à valider.

  3. Dans Approbations Congés, filtrez sur l’onglet Attente ({n}).

    Les autres onglets sont Toutes ({n}), Acceptées ({n}) et Refusées ({n}). Si la période choisie ne contient rien : Aucune demande pour cette période.

    Vous pouvez borner la recherche avec Du: / Au: (Début période / Fin période).

  4. Vérifiez les demi-journées avant de décider.

    Chaque demande précise Matin ou Après-midi lorsqu’elle ne porte pas sur des journées entières.

  5. Touchez Accepter puis confirmez.

    La confirmation nomme le demandeur : Approuver la demande de {nom} ?. Pour un refus : Refuser la demande de {nom} ?.

  6. Pour une autorisation de sortie, motivez obligatoirement le refus.

    L’écran Demandes d’autorisation impose le champ Motif du refus * : Merci d’indiquer le motif du refus. Sans quoi le contrôle bloque : Merci de préciser un motif pour le refus. À l’inverse, ✅ Approuver propose seulement un commentaire : Vous pouvez ajouter un commentaire (optionnel).

  7. Pour une note de frais, touchez Voir le justificatif avant de décider.

    Le montant est rappelé dans la confirmation : Approuver "{titre}" ({montant} €) ? ou Rejeter "{titre}" ?.

FileÉcran ouvertOnglets de filtrageMotif de refus
CongésApprobations CongésAttente ({n}) · Toutes ({n}) · Acceptées ({n}) · Refusées ({n})Non demandé
Autorisations de sortieDemandes d’autorisation⏳ Attente ({n}) · 📋 Toutes ({n}) · ✅ Approuvées ({n}) · ❌ Refusées ({n})Obligatoire
Notes de fraisApprobation FraisAttente ({n}) · Toutes ({n}) · Approuvées ({n}) · Rejetées ({n})Non demandé
MissionsValidation missionsEn attente ({n}) · Approuvé ({n}) · Terminées ({n}) — trois filtres seulement, plus larges que les états affichés sur les lignes (⏳ En attente, ✅ Approuvée, 🔄 En cours, ✓ Terminée, ✖ Annulée)Non demandé

Sur les autorisations, chaque ligne affiche ⏱️ Durée : {n} h, Demandée le : {date} et, une fois traitée, Traitée par {nom}. Sur les missions, la confirmation reprend l’objet : Approuver la mission "{objet}" de {employé} ?.

Le passage au statut `Remboursé` ne se fait pas depuis le mobile

Une note de frais que vous approuvez passe en Approuvé, pas en Remboursé. Le salarié, lui, suit son remboursement via ses filtres Validés puis Remboursés et attend le second. Le passage au `Remboursé` relève du traitement de paie, côté web. Si vos collaborateurs relancent, c’est presque toujours cette étape qui manque, pas votre validation. Voir Notes de frais et missions.

Les heures supplémentaires arrivent dans la file des autorisations, pas dans celle des congés

Une entreprise active le module Congés et s’étonne que le raccourci Heures supp reste invisible sur l’accueil de ses salariés. L’association intuitive — heures sup = temps de travail = congés — est trompeuse : la déclaration d’heures supplémentaires emprunte le circuit des demandes d’autorisation et dépend donc du module Autorisations. Pour rendre les heures supplémentaires disponibles sur mobile et les recevoir en validation, activez le module Autorisations. Voir Autorisations et heures supplémentaires.
Une demande de congé d’été traitée en 4 minutes — Cabinet Mercier & Associés, 18 salariés (Nantes)Exemple

Lucie Ferrand, assistante juridique, veut poser une semaine en août. Elle dépose sa demande depuis le tramway ; son manager, Thomas Mercier, la traite depuis son téléphone entre deux rendez-vous.

Écran salarié
Accueil → raccourci « Congé »
Soldes lus en tête d’écran
CP · sur 25 acquis → 18,5 jours restants
Type de congé
Congé payé
Date départ
11/08/2026
Date retour
18/08/2026
Après-midi (date départ) / (date retour)
désactivés
Écran manager
Tableau de bord équipe → Congés en attente → Accepter
Confirmation affichée
Approuver la demande de Lucie Ferrand ?

Résultat

Lucie voit Demande de congé envoyée ; sa demande apparaît en En attente avec (6 jrs). Thomas reçoit la notification Nouvelle demande, ouvre la file et touche AccepterDemande approuvée. Lucie reçoit la notification Congé accepté 4 minutes après son envoi, et son solde se met à jour automatiquement.

Consulter le pointage du jour de l’équipe

L’écran Pointage du jour est l’outil de contrôle quotidien du manager terrain : une vue temps réel des présences de l’équipe pour une date donnée. Qui est là, qui est en retard, qui manque à l’appel.

MenuPointage du jour

Contrôler les présences le matin

  1. Ouvrez le menu (bouton en haut à gauche) puis Pointage du jour.

    L’écran est aussi accessible depuis la carte Pointage du jourPrésences, retards, absences du tableau de bord équipe.

  2. Lisez les trois compteurs de synthèse en tête d’écran.

    Présents, Absents, Congé-Abs vous donnent l’état général en une seconde.

  3. Parcourez la liste des collaborateurs.

    Chaque personne porte un statut — Complété, En cours, Absent, Congé, Repos, Férié — et son Total d’heures.

  4. Utilisez 🔍 Rechercher un employé... pour vérifier une personne précise.

    Si la date ne contient rien : Aucun pointage trouvé pour cette date.

  5. Traitez les absents non justifiés.

    Le motif s’affiche quand il existe. À défaut, appelez, remplacez, ou ouvrez un créneau — voir Créneaux ouverts.

Un manager qui est aussi salarié de l’entreprise ne peut pas ouvrir « Pointage du jour »

Un chef d’équipe qui pointe lui-même touche Pointage du jour et se heurte à un cadenas : Accès réservé aux administrateurs. Le message est doublement déroutant : l’entrée est bien visible dans son menu, et il accède sans problème à tous les autres écrans de validation. Le blocage se déclenche dès qu’une fiche salarié est rattachée au compte, indépendamment du rôle managérial — le message évoque donc un problème de rôle alors que la cause est ailleurs. Le cas est très fréquent en PME, où les managers sont presque toujours eux-mêmes salariés. Contournement immédiat : effectuez le contrôle des présences depuis le web, via Contrôler et corriger les pointages. Signalez le point à votre interlocuteur : voir Support et accompagnement.

Un pointage refusé par la plateforme n’est jamais rattrapé tout seul

Un collaborateur qui pointe hors de sa période d’emploi ou hors de la zone autorisée reçoit Pointage refusé avec le motif. À la différence du message 📥 Pointage enregistré hors-ligne, rien n’est mémorisé : le pointage n’existe pas et n’apparaîtra jamais dans Pointage du jour. Distinguez fermement les deux messages en formation : 📥 Pointage enregistré hors-ligne = rien à faire, la remontée est automatique ; Pointage refusé = régularisation obligatoire depuis le web par vous ou par les RH.

La carte des positions n’est pas un traçage continu — des collaborateurs « figés » ne trichent pas

Vous consultez la carte et voyez des salariés immobiles ou absents alors qu’ils sont en poste et ont accepté le suivi. Aucun suivi n’existe en arrière-plan : la position n’est actualisée, toutes les 60 secondes, que lorsque le collaborateur a l’application ouverte au premier plan et qu’il est pointé. Dès qu’il verrouille son téléphone ou change d’application, le suivi s’interrompt. Ne présentez jamais cette fonction comme un traçage permanent : c’est faux techniquement et juridiquement intenable. Le suivi exige en outre le consentement explicite du salarié, révocable à tout moment — voir Pointage géolocalisé.
Contrôle de 5 chantiers depuis un camion — Bâti-Concorde SARL, 42 salariés (Toulouse)Exemple

Bâti-Concorde emploie 28 compagnons répartis sur 5 chantiers de Haute-Garonne, plus 14 personnes au siège. Les heures étaient relevées sur des feuilles papier ramenées le vendredi : 2 jours de saisie par mois pour la gestionnaire de paie, et des litiges récurrents.

Pack souscrit
Standard (mobile inclus à partir de ce pack)
Rôle des 5 chefs de chantier
Manager
Poste rattaché aux compagnons
Chantier 39h — Lun-Jeu 08:00-12:00 / 13:00-17:00, Ven 08:00-12:00 / 13:00-16:00
Tolérance avant entrée / avant sortie
10 min / 5 min
Option géolocalisation
souscrite (contrôle de présence sur chantier)
Écran consulté chaque matin
Pointage du jour

Résultat

Les chefs de chantier lisent depuis leur camion : Présents 24 · Absents 2 · Congé/Abs 2. Les compagnons pointent à 07:58 même en zone blanche — le message 📥 Pointage enregistré hors-ligne s’affiche et le pointage remonte avec l’heure réelle de 07:58, pas celle de la synchronisation. La saisie de paie passe de 2 jours à une demi-journée. Les 3 compagnons ayant répondu Refuser au suivi de position pointent normalement : seule leur position n’est pas partagée.

Renouveler un contrat à échéance ou le convertir en CDI

L’écran Contrats à renouveler est un filet de sécurité contre les CDD laissés expirer. Il liste les fins de contrat à échéance sous 30 jours et permet de renouveler ou de passer en CDI directement depuis le téléphone.

AccueilTableau de bord équipeContrats à renouveler

L’écran organise les échéances en trois sections : Expirés à régulariser ({n}), Cette semaine ({n}) et Dans le mois ({n}). Chaque ligne porte une pastille d’échéance — J-{n}, Dans {n}j, ou Expiré J+{n} pour les contrats déjà échus. Lorsque rien n’arrive à terme : Aucun contrat n’arrive à échéance dans les 30 prochains jours.

Le formulaire de renouvellement

Les codes et types de contrat sont définis au préalable côté web — voir Contrats et renouvellements.

Convertir en CDIInterrupteur

Sans date de fin contractuelle. Une fois activé, le champ `FIN` est neutralisé : c’est le geste qui transforme un CDD en CDI.

Exemple : Activé

TYPE DE CONTRATobligatoireListe

Nature du nouveau contrat.

Exemple : CDI

DÉBUT *obligatoireDate

Date de prise d’effet du nouveau contrat.

Exemple : 01/08/2026

FIN *obligatoireDate

Terme du nouveau contrat. Contrôle bloquant : La date de fin doit être postérieure à la date de début. Neutralisé si Convertir en CDI est activé.

Exemple : 31/12/2026

MOTIFTexte libre

Justification du renouvellement. Placeholder : Ex : continuité, projet en cours…

Exemple : Continuité — poste pérennisé après 18 mois

* Champ obligatoire.

Renouveler un contrat depuis le téléphone

  1. Repérez l’alerte sur le tableau de bord équipe.

    Le bandeau annonce {n} contrats à renouvelerÉchéance dans les 30 prochains jours.

  2. Ouvrez Contrats à renouveler et identifiez la section concernée.

    Traitez en priorité Expirés à régulariser ({n}), puis Cette semaine ({n}).

  3. Touchez Renouveler sur la ligne du collaborateur.

  4. Activez Convertir en CDI s’il s’agit d’une pérennisation.

    Le champ FIN devient alors inactif — c’est le comportement attendu, pas un blocage.

  5. Renseignez TYPE DE CONTRAT, DÉBUT *, le cas échéant FIN *, et le MOTIF.

  6. Touchez VALIDER LE RENOUVELLEMENT.

    Confirmation : Contrat renouvelé pour {nom}.

Un CDD sauvé de l’oubli — Transports Vidal, 29 salariés (Marseille)Exemple

Le CDD de Yanis Traoré, chauffeur, expire le 31 juillet. Le responsable d’exploitation est en tournée toute la semaine et n’ouvre jamais son ordinateur avant 20h. L’an dernier, deux CDD ont été laissés expirer, avec requalification à la clé.

Déclencheur
Bandeau « 2 contrats à renouveler — Échéance dans les 30 prochains jours »
Section
Cette semaine (1)
Pastille affichée
J-4
Convertir en CDI
activé (le champ FIN est neutralisé)
TYPE DE CONTRAT
CDI
DÉBUT *
01/08/2026
MOTIF
Continuité — poste pérennisé après 18 mois

Résultat

Contrat renouvelé pour Yanis Traoré. Le CDI est enregistré 4 jours avant l’échéance, depuis un quai de chargement. La section affiche ensuite Aucun contrat n’arrive à échéance dans les 30 prochains jours. Le risque de requalification est écarté sans qu’aucun ordinateur n’ait été ouvert.

Créer un collaborateur avec scan IA d’une pièce d’identité

L’écran Mes collaborateurs (intitulé Employés une fois ouvert) est l’annuaire de votre équipe. La recherche 🔍 Rechercher un employé... filtre par nom ; sans résultat : Aucun employé trouvé. Un appui sur une personne ouvre sa fiche — les mêmes sections que Mon profil, en consultation — et donne accès à son coffre-fort : Consulter et ajouter des documents.

Depuis cet annuaire, vous pouvez créer un collaborateur sans ordinateur, ce qui est utile pour un recrutement sur site ou en agence. L’écran Nouvel Employé accepte un scan par IA d’une pièce d’identité ou d’un document, qui pré-remplit le formulaire.

Tableau de bord équipeMes collaborateursNouvel Employé

Créer une fiche collaborateur depuis le mobile

  1. Ouvrez Mes collaborateurs depuis la grille Gestion d’équipe, puis créez un nouvel employé.

    La carte annonce Liste, recherche, ajout.

  2. Touchez 🤖 Scanner avec IA (Caméra/Document).

    La fenêtre Choisissez la source propose Appareil Photo, Galerie ou Fichier.

  3. Photographiez la pièce d’identité ou le document.

    Pendant le traitement : Analyse IA en cours.... En cas de succès : Document analysé avec succès! Vérifiez et complétez les informations. En cas d’échec : Impossible d’analyser le document. Remplissez manuellement.

    Le scan est une aide à la saisie, jamais une source de vérité : relisez systématiquement les champs pré-remplis.

  4. Renseignez Nom complet *.

    Placeholder Nom Prénom. C’est le seul champ réellement obligatoire : Le nom est obligatoire.

  5. Complétez la section Informations Personnelles.

    Matricule, CIN, Date naissance, Sexe (M/F). Le format de date attendu est YYYY-MM-DD.

  6. Complétez Contact puis Professionnel.

    Email, Téléphone, Adresse d’un côté ; Fonction, Qualification, Date embauche de l’autre.

    Les codes fonction et qualification doivent avoir été définis au préalable côté web.

  7. Touchez Ajouter l’Employé.

    Confirmation : Employé ajouté avec succès.

Renseignez l’email dès la création, sinon le collaborateur ne pourra pas se connecter

Seul Nom complet * est obligatoire sur cet écran : on peut donc créer une fiche sans email. Or l’email est ce qui permet à l’application mobile d’identifier automatiquement l’entreprise à la connexion, de recevoir le code à 6 chiffres de réinitialisation du mot de passe, et de recevoir les codes de renforcement de signature. Sans email valide et unique, le collaborateur ne peut ni se connecter, ni réinitialiser son mot de passe, ni signer avec renforcement (Aucune adresse e-mail n’est associée à votre compte.). Complétez la fiche côté web dans la foulée : voir Créer un collaborateur.

Aucune inscription n’est possible depuis le téléphone

Un nouveau salarié installe l’application et cherche en vain un bouton Créer un compte ou S’inscrire, puis appelle le support en pensant que l’application est incomplète. L’écran de connexion ne contient que `Se connecter` et `Mot de passe oublié ?` : le compte, son email et son rôle doivent préexister, créés depuis le web. C’est le point n°1 à expliquer lors d’un déploiement : le dirigeant s’inscrit sur le web ; le salarié se connecte sur mobile avec l’email et le mot de passe que les RH lui communiquent. Voir Installer et se connecter.

Ce qui reste exclusivement sur le web

Le mobile n’est pas un équivalent réduit du web : c’est le poste de travail du salarié et le poste de validation du manager. Toute la configuration, le pilotage fin et la production des états restent sur l’application web. Savoir où passe la frontière évite de chercher pendant vingt minutes un écran qui n’existe pas sur téléphone.

Ce que vous faites sur le téléphoneCe qui reste sur l’ordinateur
Valider congés, autorisations, frais, missionsCréer les types de congé et les types de sortie
Consulter le pointage du jour de l’équipeCorriger et régulariser un pointage, traiter un Pointage refusé
Consulter Planning semaine, proposer un échange de créneau, se positionner sur un créneau ouvertConstruire et publier le planning ; arbitrer les échanges de créneaux et les créneaux ouverts
Renouveler un contrat, le convertir en CDICréer les sociétés, sites, services, postes et classes horaires
Créer une fiche collaborateur, la compléter partiellementRôles, périmètres par site, soldes, méthode RTT sur la fiche
Approuver une note de fraisPasser la note au statut Remboursé (traitement de paie)
Consulter son coffre-fort, signer un documentGénérer les documents, les envoyer à signer, gérer la conservation
Suivre ses soldes sur l’accueilPaie, exports, états et rapports, abonnement et facturation
  • Le planning affiché sur Planning semaine n’existe que s’il a été publié depuis le web. À défaut : Aucun poste planifié cette semaine. Votre manager n’a pas encore publié votre planning. Voir Construire et publier un planning.
  • Les listes déroulantes Type de congé et Type de sortie du mobile sont alimentées par la configuration faite sur le web. Sans types configurés, vos collaborateurs ne peuvent soumettre aucune demande. Voir Natures d’absences.
  • La carte verte SOLDE RTT de l’accueil et les types RTT n’apparaissent que si la méthode RTT est renseignée sur la fiche du salarié, côté web. Sans cela : Vous n’êtes pas éligible aux congés RTT. Demandez à votre RH d’activer la méthode RTT sur votre fiche pour les voir. Voir Soldes CP, RTT et CET.
  • L’écran Mon emploi du temps lit les horaires du poste. Sans poste rattaché : Votre poste n’est pas associé à un emploi du temps. Contactez votre manager. Voir Postes de travail.

Deux écrans de planning aux noms quasi identiques et inversés

Le menu propose Mon planning et Planning semaine. Mais l’écran Mon planning du menu s’intitule Mon emploi du temps une fois ouvert, tandis que l’écran Planning semaine s’intitule… Mon planning. Salariés et formateurs s’y perdent systématiquement. Retenez la distinction métier, pas le libellé : Mon planning (menu) = les horaires théoriques du poste, avec les tolérances de pointage, identiques chaque semaine. Planning semaine (menu) = les créneaux réellement publiés par le manager pour la semaine en cours, et le point de départ des échanges de créneaux. En formation, accompagnez toujours le libellé d’une description fonctionnelle.
Je suis manager et je ne vois pas le bandeau « Tableau de bord équipe ». Que vérifier ?
Votre rôle sur la fiche collaborateur, côté web. Seuls administrateur, Manager, rh et superviseur ouvrent les écrans de gestion. Un intitulé personnalisé ou Employee vous fait traiter comme un salarié standard.
Je vois `Pointage du jour` dans mon menu mais l’écran me refuse l’accès avec `Accès réservé aux administrateurs`. Mon rôle est-il mauvais ?
Non. Le blocage se déclenche dès qu’une fiche salarié est rattachée à votre compte, quel que soit votre rôle managérial — le message est trompeur. Faites votre contrôle des présences depuis le web en attendant.
Puis-je publier un planning depuis le téléphone ?
Non. La construction et la publication du planning se font exclusivement sur le web. Le mobile ne fait que consulter les créneaux publiés et véhiculer les demandes d’échange et les positionnements sur créneaux ouverts.
Pourquoi mes collaborateurs ne voient-ils pas le raccourci `Heures supp` ?
Parce que la déclaration d’heures supplémentaires emprunte le circuit des demandes d’autorisation : elle dépend du module Autorisations, pas du module Congés.
L’application se verrouille pendant que je traite mes validations. C’est un bug ?
Non, c’est une protection volontaire des données RH : l’application se verrouille après 10 minutes d’inactivité et 5 minutes en arrière-plan. Ces seuils ne sont pas réglables. Activez la biométrie pour déverrouiller d’un regard ou d’un doigt, sans ressaisir votre mot de passe.
Mon collaborateur a pointé en zone blanche il y a huit jours et ses heures n’apparaissent nulle part.
Un pointage hors-ligne est abandonné au bout de 7 jours si l’application n’est pas rouverte : il disparaît alors silencieusement de la file, sans alerte. Le cas se produit typiquement quand un arrêt maladie ou des congés suivent immédiatement une journée en zone blanche. Régularisez l’heure depuis le web.

Avant de déclarer le mobile opérationnel pour vos managers

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