Valider et piloter son équipe depuis le mobile
Traitez vos files de validation entre deux rendez-vous, sans ouvrir d’ordinateur.
À lire avant
Sommaire de l’article
- Ouvrir le tableau de bord équipe et lire la carte « À VALIDER »
- Valider congés, autorisations, frais et missions
- Consulter le pointage du jour de l’équipe
- Renouveler un contrat à échéance ou le convertir en CDI
- Créer un collaborateur avec scan IA d’une pièce d’identité
- Ce qui reste exclusivement sur le web
Ouvrir le tableau de bord équipe et lire la carte « À VALIDER »
L’application mobile Concorde Workly n’est pas seulement le poste de travail du salarié : elle embarque un volet de gestion complet qui permet de traiter vos files de validation depuis votre téléphone. Le point d’entrée est le bandeau bleu affiché en haut de l’accueil : Tableau de bord équipe — Validations, contrats, absences du jour.
Ce bandeau n’apparaît que pour les rôles administrateur, Manager, rh et superviseur. Un salarié standard ne le voit jamais — c’est le mécanisme normal de cloisonnement, décrit dans Rôles et périmètre par site.
L’écran s’ouvre sur la phrase Voici ce qui demande votre attention. et une carte principale À VALIDER qui totalise vos demandes en attente, détaillées par nature : congés, autorisations, frais, missions. Un appui sur cette carte vous envoie directement vers la pile la plus volumineuse. Quand tout est traité, l’écran affiche Tout est à jour, bon travail !.
Un rôle qui n’est pas exactement reconnu supprime tous les écrans de gestion
Tableau de bord équipe, ni aucune entrée de validation dans le menu, et en conclut que l’application mobile ne gère pas les managers. En réalité, seuls quatre rôles ouvrent les écrans de gestion : administrateur, Manager, rh et superviseur. Tout autre libellé — Employee, standard, ou un intitulé personnalisé — est traité comme un salarié standard, sans aucun écran de validation. Vérifiez le rôle exact sur la fiche du collaborateur depuis le web : voir Comptes, rôles et droits d’accès par site.Sur le pack Starter, aucun téléphone ne se connecte — pas même celui du manager
🔒 Pack Starter — mobile non inclus. L’application mobile fait partie des packs Standard et Premium. Pendant l’essai gratuit, toutes les fonctionnalités sont accordées, mobile compris : si le compte bascule ensuite sur Starter, tous les téléphones se verrouillent d’un coup. Anticipez ce point avant la fin d’essai. Voir Packs et modules optionnels.Valider congés, autorisations, frais et missions
Les quatre files de validation partagent la même logique : des onglets de filtrage par statut, une liste de demandes, et deux actions terminales avec confirmation. Elles se distinguent surtout par ce qu’elles exigent de vous au moment du refus.
Traiter une file de validation en mobilité
Touchez le bandeau bleu
Tableau de bord équipesur l’accueil.La carte
À VALIDERaffiche le total et son détail, par exemple3 congés · 2 frais · 1 mission.Touchez la carte
À VALIDER, ou choisissez précisément dans la grille.La carte vous envoie vers la pile la plus volumineuse ; la grille vous laisse choisir
Congés en attente,Missions en attente,Frais à validerouAutorisations à valider.Dans
Approbations Congés, filtrez sur l’ongletAttente ({n}).Les autres onglets sont
Toutes ({n}),Acceptées ({n})etRefusées ({n}). Si la période choisie ne contient rien :Aucune demande pour cette période.Vous pouvez borner la recherche avec
Du:/Au:(Début période/Fin période).Vérifiez les demi-journées avant de décider.
Chaque demande précise
MatinouAprès-midilorsqu’elle ne porte pas sur des journées entières.Touchez
Accepterpuis confirmez.La confirmation nomme le demandeur :
Approuver la demande de {nom} ?. Pour un refus :Refuser la demande de {nom} ?.Pour une autorisation de sortie, motivez obligatoirement le refus.
L’écran
Demandes d’autorisationimpose le champMotif du refus *:Merci d’indiquer le motif du refus.Sans quoi le contrôle bloque :Merci de préciser un motif pour le refus.À l’inverse,✅ Approuverpropose seulement un commentaire :Vous pouvez ajouter un commentaire (optionnel).Pour une note de frais, touchez
Voir le justificatifavant de décider.Le montant est rappelé dans la confirmation :
Approuver "{titre}" ({montant} €) ?ouRejeter "{titre}" ?.
Sur les autorisations, chaque ligne affiche ⏱️ Durée : {n} h, Demandée le : {date} et, une fois traitée, Traitée par {nom}. Sur les missions, la confirmation reprend l’objet : Approuver la mission "{objet}" de {employé} ?.
Le passage au statut `Remboursé` ne se fait pas depuis le mobile
Approuvé, pas en Remboursé. Le salarié, lui, suit son remboursement via ses filtres Validés puis Remboursés et attend le second. Le passage au `Remboursé` relève du traitement de paie, côté web. Si vos collaborateurs relancent, c’est presque toujours cette étape qui manque, pas votre validation. Voir Notes de frais et missions.Les heures supplémentaires arrivent dans la file des autorisations, pas dans celle des congés
Heures supp reste invisible sur l’accueil de ses salariés. L’association intuitive — heures sup = temps de travail = congés — est trompeuse : la déclaration d’heures supplémentaires emprunte le circuit des demandes d’autorisation et dépend donc du module Autorisations. Pour rendre les heures supplémentaires disponibles sur mobile et les recevoir en validation, activez le module Autorisations. Voir Autorisations et heures supplémentaires.Lucie Ferrand, assistante juridique, veut poser une semaine en août. Elle dépose sa demande depuis le tramway ; son manager, Thomas Mercier, la traite depuis son téléphone entre deux rendez-vous.
- Écran salarié
- Accueil → raccourci « Congé »
- Soldes lus en tête d’écran
- CP · sur 25 acquis → 18,5 jours restants
- Type de congé
- Congé payé
- Date départ
- 11/08/2026
- Date retour
- 18/08/2026
- Après-midi (date départ) / (date retour)
- désactivés
- Écran manager
- Tableau de bord équipe → Congés en attente → Accepter
- Confirmation affichée
- Approuver la demande de Lucie Ferrand ?
Résultat
Demande de congé envoyée ; sa demande apparaît en En attente avec (6 jrs). Thomas reçoit la notification Nouvelle demande, ouvre la file et touche Accepter → Demande approuvée. Lucie reçoit la notification Congé accepté 4 minutes après son envoi, et son solde se met à jour automatiquement.Consulter le pointage du jour de l’équipe
L’écran Pointage du jour est l’outil de contrôle quotidien du manager terrain : une vue temps réel des présences de l’équipe pour une date donnée. Qui est là, qui est en retard, qui manque à l’appel.
Contrôler les présences le matin
Ouvrez le menu (bouton en haut à gauche) puis
Pointage du jour.L’écran est aussi accessible depuis la carte
Pointage du jour—Présences, retards, absencesdu tableau de bord équipe.Lisez les trois compteurs de synthèse en tête d’écran.
Présents,Absents,Congé-Absvous donnent l’état général en une seconde.Parcourez la liste des collaborateurs.
Chaque personne porte un statut —
Complété,En cours,Absent,Congé,Repos,Férié— et sonTotald’heures.Utilisez
🔍 Rechercher un employé...pour vérifier une personne précise.Si la date ne contient rien :
Aucun pointage trouvé pour cette date.Traitez les absents non justifiés.
Le motif s’affiche quand il existe. À défaut, appelez, remplacez, ou ouvrez un créneau — voir Créneaux ouverts.
Un manager qui est aussi salarié de l’entreprise ne peut pas ouvrir « Pointage du jour »
Pointage du jour et se heurte à un cadenas : Accès réservé aux administrateurs. Le message est doublement déroutant : l’entrée est bien visible dans son menu, et il accède sans problème à tous les autres écrans de validation. Le blocage se déclenche dès qu’une fiche salarié est rattachée au compte, indépendamment du rôle managérial — le message évoque donc un problème de rôle alors que la cause est ailleurs. Le cas est très fréquent en PME, où les managers sont presque toujours eux-mêmes salariés. Contournement immédiat : effectuez le contrôle des présences depuis le web, via Contrôler et corriger les pointages. Signalez le point à votre interlocuteur : voir Support et accompagnement.Un pointage refusé par la plateforme n’est jamais rattrapé tout seul
Pointage refusé avec le motif. À la différence du message 📥 Pointage enregistré hors-ligne, rien n’est mémorisé : le pointage n’existe pas et n’apparaîtra jamais dans Pointage du jour. Distinguez fermement les deux messages en formation : 📥 Pointage enregistré hors-ligne = rien à faire, la remontée est automatique ; Pointage refusé = régularisation obligatoire depuis le web par vous ou par les RH.La carte des positions n’est pas un traçage continu — des collaborateurs « figés » ne trichent pas
Bâti-Concorde emploie 28 compagnons répartis sur 5 chantiers de Haute-Garonne, plus 14 personnes au siège. Les heures étaient relevées sur des feuilles papier ramenées le vendredi : 2 jours de saisie par mois pour la gestionnaire de paie, et des litiges récurrents.
- Pack souscrit
- Standard (mobile inclus à partir de ce pack)
- Rôle des 5 chefs de chantier
- Manager
- Poste rattaché aux compagnons
- Chantier 39h — Lun-Jeu 08:00-12:00 / 13:00-17:00, Ven 08:00-12:00 / 13:00-16:00
- Tolérance avant entrée / avant sortie
- 10 min / 5 min
- Option géolocalisation
- souscrite (contrôle de présence sur chantier)
- Écran consulté chaque matin
- Pointage du jour
Résultat
Présents 24 · Absents 2 · Congé/Abs 2. Les compagnons pointent à 07:58 même en zone blanche — le message 📥 Pointage enregistré hors-ligne s’affiche et le pointage remonte avec l’heure réelle de 07:58, pas celle de la synchronisation. La saisie de paie passe de 2 jours à une demi-journée. Les 3 compagnons ayant répondu Refuser au suivi de position pointent normalement : seule leur position n’est pas partagée.Renouveler un contrat à échéance ou le convertir en CDI
L’écran Contrats à renouveler est un filet de sécurité contre les CDD laissés expirer. Il liste les fins de contrat à échéance sous 30 jours et permet de renouveler ou de passer en CDI directement depuis le téléphone.
L’écran organise les échéances en trois sections : Expirés à régulariser ({n}), Cette semaine ({n}) et Dans le mois ({n}). Chaque ligne porte une pastille d’échéance — J-{n}, Dans {n}j, ou Expiré J+{n} pour les contrats déjà échus. Lorsque rien n’arrive à terme : Aucun contrat n’arrive à échéance dans les 30 prochains jours.
Le formulaire de renouvellement
Les codes et types de contrat sont définis au préalable côté web — voir Contrats et renouvellements.
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Convertir en CDIInterrupteur | Sans date de fin contractuelle. Une fois activé, le champ `FIN` est neutralisé : c’est le geste qui transforme un CDD en CDI. | Activé |
| TYPE DE CONTRATobligatoireListe | Nature du nouveau contrat. | CDI |
| DÉBUT *obligatoireDate | Date de prise d’effet du nouveau contrat. | 01/08/2026 |
| FIN *obligatoireDate | Terme du nouveau contrat. Contrôle bloquant : La date de fin doit être postérieure à la date de début. Neutralisé si Convertir en CDI est activé. | 31/12/2026 |
| MOTIFTexte libre | Justification du renouvellement. Placeholder : Ex : continuité, projet en cours… | Continuité — poste pérennisé après 18 mois |
Sans date de fin contractuelle. Une fois activé, le champ `FIN` est neutralisé : c’est le geste qui transforme un CDD en CDI.
Exemple : Activé
Nature du nouveau contrat.
Exemple : CDI
Date de prise d’effet du nouveau contrat.
Exemple : 01/08/2026
Terme du nouveau contrat. Contrôle bloquant : La date de fin doit être postérieure à la date de début. Neutralisé si Convertir en CDI est activé.
Exemple : 31/12/2026
Justification du renouvellement. Placeholder : Ex : continuité, projet en cours…
Exemple : Continuité — poste pérennisé après 18 mois
* Champ obligatoire.
Renouveler un contrat depuis le téléphone
Repérez l’alerte sur le tableau de bord équipe.
Le bandeau annonce
{n} contrats à renouveler—Échéance dans les 30 prochains jours.Ouvrez
Contrats à renouveleret identifiez la section concernée.Traitez en priorité
Expirés à régulariser ({n}), puisCette semaine ({n}).Touchez
Renouvelersur la ligne du collaborateur.Activez
Convertir en CDIs’il s’agit d’une pérennisation.Le champ
FINdevient alors inactif — c’est le comportement attendu, pas un blocage.Renseignez
TYPE DE CONTRAT,DÉBUT *, le cas échéantFIN *, et leMOTIF.Touchez
VALIDER LE RENOUVELLEMENT.Confirmation :
Contrat renouvelé pour {nom}.
Le CDD de Yanis Traoré, chauffeur, expire le 31 juillet. Le responsable d’exploitation est en tournée toute la semaine et n’ouvre jamais son ordinateur avant 20h. L’an dernier, deux CDD ont été laissés expirer, avec requalification à la clé.
- Déclencheur
- Bandeau « 2 contrats à renouveler — Échéance dans les 30 prochains jours »
- Section
- Cette semaine (1)
- Pastille affichée
- J-4
- Convertir en CDI
- activé (le champ FIN est neutralisé)
- TYPE DE CONTRAT
- CDI
- DÉBUT *
- 01/08/2026
- MOTIF
- Continuité — poste pérennisé après 18 mois
Résultat
Contrat renouvelé pour Yanis Traoré. Le CDI est enregistré 4 jours avant l’échéance, depuis un quai de chargement. La section affiche ensuite Aucun contrat n’arrive à échéance dans les 30 prochains jours. Le risque de requalification est écarté sans qu’aucun ordinateur n’ait été ouvert.Créer un collaborateur avec scan IA d’une pièce d’identité
L’écran Mes collaborateurs (intitulé Employés une fois ouvert) est l’annuaire de votre équipe. La recherche 🔍 Rechercher un employé... filtre par nom ; sans résultat : Aucun employé trouvé. Un appui sur une personne ouvre sa fiche — les mêmes sections que Mon profil, en consultation — et donne accès à son coffre-fort : Consulter et ajouter des documents.
Depuis cet annuaire, vous pouvez créer un collaborateur sans ordinateur, ce qui est utile pour un recrutement sur site ou en agence. L’écran Nouvel Employé accepte un scan par IA d’une pièce d’identité ou d’un document, qui pré-remplit le formulaire.
Créer une fiche collaborateur depuis le mobile
Ouvrez
Mes collaborateursdepuis la grilleGestion d’équipe, puis créez un nouvel employé.La carte annonce
Liste, recherche, ajout.Touchez
🤖 Scanner avec IA (Caméra/Document).La fenêtre
Choisissez la sourceproposeAppareil Photo,GalerieouFichier.Photographiez la pièce d’identité ou le document.
Pendant le traitement :
Analyse IA en cours.... En cas de succès :Document analysé avec succès! Vérifiez et complétez les informations.En cas d’échec :Impossible d’analyser le document. Remplissez manuellement.Le scan est une aide à la saisie, jamais une source de vérité : relisez systématiquement les champs pré-remplis.
Renseignez
Nom complet *.Placeholder
Nom Prénom. C’est le seul champ réellement obligatoire :Le nom est obligatoire.Complétez la section
Informations Personnelles.Matricule,CIN,Date naissance,Sexe (M/F). Le format de date attendu estYYYY-MM-DD.Complétez
ContactpuisProfessionnel.Email,Téléphone,Adressed’un côté ;Fonction,Qualification,Date embauchede l’autre.Les codes fonction et qualification doivent avoir été définis au préalable côté web.
Touchez
Ajouter l’Employé.Confirmation :
Employé ajouté avec succès.
Renseignez l’email dès la création, sinon le collaborateur ne pourra pas se connecter
Nom complet * est obligatoire sur cet écran : on peut donc créer une fiche sans email. Or l’email est ce qui permet à l’application mobile d’identifier automatiquement l’entreprise à la connexion, de recevoir le code à 6 chiffres de réinitialisation du mot de passe, et de recevoir les codes de renforcement de signature. Sans email valide et unique, le collaborateur ne peut ni se connecter, ni réinitialiser son mot de passe, ni signer avec renforcement (Aucune adresse e-mail n’est associée à votre compte.). Complétez la fiche côté web dans la foulée : voir Créer un collaborateur.Aucune inscription n’est possible depuis le téléphone
Créer un compte ou S’inscrire, puis appelle le support en pensant que l’application est incomplète. L’écran de connexion ne contient que `Se connecter` et `Mot de passe oublié ?` : le compte, son email et son rôle doivent préexister, créés depuis le web. C’est le point n°1 à expliquer lors d’un déploiement : le dirigeant s’inscrit sur le web ; le salarié se connecte sur mobile avec l’email et le mot de passe que les RH lui communiquent. Voir Installer et se connecter.Ce qui reste exclusivement sur le web
Le mobile n’est pas un équivalent réduit du web : c’est le poste de travail du salarié et le poste de validation du manager. Toute la configuration, le pilotage fin et la production des états restent sur l’application web. Savoir où passe la frontière évite de chercher pendant vingt minutes un écran qui n’existe pas sur téléphone.
- Le planning affiché sur
Planning semainen’existe que s’il a été publié depuis le web. À défaut :Aucun poste planifié cette semaine. Votre manager n’a pas encore publié votre planning.Voir Construire et publier un planning. - Les listes déroulantes
Type de congéetType de sortiedu mobile sont alimentées par la configuration faite sur le web. Sans types configurés, vos collaborateurs ne peuvent soumettre aucune demande. Voir Natures d’absences. - La carte verte
SOLDE RTTde l’accueil et les types RTT n’apparaissent que si la méthode RTT est renseignée sur la fiche du salarié, côté web. Sans cela :Vous n’êtes pas éligible aux congés RTT. Demandez à votre RH d’activer la méthode RTT sur votre fiche pour les voir.Voir Soldes CP, RTT et CET. - L’écran
Mon emploi du tempslit les horaires du poste. Sans poste rattaché :Votre poste n’est pas associé à un emploi du temps. Contactez votre manager.Voir Postes de travail.
Deux écrans de planning aux noms quasi identiques et inversés
Mon planning et Planning semaine. Mais l’écran Mon planning du menu s’intitule Mon emploi du temps une fois ouvert, tandis que l’écran Planning semaine s’intitule… Mon planning. Salariés et formateurs s’y perdent systématiquement. Retenez la distinction métier, pas le libellé : Mon planning (menu) = les horaires théoriques du poste, avec les tolérances de pointage, identiques chaque semaine. Planning semaine (menu) = les créneaux réellement publiés par le manager pour la semaine en cours, et le point de départ des échanges de créneaux. En formation, accompagnez toujours le libellé d’une description fonctionnelle.Je suis manager et je ne vois pas le bandeau « Tableau de bord équipe ». Que vérifier ?
Manager, rh et superviseur ouvrent les écrans de gestion. Un intitulé personnalisé ou Employee vous fait traiter comme un salarié standard.Je vois `Pointage du jour` dans mon menu mais l’écran me refuse l’accès avec `Accès réservé aux administrateurs`. Mon rôle est-il mauvais ?
Puis-je publier un planning depuis le téléphone ?
Pourquoi mes collaborateurs ne voient-ils pas le raccourci `Heures supp` ?
L’application se verrouille pendant que je traite mes validations. C’est un bug ?
Mon collaborateur a pointé en zone blanche il y a huit jours et ses heures n’apparaissent nulle part.
Avant de déclarer le mobile opérationnel pour vos managers
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